Intelligent mahnen, einvernehmliche Verfahren bevorzugen, eine Kultur des Bargelds im Unternehmen einführen… Hier sind einige Tipps, wie Sie so schnell wie möglich Umsatz kassieren können.
Es ist nichts Neues, dass die Zahlungsfristen in Frankreich historisch gesehen lang sind. Aber heute ist es noch schlimmer. Laut einer Studie von KPMG in Partnerschaft mit dem Herausgeber Sidetrade sind etwa 3,5 von 10 Rechnungen mehr als 10 Tage zu spät fällig, verglichen mit etwa 2 von 10 vor dem Containment. Der Krisenausschuss für Zahlungsfristen hat seinerseits Anfang Mai eine Warnung über die Situation herausgegeben, insbesondere über die Entstehung neuer Praktiken seitens einiger Unternehmen (keine Rechnungsfreigabe, verspätete Ausstellung von Bestellscheinen, nach unten korrigierte Preise…). „Heutzutage werden alle Rechnungen von Bedeutung sein, selbst solche über 500 Euro“, warnt Fabrice Delevay, CEO von GCollect, einem Inkassomarktplatz. Insbesondere für Unternehmen, die kein staatlich garantiertes Darlehen (PGE) erhalten haben, bei denen aber ein Teil des Umsatz „schläft“ draußen. Sein Recht zurückzuerhalten ist nicht selbstverständlich, vor allem in Krisenzeiten. Das JDN hat mehrere Experten gebeten, ihre Ratschläge zur Verkürzung der Zahlungsfristen zu geben.
Eine ordentliche Rechnung haben
Um eine Rechnung einzutreiben, muss zunächst sichergestellt werden, dass sie in Ordnung ist und nicht Gegenstand eines Rechtsstreits ist. „Überprüfen Sie, ob Sie mindestens einen Kostenvoranschlag, einen unterschriebenen Bestellschein, Vertrag oder Lieferschein. Andernfalls wird die Zahlungsfrist und die Eintreibung der Forderung ultrakomplex“, erinnert Alexandre Bardin, CEO von Rubypayeur, einer Plattform für Online-Inkasso. „Man muss die Pauschale auch korrekt auf der Rechnung ausweisen und klar darlegen, dass das Unternehmen, wenn die Rechnung nicht bezahlt wird, nicht zögern wird, eine Einziehung„, fügte er hinzu.
Dematerialisierte Rechnungen bevorzugen
Wenn Sie dies noch nicht getan haben, stellen Sie auf elektronische Rechnungen um, die viel praktischer und nachvollziehbarer sind als Papierrechnungen. Außerdem ist es sehr wahrscheinlich, dass Papierrechnungen in einigen Jahren überhaupt nicht mehr akzeptiert werden, also kann man sich auch darauf vorbereiten. Seit dem 1. Januar 2020 ist es Pflicht, elektronische Rechnungen zu verwenden, wenn Sie Waren oder Dienstleistungen an öffentliche Einrichtungen verkaufen, und papierlose Rechnungen zwischen Privatunternehmen zu akzeptieren. Es gibt zahlreiche Dienste zur Digitalisierung von Rechnungen sowie Treasury-Software, die diese Komponente integriert haben.
Intelligente Nachfassaktionen durchführen
Eine unbezahlte Rechnung anzumahnen mag lästig erscheinen, aber es ist ein absolutes Muss, diesen Weg zu gehen. „Der erste Grund für eine verspätete Zahlung ist, dass eine Rechnung nie angemahnt wurde. Es gibt eine gewisse Bösgläubigkeit bei den Schuldnern, die sich sagen, dass sie nicht zahlen werden, wenn niemand sie mahnt, weil sie liquide bleiben wollen“, analysiert Aymeric Dupas, CEO von Aston iTF, einer SaaS-Software für den Einzug von Kundenforderungen. „Das Eintreiben einer Forderung, die älter als ein Jahr ist, verringert die Erfolgsaussichten, bezahlt zu werden, um das Zehnfache“. Wenn Sie eine kleinen Unternehmen können Sie Ihre Kunden am Tag nach Fälligkeit der Rechnung einzeln mahnen. Wenn Sie eine Woche später immer noch keine Antwort erhalten haben, können Sie sie in Verzug setzen. „Dadurch wird die Tatsache, dass man bezahlt wird, bestätigt“, betont Alexandre Bardin. Vor allem muss so schnell wie möglich wieder angekurbelt werden. „Je länger man wartet, desto komplizierter wird es, besonders jetzt. Einholen einer creance, die älter als ein Jahr ist, teilt die Erfolgsaussichten, bezahlt zu werden, um das Zehnfache“, fügt er hinzu. Sie können auch auf eine Mahnsoftware zurückgreifen, es gibt viele auf dem Markt(Aston iTF, Clearnox, Dunforce, Sidetrade Augmented Cash, Upflow…). Einige richten sich speziell an KMU und sind aufgrund der Krise im Zusammenhang mit Covid-19 derzeit ganz oder teilweise kostenlos.
