Relançamento inteligente, privilegiando os procedimentos amigáveis, incutindo uma cultura de caixa na empresa… Eis algumas dicas para o ajudar a ganhar dinheiro com as vendas o mais rapidamente possível.
Isto não é novidade: os prazos de pagamento em França são historicamente longos. Mas hoje é ainda pior. De acordo com um estudo realizado pela KPMG em parceria com a , a editora Sidetrade, cerca de 3,5 facturas em cada 10 estão atrasadas mais de 10 dias, em comparação com cerca de 2 facturas em cada 10 antes do confinamento. No início de maio, o comité de crise das condições de pagamento emitiu um alerta sobre a situação, nomeadamente sobre o aparecimento de novas práticas por parte de certas empresas (não validação das facturas, atrasos na emissão das ordens de compra, revisão em baixa dos preços, etc.). “Hoje em dia, todas as facturas vão ser importantes, mesmo as que valem 500 euros”, alerta Fabrice Delevay, diretor executivo da GCollect, um mercado de cobrança de dívidas. Em particular, para as empresas que não obtiveram um empréstimo garantido pelo Estado (PGE), mas para as quais uma parte do as vendas “dormem” no exterior. Recuperar o que se deve não é tarefa fácil, sobretudo em tempos de crise. A JDN pediu conselhos a vários especialistas sobre a forma de reduzir os prazos de pagamento.
Ter uma fatura em ordem
Para cobrar uma fatura, é necessário, em primeiro lugar, certificar-se de que a mesma está em ordem e não está em litígio. “Verificar se tem pelo menos um orçamento, um uma nota de encomenda, um contrato ou uma nota de entrega assinados. Caso contrário, o prazo de pagamento e a cobrança da dívida serão extremamente complexos”, salienta Alexandre Bardin, Diretor-Geral da Rubypayeur, uma plataforma de cobrança de dívidas em linha. “É igualmente necessário indicar corretamente a indemnização fixa na fatura e deixar claro que, se a fatura não for paga, a empresa não hesitará em recorrer a um serviço de cobrança de dívidas. recuperação“, acrescenta.
Favorecer as facturas desmaterializadas
Se ainda não o fez, passe a utilizar facturas electrónicas, que são muito mais práticas e rastreáveis do que em papel. Além disso, existe uma boa probabilidade de as facturas em papel deixarem de ser aceites dentro de alguns anos, pelo que é melhor estar preparado. Desde 1 de janeiro de 2020, é obrigatório utilizar a faturação eletrónica se vender bens ou serviços a organismos públicos e aceitar facturas desmaterializadas entre empresas privadas. Existem vários serviços de desmaterialização de facturas e pacotes de software de gestão de tesouraria que incorporam esta funcionalidade.
Fazer um acompanhamento inteligente
Cobrar uma fatura não paga pode parecer estranho, mas é uma necessidade absoluta. “A primeira razão para os atrasos de pagamento é o facto de uma fatura nunca ter sido acompanhada. Há uma certa má-fé por parte dos devedores, que dizem a si próprios que, se ninguém os seguir, não pagarão porque querem manter o seu dinheiro”, diz Aymeric Dupas, CEO da Aston iTF, um pacote de software SaaS para a cobrança de dívidas comerciais. “A cobrança de uma dívida com mais de um ano divide por 10 as hipóteses de receber o pagamento”. Se é um Se for uma pequena empresa, pode enviar lembretes individuais aos seus clientes no dia seguinte ao vencimento da fatura. Se, uma semana depois, ainda não tiver recebido resposta, pode notificá-lo formalmente. “É uma forma de confirmar que estamos a ser pagos”, insiste Alexandre Bardin. Acima de tudo, precisamos de voltar ao caminho certo o mais rapidamente possível. “Quanto mais esperarmos, mais complicado se torna, especialmente neste momento. Recuperar um As credenciais com mais de um ano dividem por 10 as hipóteses de serem pagas”, acrescenta. Também pode utilizar software de lembretes, que existem muitos no mercado(Aston iTF, Clearnox, Dunforce, Sidetrade Augmented Cash, Fluxo ascendente…). Alguns destinam-se especificamente a PME e estão total ou parcialmente livres neste momento, devido à crise da Covid-19.
Sugerir um horário
Se o seu cliente não puder pagar a fatura porque está em dificuldades, pode propor-lhe um plano de pagamento. “Um calendário de pagamentos é tranquilizador, porque a empresa sabe que tem a possibilidade de recuperar o seu dinheiro ao longo de vários meses e que não precisa de iniciar um processo judicial que acarreta custos”, salienta Alexandre Bardin. “Além disso, reforça a relação comercial e cria uma espécie de solidariedade”, acrescenta. A Rubypayeur afirma que mais de 50% dos seus clientes aceitam atualmente planos de pagamento, contra 20% em tempos normais.
Favorecer uma resolução amigável
“Privilegiar sempre os procedimentos amigáveis e o diálogo. Isto permitir-lhe-á chegar a acordos para que ninguém fique pelo caminho”, aconselha Fabrice Delevay. Além disso, a cobrança amigável de dívidas não custa nada em comparação com a cobrança judicial.
Mais de 50% dos seus clientes aceitam atualmente planos de pagamento, contra 20% em tempos normais.
“O seu cliente pode ter uma boa razão para não lhe pagar porque está a ter dificuldades financeiras. Por outro lado, se ele estiver a agir de má-fé, pode chamar Olivier Novasque, Diretor Executivo da Sidetrade, editora de uma plataforma de inteligência artificial dedicada, entre outras coisas, à gestão de dívidas não pagas. “Não faz sentido continuar a servir um cliente se ele não lhe pagar, caso contrário não poderá pagar aos seus funcionários e fornecedores”, acrescenta o CEO.
Ser transparente
Os nossos especialistas aconselham as empresas a serem transparentes com os seus clientes. “Não deve hesitar em explicar que, se não lhe pagarem, vai ficar sem negócio. Não funciona sempre, mas há que tentar”, aconselha Alexandre Bardin. “É preciso aproximar-se mais do que nunca dos seus clientes e mostrar-lhes empatia, porque eles próprios estão em dificuldades. O meu conselho é que levantem logo a questão dos prazos de pagamento”, acrescenta Olivier Novasque.
Compreender o valor do numerário para a empresa
Os gestores precisam de se familiarizar com o tema da gestão de tesouraria, mesmo que não seja muito sexy e pareça anedótico. Pelo contrário, é uma prioridade. “É necessário comunicar com todos os serviços, atribuir-lhes objectivos e funções em matéria de tesouraria e definir indicadores de acompanhamento dos objectivos fixados”, sublinha Aymeric Dupas. A Sidetrade aconselha-o a concentrar-se em recolhas semanais ou mesmo diárias. E tente planear o seu fluxo de caixa tanto quanto possível (Leia o nosso artigo Nove dicas para cuidar e planear o seu fluxo de caixa). “Tem de ser integrado nas negociações comerciais. Esta é a oportunidade perfeita para que dois mundos isolados possam finalmente falar um com o outro : o mundo das finanças e o mundo do comércio. É muito importante incutir uma cultura de numerário na equipa de vendas. É preciso explicar-lhes que as condições de pagamento não são a última roda da carroça, que são uma parte essencial da negociação comercial e que as invocaremos em caso de litígio ou de atraso no pagamento”, explica Olivier Novasque. Em suma, queremos que eles compreendam que “o dinheiro é rei”.