Con el software de cobro Aston iT Clients, LORIAL tiene una visión global de las deudas pendientes y de los recordatorios a los clientes. La automatización de las tareas le ha permitido mejorar sus cobros pendientes.
Lorial es una empresa de nutrición animal del este de Francia. Creada en 2011, cuenta con la colaboración de Cal/Lorca e INVIVO. Esta empresa factura más de 75 millones de euros.
Nicolas Weyland es director administrativo y financiero de Lorial. Aceptó responder a nuestras preguntas sobre su uso del programa Aston iT Clients desde hace 3 años.
¿Por qué eligieron la plataforma de recogida Aston AI? Conocí la plataforma a través de uno de mis accionistas. Tuvimos el problema de gestionar los recordatorios de los clientes, ya que no tenían nada. Cuando asumí mi cargo, los importes diarios pendientes eran realmente considerables. Tuvimos que hacer recordatorios rápidamente. Como uno de nuestros accionistas estaba cambiando de sistema y había oído hablar de Aston, empezamos a pensar en esta solución para implantarla en una de las entidades de la empresa matriz y en las demás estructuras.
¿Cuáles eran sus principales objetivos? ¿Era necesario crear esta herramienta de recogida para mejorar el rendimiento de Lorial? En realidad era un crédito pendiente sin seguimiento. Teníamos muy poca historia. Teníamos que controlar esta deuda pendiente lo antes posible y, sobre todo, automatizar los recordatorios. Los recordatorios se hicieron uno a uno con un archivo Excel o Word.
En cambio, utilizo la extracción, sobre todo a nivel de los saldos, para hacer un seguimiento con el equipo encargado del cobro y ver con ellos los saldos que han aumentado y los que son anormales. También existe la posibilidad de tener curvas de seguimiento semanales.
¿Tiene reuniones en las que presenta este tipo de apoyo a sus equipos? ¿Cómo funciona? Hay una persona que se encarga de los cobros. Le envío un correo electrónico con el estado de los importes adeudados, destacando los mayores impagos. A partir de ahí intercambiamos información y al final de la semana hacemos una revisión de los clientes para hablar de las dificultades.
En general, ¿está satisfecho con la solución de gestión de cobros y créditos? Sí, hay dos partes: la primera es el recordatorio al cliente, que nos permite disponer de modelos inmediatamente para poder recordárselo al cliente. Esto realmente ayudará a desbloquear la situación. Luego hay una parte más colaborativa con los vendedores que hemos establecido.
¿Cuáles diría que son los puntos fuertes del software de recogida? El punto fuerte para nosotros es haber automatizado todo lo relacionado con los recordatorios. La parte informativa es muy práctica. Puedo encontrar rápidamente la información. También está el lado colaborativo, más retrospectivo, que espero desarrollar en los próximos meses.
¿Qué ha ganado en su vida diaria desde que utiliza la plataforma Aston? Tengo un saldo pendiente de más de 30.000 euros que voy a mirar. Partimos de 1,2 millones de euros realmente al principio, cuando empezamos a hacernos cargo de la colección. Así que no había nada automatizado. Hoy rondamos los 400.000 euros. El hecho de que podamos enviar una carta recordatoria ha cambiado las cosas. Hemos presionado a algunos para que nos paguen. Y luego está el seguimiento, cuanto más automatizado, más rápido.
Automatizar tareas ahorra tiempo y nos permite centrarnos en el valioso trabajo en curso. Teníamos el problema de los valiosos títulos de crédito por ahí. El hecho de que podamos hacer un seguimiento rápido nos permite ver rápidamente quién está retrasando los pagos y podemos bloquear inmediatamente la cuenta y evitar que los importes pendientes crezcan demasiado. Así que ahí sí que echamos el freno. Por eso ha bajado el importe pendiente. Teníamos un saldo pendiente de más de 150 días, lo que es muy considerable. Por ejemplo, de 1,2 millones de euros, hubo 800.000 euros en 150 días. Ahora estamos a menos de 200.000. Esto supone una reducción del 70% del importe pendiente.
Con casi el mismo volumen de negocio, hemos pasado de 1,2 millones de euros a 400.000 euros.
Al principio había muy poca recaudación. Empezamos a levantar barreras. Pedimos al personal de ventas que hiciera un seguimiento de las deudas pendientes de más de 30 días. Ahora estamos empezando a controlar los importes pendientes y a enviar recordatorios si es necesario. Creo que mañana intentaremos enviar recordatorios por correo electrónico a los clientes incluso antes de la fecha de vencimiento. Es un punto fuerte que me permite evolucionar sobre la marcha. Estamos aumentando gradualmente la presión sobre la cuenta del cliente. Por ejemplo, los intereses de demora. Al principio, no teníamos que calcularlo porque se hacía automáticamente. Ahora se incluye en los recordatorios.
¿Le ha permitido detectar ciertos problemas que no veía antes de utilizar Aston IT Clients? Indirectamente sí, porque cuando la persona se encarga del cobro, tiene un feedback de información que le permite ver anomalías en las facturas. En cuanto hay una anomalía, la factura no se paga. Sólo se trata de que las condiciones de venta aparezcan en las facturas impagadas.
¿Cómo fue la instalación del software? La instalación fue bastante rápida. El departamento de cobros vio un beneficio inmediato. A partir de ahora, mi colega del departamento de cobros va directamente a Aston IT Clients porque los recordatorios están automatizados.
¿Recomendaría la plataforma Aston? Sí, he asistido a sesiones de formación en París con otros directores financieros. No dudo en hablar de la solución Aston. Es práctico y rápido gestionar los impagados.