Einen Zeitplan vorschlagen
Wenn Ihr Kunde seine Rechnung nicht begleichen kann, weil er sich in einer schwierigen Lage befindet, können Sie ihm einen Zahlungsplan anbieten. „Ein Fälligkeitsplan beruhigt, weil das Unternehmen weiß, dass es eine Chance hat, sein Geld über mehrere Monate hinweg zurückzubekommen, und nicht erst ein Gerichtsverfahren einleiten muss, das Kosten verursacht“, merkt Alexandre Bardin an. „Außerdem stärkt es die Geschäftsbeziehung, es schafft eine Art Solidarität“, fügt er hinzu. Rubypayeur versichert, dass derzeit mehr als 50 % seiner Kunden Fälligkeitspläne akzeptieren, verglichen mit 20 % in normalen Zeiten.
Eine gütliche Einigung bevorzugen
„Geben Sie gütlichen Verfahren und dem Dialog immer den Vorzug. So können Absprachen getroffen werden, um niemanden auf der Strecke zu lassen“, empfiehlt Fabrice Delevay. Außerdem kostet eine gütliche Einigung im Gegensatz zu einer gerichtlichen Beitreibung nichts.
Mehr als 50% seiner Kunden akzeptieren derzeit Fälligkeitspläne gegenüber 20% in normalen Zeiten
„Ihr Kunde hat vielleicht einen guten Grund, Sie nicht zu bezahlen, weil er sich in finanziellen Schwierigkeiten befindet. Wenn er hingegen bösgläubig ist, haben Sie die Möglichkeit, anzurufen der Ombudsmann für Unternehmen„, sagt Olivier Novasque, CEO von Sidetrade, dem Herausgeber einer Plattform für künstliche Intelligenz, die sich unter anderem dem Management von Zahlungsausfällen widmet. „Es hat keinen Sinn, einen Kunden weiter zu bedienen, wenn er Sie nicht bezahlt, sonst können Sie Ihre Mitarbeiter und Lieferanten nicht mehr bezahlen“, ergänzt der Manager.
Transparent sein
Unsere Experten raten Unternehmen, gegenüber ihren Kunden transparent zu sein. „Sie sollten sich nicht scheuen, zu erklären, dass Sie den Laden dicht machen, wenn er Sie nicht bezahlt. Das funktioniert nicht immer, aber man muss es versuchen“, rät Alexandre Bardin. „Man muss ein engeres Verhältnis zu seinen Kunden haben als je zuvor und Empathie zeigen, da sie selbst in Schwierigkeiten stecken. Ich empfehle, das Thema Zahlungsfristen sofort anzusprechen“, ergänzt Olivier Novasque.
Den Nutzen von Bargeld im Unternehmen verständlich machen
Die Führungskräfte müssen das Thema Cash-Management in Angriff nehmen, auch wenn es nicht sehr sexy ist und anekdotisch erscheint. Es ist vielmehr eine Priorität. „Man muss mit allen Abteilungen kommunizieren, ihnen Ziele und Rollen zum Thema Cash geben und Indikatoren festlegen, um die gesetzten Ziele zu verfolgen“, betont Aymeric Dupas. Sidetrade rät, ein Augenmerk auf seine wöchentlichen oder sogar täglichen Zahlungseingänge zu legen. Und versuchen, seine Liquidität so gut wie möglich zu planen (Lesen Sie unseren Artikel Neun Tipps zur Pflege und Planung des Cashflows). „Es muss in die Handelsverhandlungen einbezogen werden. Dies ist die Gelegenheit, dass zwei isolierte Welten endlich miteinander sprechen : die Welt der Finanzen und die Welt des Handels. Es ist sehr wichtig, den Vertriebsmitarbeitern eine Cash-Kultur zu vermitteln. Sie müssen erklären, dass die Zahlungsfrist nicht das letzte Rad am Wagen ist, dass sie ein wesentlicher Punkt in den Geschäftsverhandlungen ist und dass wir sie bei Streitigkeiten oder Zahlungsverzug einschalten werden“, sagt Olivier Novasque. Kurz gesagt: Sie sollen verstehen, dass „Cash is king“ ist.