Relanzamiento inteligente, favoreciendo procedimientos amistosos, inculcando una cultura de caja en la empresa… He aquí algunos consejos que le ayudarán a sacar provecho de las ventas lo antes posible.
No es nada nuevo: los plazos de pago en Francia son históricamente largos. Pero hoy es aún peor. Según un estudio de KPMG en colaboración con , el editor Sidetrade, alrededor de 3,5 facturas de cada 10 llevan un retraso de más de 10 días, frente a alrededor de 2 facturas de cada 10 antes del confinamiento. A principios de mayo, el comité de crisis sobre las condiciones de pago emitió una alerta sobre la situación, en particular sobre la aparición de nuevas prácticas por parte de algunas empresas (no validación de facturas, retrasos en la emisión de órdenes de compra, revisión de precios a la baja, etc.). «Hoy, todas las facturas van a ser importantes, incluso las que valen 500 euros», advierte Fabrice Delevay, CEO de GCollect, un mercado de cobro de deudas. En particular, para las empresas que no hayan obtenido un préstamo garantizado por el Estado (PGE) pero para las que parte del las ventas «duermen» fuera. Recuperar lo que se debe no es tarea fácil, sobre todo en tiempos de crisis. JDN pidió consejo a varios expertos sobre cómo reducir los plazos de pago.
Tener una factura en regla
Para cobrar una factura, primero hay que asegurarse de que está en regla y no es objeto de litigio. «Comprueba que al menos tienes un presupuesto, un una hoja de pedido, un contrato o un albarán firmados. De lo contrario, el plazo de pago y el cobro de la deuda serán extremadamente complejos», señala Alexandre Bardin, director general de Rubypayeur, una plataforma de cobro de deudas en línea. «También hay que mostrar correctamente la indemnización global en la factura y dejar claro que, si no se paga, la empresa no dudará en recurrir a un servicio de cobro de deudas. recuperación«, añade.
Favorecer las facturas desmaterializadas
Si aún no lo has hecho, pásate a las facturas electrónicas, mucho más prácticas y rastreables que las de papel. Además, es muy probable que las facturas en papel dejen de aceptarse dentro de unos años, así que más vale estar preparado. Desde el 1 de enero de 2020, es obligatorio utilizar la factura electrónica si vende bienes o servicios a organismos públicos y aceptar facturas desmaterializadas entre empresas privadas. Existen varios servicios de desmaterialización de facturas y paquetes de software de gestión de efectivo que incorporan esta función.
Hacer un seguimiento inteligente
Reclamar una factura impagada puede parecer incómodo, pero es absolutamente necesario. «El primer motivo de morosidad es que nunca se ha hecho un seguimiento de una factura. Hay cierta mala fe por parte de los deudores, que se dicen a sí mismos que si nadie se lo recuerda, no pagarán porque quieren conservar su efectivo», afirma Aymeric Dupas, CEO de Aston iTF, un paquete de software SaaS para el cobro de créditos comerciales. «Cobrar una deuda de más de un año divide por 10 las posibilidades de cobrar». Si usted es un Si es una pequeña empresa, puede enviar recordatorios individuales a sus clientes al día siguiente del vencimiento de la factura. Si una semana después sigues sin recibir respuesta, puedes emplazarles. «Es una forma de confirmar que estás cobrando», insiste Alexandre Bardin. Por encima de todo, tenemos que volver al buen camino lo antes posible. «Cuanto más esperemos, más complicado será, sobre todo en este momento. Recuperación de un Las credenciales con más de un año de antigüedad dividen por 10 las posibilidades de cobrar», añade. También puede utilizar programas de recordatorio, de los que hay muchos en el mercado(Aston iTF, Clearnox, Dunforce, Sidetrade Efectivo Aumentado, Flujo ascendente…). Algunas se dirigen específicamente a Las PYME y están total o parcialmente libres en estos momentos, debido a la crisis de Covid-19.
Sugerir un horario
Si su cliente no puede pagar su factura porque tiene dificultades, puede ofrecerle un plan de pagos. «Un calendario de pagos es tranquilizador porque la empresa sabe que tiene la posibilidad de recuperar su dinero en un plazo de varios meses y que no necesita iniciar procedimientos judiciales que acarrean costes», señala Alexandre Bardin. «Además, refuerza la relación comercial y crea una especie de solidaridad», añade. Rubypayeur afirma que más del 50% de sus clientes aceptan actualmente calendarios de pago, frente al 20% en épocas normales.
Favorecer un acuerdo amistoso
«Privilegie siempre los procedimientos amistosos y el diálogo. Esto le permitirá llegar a acuerdos para que nadie se quede por el camino», aconseja Fabrice Delevay. Además, el cobro amistoso de deudas no cuesta nada en comparación con el cobro judicial.
Más del 50% de sus clientes aceptan actualmente planes de pago, frente al 20% en épocas normales.
«Su cliente puede tener una buena razón para no pagarle porque tiene dificultades financieras. Por otro lado, si está actuando de mala fe, puede llamar a Olivier Novasque, CEO de Sidetrade, editor de una plataforma de inteligencia artificial dedicada, entre otras cosas, a la gestión de impagados. «No tiene sentido seguir atendiendo a un cliente si no te paga, de lo contrario no podrás pagar a tu plantilla ni a tus proveedores», añade el CEO.
Ser transparente
Nuestros expertos aconsejan a las empresas que sean transparentes con sus clientes. «No hay que dudar en explicarles que si no te pagan, te quedas sin negocio. No siempre funciona, pero hay que intentarlo», aconseja Alexandre Bardin. «Hay que acercarse más que nunca a los clientes y mostrarles empatía, porque ellos mismos están en dificultades. Mi consejo es plantear enseguida la cuestión de los plazos de pago», añade Olivier Novasque.
Comprender el valor del efectivo para la empresa
Los directivos tienen que familiarizarse con el tema de la gestión de tesorería, aunque no sea muy sexy y parezca anecdótico. Al contrario, es una prioridad. «Hay que comunicarse con todos los departamentos, asignarles objetivos y funciones en materia de tesorería y definir indicadores de seguimiento de los objetivos fijados», subraya Aymeric Dupas. Sidetrade te aconseja que te centres en cobros semanales o incluso diarios. Y trate de planificar su flujo de caja en la medida de lo posible (Lea nuestro artículo Nueve consejos para cuidar y planificar su tesorería). «Tiene que integrarse en las negociaciones comerciales. Es la ocasión perfecta para que dos mundos aislados se hablen por fin : el mundo de las finanzas y el del comercio. Es muy importante inculcar una cultura de caja al personal de ventas. Hay que explicarles que las condiciones de pago no son la última rueda del carro, que forman parte esencial de la negociación comercial y que se recurrirá a ellas en caso de litigio o de retraso en el pago», explica Olivier Novasque. En resumen, queremos que entiendan que «Cash is king».