Hoje em dia, quando é emitido um grande número de facturas, é necessário ter cuidado para que o DSO não seja elevado, o que poderia ter um impacto negativo no fluxo de caixa e no capital de exploração. É por isso que atualmente é necessário reduzir a DSO quando esta é demasiado elevada.
- Custos de empréstimos mais elevados para financiar as DSO
- Fluxo de caixa insuficiente para comprar acções e pagar aos empregados e às despesas de funcionamento
- Não tem dinheiro suficiente para investir e fazer crescer a sua empresa
- Insolvência e eventual falência
Por conseguinte, é essencial que todas as empresas reduzam o mais possível a sua DSO.
Mas como é que as contas dos clientes devem ser geridas? Quais são os sinais ou indicadores principais que podem levar a um aumento das DSO ? Que medidas devem ser tomadas para evitar um aumento das DSO suscetível de conduzir a uma armadilha do fluxo de caixa?
Eis algumas ideias sobre o que deve ter em atenção e o que pode fazer para evitar o aumento da DSO.
Redução das DSO – Percentagem de atraso
A variação da DSO não se deve automaticamente a um aumento das contas em atraso. Em primeiro lugar, verifique a percentagem de dívidas em atraso para ver se é essa a origem do problema.
Se as contas a receber em atraso não aumentaram, ou aumentaram apenas ligeiramente em relação ao DSO, então é necessário reavaliar as condições de pagamento (se tiver condições diferentes consoante o tipo de cliente, ou produto, etc.).
Para o fazer, pode ter uma grande combinação de prazos de pagamento mais longos ou fazer com que o seu departamento de vendas utilize prazos mais agressivos para aumentar as encomendas. Mas, acima de tudo, é necessária uma solução equilibrada que responda às necessidades do mercado sem pôr em risco a sua atividade.
Por outras palavras, se a percentagem de contas a receber em atraso tiver aumentado, é necessário concentrar os esforços das suas equipas nas contas em atraso.
Dias de atraso
O primeiro passo consiste em determinar quais as contas que estão a contribuir para o aumento do DSO e, em seguida, identificar quais as facturas em atraso e de que montante. É necessário garantir que as facturas com um elevado número de pagamentos em atraso sejam pagas prioritariamente.
Um aumento invulgar do número de dias de atraso pode, por vezes, revelar litígios não resolvidos ou uma alteração na situação financeira do cliente, o que pode exigir mais acções de acompanhamento.
Custo do crédito
Calcular o custo do diferimento das contas a receber por fatura. Esta é uma excelente forma de concentrar a sua equipa nas prioridades de recolha.
Como reduzir a sua DSO
Ganhar uma guerra exige informações precisas e atempadas. A sua equipa também precisa de relatórios precisos e atempados para identificar as razões da expansão das DSO e concentrar-se nas acções necessárias para as reduzir.
Se não tiver contas a receber automatizadas, isso significa que terá de exportar os dados de um sistema de contabilidade e utilizar folhas de cálculo personalizadas para calcular e analisar os dados. Isto faz-nos perder tempo.
Para ser mais eficiente e poupar tempo, as soluções automatizadas de contas a receber podem fornecer à sua equipa as informações em tempo real de que necessitam para identificar as causas da expansão do DSO, de modo a que os esforços possam ser priorizados para reduzir o DSO.
A chave para automatizar as contas a receber e reduzir o DSO é trabalhar com um parceiro de software experiente.
O Aston AI é um software de gestão de créditos e contas a receber que automatiza as cobranças em 80% e reduz os créditos vencidos em 50%.
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