Mit der Software Aston iT Clients collection hat LORIAL einen globalen Überblick über ausstehende Forderungen und Kundenmahnungen. Durch die Automatisierung der Aufgaben konnte sie ihre Außenstände verbessern.
Lorial ist ein Unternehmen für Tiernahrung in Ostfrankreich. Es wurde 2011 gegründet und befindet sich in Partnerschaft mit Cal/Lorca und INVIVO. Dieses Unternehmen hat einen Umsatz von über 75 Millionen Euro.
Nicolas Weyland ist Verwaltungs- und Finanzmanager bei Lorial. Er erklärte sich bereit, unsere Fragen zu seiner Nutzung der Aston iT Clients-Software seit nunmehr drei Jahren zu beantworten.
Warum haben Sie sich für die Aston AI-Kollektionsplattform entschieden? Die Plattform wurde mir durch einen meiner Anteilseigner vorgestellt. We had the problem of managing customer reminders as they had nothing at all. Als ich meine Stelle antrat, waren die täglichen ausstehenden Beträge wirklich erheblich. We had to make reminders quickly. Da einer unserer Anteilseigner sein System änderte und er von Aston gehört hatte, begannen wir über diese Lösung nachzudenken, um sie in einer der Entitäten des Mutterunternehmens und in den anderen Strukturen zu implementieren.
Was waren Ihre Hauptziele? War es notwendig, dieses Sammelinstrument einzurichten, um die Leistung von Lorial zu verbessern? Es war wirklich ein herausragender Empfänger mit keiner Nachbetreuung. We had very little history. We had to monitor this outstanding debt as quickly as possible and above all automate the reminders. Die Erinnerungen wurden einzeln mit einer Excel- oder Word-Datei durchgeführt.
I use extraction instead, particularly at the level of the balances, to follow up with the team responsible for collection and then follow up and see with them the balances that have increased and those that are abnormal. There is also the possibility of having weekly monitoring curves.
Haben Sie Treffen, bei denen Sie Ihren Teams diese Art von Unterstützung anbieten? Wie funktioniert es? Es gibt eine Person, die für Sammlungen zuständig ist. Ich sendete ihm eine E-Mail mit dem Status der fälligen Beträge, wobei ich die größten unbezahlten Beträge hervorhob. Von da an tauschen wir Informationen aus und am Ende der Woche haben wir eine Überprüfung der Kunden, um die Schwierigkeiten zu besprechen.
Sind Sie insgesamt mit der Lösung für das Inkasso- und Kreditmanagement zufrieden? Yes, there are two parts: The first part is the customer reminder, which allows us to have models available immediately to be able to remind the customer. Dies wird wirklich helfen, die Situation zu entblocken. Dann gibt es einen mehr kollaborativen Teil mit den Salespeople, die wir eingerichtet haben.
Was würden Sie sagen, sind die stärksten Punkte der Sammlungssoftware? Der stärkste Punkt für uns ist, dass wir alles, was mit Erinnerungen zu tun hat, automatisiert haben. Der Berichtsteil ist sehr praktisch. Ich kann die Informationen schnell finden. Es gibt auch die kollaborative, eher retrospektive Seite, die ich in den nächsten Monaten weiterentwickeln möchte.
Welche Fortschritte haben Sie in Ihrem täglichen Leben gemacht, seit Sie die Aston-Plattform nutzen? Ich habe einen ausstehenden Saldo von mehr als 30.000 €, den ich mir ansehen werde. Wir begannen mit 1,2 Millionen € wirklich ganz am Anfang, als wir die Sammlung übernahmen. So gab es dort wirklich keine Automatisierung. Heute liegen wir bei rund 400.000 Euro. Die Tatsache, dass wir einen Erinnerungsbrief herausgeben können, hat einiges verändert. Wir haben einige Leute dazu gebracht, uns zu bezahlen. Und dann gibt es die Nachbereitung, je automatisierter, desto besser.
Die Automatisierung von Aufgaben spart Zeit und ermöglicht es uns, uns auf wertvolle, noch nicht abgeschlossene Arbeiten zu konzentrieren. Wir hatten das Problem, dass wertvolle Wertgegenstände herumlagen. The fact that we can quickly follow up, we can see very quickly who is dragging out payments and we can immediately block the account and avoid having outstanding amounts that are growing too much. Dort setzten wir also wirklich die Bremsen an. Deshalb ist der ausstehende Betrag gesunken. Wir hatten einen ausstehenden Saldo von mehr als 150 Tagen, was sehr substanziell ist. Von 1,2 Millionen Euro waren es zum Beispiel 800.000 Euro an 150 Tagen. Wir sind jetzt bei weniger als 200.000. Dies bedeutet eine 70%ige Verringerung des ausstehenden Betrags.
Bei fast gleichem Umsatz sind wir von 1,2 Millionen Euro auf 400.000 Euro gesunken.
Zu Beginn gab es nur eine sehr kleine Sammlung. Wir begannen, Barrieren zu errichten. We asked the sales staff to follow up on outstanding debts of more than 30 days. Nun beginnen wir damit, die ausstehenden Beträge zu überwachen und gegebenenfalls Mahnungen zu versenden. Ich denke, dass wir morgen versuchen werden, E-Mail-Erinnerungen an Kunden sogar noch vor dem Fälligkeitsdatum zu versenden. Das ist ein starker Punkt, der es mir ermöglicht, mich im Laufe der Zeit weiterzuentwickeln. We are gradually increasing the pressure on the customer account. Zum Beispiel Interesse an Arrearen. Am Anfang mussten wir es nicht berechnen, weil es automatisch gemacht wurde. Jetzt ist es in den Erinnerungen enthalten.
Haben Sie dadurch bestimmte Probleme entdeckt, die Sie vor der Verwendung von Aston IT Clients nicht gesehen haben? Indirekt ja, denn wenn die Person mit der Sammlung betraut ist, erhält sie ein Informationsfeedback, das es ihr ermöglicht, Anomalien auf den Rechnungen zu erkennen. Sobald es eine Anomalie gibt, wird die Rechnung nicht bezahlt. Es ist nur eine Frage der Verkaufsbedingungen, die auf Rechnungen erscheinen, die unbezahlt waren.
Wie verlief die Installation der Software? Die Installation war relativ schnell erledigt. Die Sammelabteilung sah einen unmittelbaren Nutzen. Von nun an geht meine Kollegin aus der Sammelabteilung direkt zu Aston IT Clients, weil die Erinnerungen automatisiert sind.
Would you recommend the Aston platform? Ja, ich habe in Paris mit anderen CFOs an Fortbildungsveranstaltungen teilgenommen. Ich zögere nicht, über die Aston-Lösung zu sprechen. Es ist praktisch und schnell, ausstehende Forderungen zu verwalten.