Com o software de cobranças Aston iT Clients, a LORIAL tem uma visão global das dívidas pendentes e dos avisos aos clientes. A automatização das tarefas permitiu-lhe melhorar os seus créditos pendentes.
A Lorial é uma empresa de nutrição animal do Leste de França. Criado em 2011, é uma parceria com a Cal/Lorca e a INVIVO. Esta empresa tem um volume de negócios de mais de 75 milhões de euros.
Nicolas Weyland é diretor administrativo e financeiro da Lorial. Aceitou responder às nossas perguntas sobre a sua utilização do software Aston iT Clients desde há 3 anos.
Por que razão escolheram a plataforma de recolha AI da Aston? A plataforma foi-me apresentada por um dos meus accionistas. Tivemos o problema de gerir os lembretes dos clientes, uma vez que eles não tinham nada. Quando assumi o meu posto, os montantes diários em dívida eram realmente substanciais. Tivemos de fazer lembretes rapidamente. Como um dos nossos accionistas estava a mudar o seu sistema e tinha ouvido falar do Aston, começámos a pensar nesta solução para a implementar numa das entidades da empresa-mãe e nas outras estruturas.
Quais eram os seus principais objectivos? Foi necessário criar este instrumento de recolha para melhorar o desempenho da Lorial? Tratava-se efetivamente de um crédito pendente sem qualquer acompanhamento. Tínhamos muito pouca história. Tínhamos de controlar esta dívida pendente o mais rapidamente possível e, sobretudo, automatizar os avisos. Os lembretes foram feitos um a um com um ficheiro Excel ou Word.
Em vez disso, utilizo a extração, em particular ao nível dos saldos, para acompanhar a equipa responsável pela cobrança e, em seguida, acompanhar e ver com eles os saldos que aumentaram e os que são anormais. Existe também a possibilidade de ter curvas de monitorização semanais.
Tem reuniões em que apresenta este tipo de apoio às suas equipas? Como é que funciona? Há uma pessoa que é responsável pelas cobranças. Envio-lhe uma mensagem eletrónica com o estado dos montantes devidos, destacando os montantes mais elevados por pagar. A partir daí, trocamos informações e, no final da semana, fazemos uma análise dos clientes para discutir as dificuldades.
Em termos gerais, está satisfeito com a solução de gestão de cobranças e de crédito? Sim, existem duas partes: a primeira parte é o lembrete ao cliente, que nos permite ter modelos disponíveis imediatamente para podermos lembrar o cliente. Isto ajudará realmente a desbloquear a situação. Depois, há uma parte mais colaborativa com os vendedores que criámos.
Quais são, na sua opinião, os pontos fortes do software de recolha? O ponto mais forte para nós é o facto de termos automatizado tudo o que está relacionado com os lembretes. A parte dos relatórios é muito prática. Posso encontrar rapidamente a informação. Há também o lado colaborativo e mais retrospetivo que espero desenvolver nos próximos meses.
Que ganhos obteve na sua vida quotidiana desde a utilização da plataforma Aston? Tenho um saldo pendente de mais de 30 000 euros que vou analisar. Começámos com 1,2 milhões de euros, logo no início, quando começámos a tomar conta da coleção. Portanto, não havia realmente nada automatizado. Atualmente, rondamos os 400.000 euros. O facto de podermos emitir uma carta de advertência mudou as coisas. Pressionámos algumas pessoas a pagarem-nos. E depois há o acompanhamento, quanto mais automatizado for, mais rápido é.
A automatização de tarefas poupa tempo e permite-nos concentrarmo-nos no valioso trabalho em curso. Tínhamos o problema dos créditos valiosos que andavam por aí. O facto de podermos fazer um acompanhamento rápido, de podermos ver muito rapidamente quem está a atrasar os pagamentos e de podermos bloquear imediatamente a conta e evitar que os montantes pendentes aumentem demasiado. Então, aí, nós realmente colocamos os freios. É por isso que o montante em dívida diminuiu. Tínhamos um saldo devedor de mais de 150 dias, o que é muito significativo. Por exemplo, de 1,2 milhões de euros, foram 800 mil euros em 150 dias. Atualmente, temos menos de 200.000. Isto significa uma redução de 70% do montante em dívida.
Com quase o mesmo volume de negócios, passámos de 1,2 milhões de euros para 400.000 euros.
No início, a recolha era muito reduzida. Começámos a colocar barreiras. Pedimos ao pessoal de vendas que acompanhasse as dívidas pendentes há mais de 30 dias. Estamos agora a começar a monitorizar os montantes pendentes e a enviar lembretes, se necessário. Penso que amanhã vamos tentar enviar lembretes por correio eletrónico aos clientes, mesmo antes da data de vencimento. Este é um ponto forte que me permite evoluir à medida que avançamos. Estamos a aumentar gradualmente a pressão sobre a conta do cliente. Por exemplo, os juros de mora. No início, não tínhamos de o calcular porque era feito automaticamente. Agora está incluído nos lembretes.
Permitiu-lhe detetar determinados problemas que não detectava antes de utilizar os Aston IT Clients? Indiretamente sim, porque quando a pessoa é responsável pela cobrança, tem um feedback de informação que lhe permite ver anomalias nas facturas. Logo que se verifique uma anomalia, a fatura não é paga. É apenas uma questão de as condições de venda aparecerem nas facturas que não foram pagas.
Como correu a instalação do software? A instalação foi bastante rápida. O serviço de cobranças viu um benefício imediato. A partir de agora, o meu colega do departamento de cobranças vai diretamente para os clientes da Aston IT porque os avisos são automáticos.
Recomendaria a plataforma Aston? Sim, participei em sessões de formação em Paris com outros directores financeiros. Não hesito em falar sobre a solução Aston. É prático e rápido para gerir as contas a receber pendentes.