Dzięki oprogramowaniu do windykacji Aston iT Clients, LORIAL ma globalny wgląd w zaległe długi i przypomnienia dla klientów. Automatyzacja zadań pozwoliła jej poprawić stan zaległych należności.
Lorial to firma zajmująca się żywieniem zwierząt we wschodniej Francji. Utworzony w 2011 roku, jest we współpracy z Cal/Lorca i INVIVO. Obroty tej firmy wynoszą ponad 75 milionów euro.
Nicolas Weyland jest kierownikiem administracyjnym i finansowym w Lorial. Zgodził się odpowiedzieć na nasze pytania dotyczące korzystania z oprogramowania Aston iT Clients od 3 lat.
Dlaczego wybrałeś platformę kolekcjonerską Aston AI? Platforma została mi przedstawiona przez jednego z moich udziałowców. Mieliśmy problem z zarządzaniem przypomnieniami dla klientów, ponieważ nie mieli nic. Kiedy objąłem stanowisko, dzienne zaległości były naprawdę spore. Musieliśmy szybko przypominać. Ponieważ jeden z naszych udziałowców zmieniał swój system i słyszał o Aston, zaczęliśmy myśleć o tym rozwiązaniu, aby wdrożyć je w jednym z podmiotów spółki dominującej i w innych strukturach.
Jakie były twoje główne cele? Czy utworzenie tego narzędzia do zbierania danych było konieczne, aby poprawić wyniki Lorial? Była to naprawdę niespłacona należność bez żadnych działań następczych. Mieliśmy bardzo krótką historię. Musieliśmy jak najszybciej monitorować ten niespłacony dług, a przede wszystkim zautomatyzować przypomnienia. Przypomnienia były wykonywane pojedynczo za pomocą pliku Excel lub Word.
Zamiast tego używam ekstrakcji, szczególnie na poziomie sald, aby śledzić zespół odpowiedzialny za windykację, a następnie śledzić i sprawdzać z nimi salda, które wzrosły i te, które są nienormalne. Istnieje również możliwość cotygodniowego monitorowania krzywych.
Czy organizujesz spotkania, na których prezentujesz ten rodzaj wsparcia swoim zespołom? Jak to działa? Jest jedna osoba odpowiedzialna za kolekcje. Wysyłam mu e-mail ze statusem należności, podkreślając największe niezapłacone kwoty. Następnie wymieniamy się informacjami, a pod koniec tygodnia dokonujemy przeglądu klientów w celu omówienia trudności.
Ogólnie rzecz biorąc, czy jesteś zadowolony z rozwiązania do zarządzania windykacją i kredytami? Tak, są dwie części: pierwsza część to przypomnienie dla klienta, które pozwala nam mieć modele dostępne natychmiast, aby móc przypomnieć klientowi. To naprawdę pomoże odblokować sytuację. Następnie jest część bardziej oparta na współpracy ze sprzedawcami, którą stworzyliśmy.
Jakie są mocne strony oprogramowania do zbierania danych? Najmocniejszą stroną jest dla nas zautomatyzowanie wszystkiego, co związane z przypomnieniami. Część dotycząca raportowania jest bardzo praktyczna. Mogę szybko znaleźć informacje. Jest też strona współpracy, bardziej retrospektywna, którą mam nadzieję rozwijać w nadchodzących miesiącach.
Jakie korzyści odniosłeś w swoim codziennym życiu od czasu korzystania z platformy Aston? Mam zaległe saldo w wysokości ponad 30 000 euro, któremu się przyjrzę. Zaczęliśmy od 1,2 miliona euro na samym początku, kiedy zaczęliśmy przejmować kolekcję. Więc tak naprawdę nie było tam nic zautomatyzowanego. Dziś mamy około 400 000 euro. Fakt, że możemy wystosować pismo z przypomnieniem zmienił sytuację. Zmusiliśmy kilka osób, by nam zapłaciły. Im bardziej zautomatyzowane, tym szybsze.
Automatyzacja zadań oszczędza czas i pozwala nam skupić się na wartościowej pracy w toku. Mieliśmy problem z zalegającymi cennymi należnościami. Fakt, że możemy szybko śledzić, możemy bardzo szybko zobaczyć, kto przeciąga płatności i możemy natychmiast zablokować konto i uniknąć zaległych kwot, które zbytnio rosną. Tam naprawdę wcisnęliśmy hamulce. Dlatego też kwota pozostała do spłaty spadła. Saldo zaległości wynosiło ponad 150 dni, co jest bardzo znaczące. Na przykład, z 1,2 miliona euro było 800 000 euro w ciągu 150 dni. Obecnie mamy mniej niż 200 000. Oznacza to obniżenie zaległej kwoty o 70%.
Przy prawie takim samym obrocie, przeszliśmy z 1,2 miliona euro do 400 000 euro.
Na początku było bardzo mało kolekcji. Zaczęliśmy stawiać bariery. Poprosiliśmy pracowników działu sprzedaży o zajęcie się zaległymi należnościami przekraczającymi 30 dni. Teraz zaczynamy monitorować zaległe kwoty i w razie potrzeby wysyłać przypomnienia. Myślę, że jutro spróbujemy wysłać przypomnienia e-mail do klientów nawet przed upływem terminu płatności. To mocna strona, która pozwala mi ewoluować w miarę postępów. Stopniowo zwiększamy presję na konto klienta. Na przykład odsetki za zwłokę. Na początku nie musieliśmy tego obliczać, ponieważ odbywało się to automatycznie. Teraz jest on uwzględniony w przypomnieniach.
Czy pozwoliło ci to wykryć pewne problemy, których nie widziałeś przed użyciem Aston IT Clients? Pośrednio tak, ponieważ gdy osoba jest odpowiedzialna za windykację, ma informacje zwrotne, które pozwalają jej dostrzec anomalie na fakturach. Gdy tylko wystąpi nieprawidłowość, faktura nie zostanie opłacona. To tylko kwestia warunków sprzedaży pojawiających się na niezapłaconych fakturach.
Jak przebiegła instalacja oprogramowania? Instalacja przebiegła dość szybko. Dział windykacji zauważył natychmiastowe korzyści. Od teraz mój kolega z działu windykacji udaje się prosto do klientów Aston IT, ponieważ przypomnienia są zautomatyzowane.
Czy poleciłbyś platformę Aston? Tak, uczestniczyłem w sesjach szkoleniowych w Paryżu z innymi dyrektorami finansowymi. Nie waham się mówić o rozwiązaniu Aston. Zarządzanie zaległymi należnościami jest praktyczne i szybkie.