¿Cuáles son los principales problemas de la gestión de cuentas de clientes?
Una buena gestión de las cuentas por cobrar es una de las formas más sencillas de garantizar un flujo de caja saludable para su empresa. Por desgracia, no todas las empresas saben por dónde empezar con el cobro de deudas o simplemente se dejan llevar por malos hábitos. Por lo tanto, es necesario establecer una política de cobro de los créditos comerciales.
Las cuentas por cobrar son las que mantienen una empresa en funcionamiento. Mejore su estrategia financiera comprobando si presenta alguno de estos 10 signos de mala gestión de cuentas por cobrar y opte por una solución de cobro de deudas.
1) DSO demasiado alto
Si su ciclo DSO es largo (número de días impagados), lo más probable es que su empresa ofrezca mucho crédito a los clientes. Si deja facturas sin pagar durante demasiado tiempo, corre el riesgo de no recuperar el 100% de lo que se le debe. Es más, si su DSO tiende a fluctuar con frecuencia, es probable que no esté planificando sus finanzas con antelación. Esto es normal para una pequeña fluctuación, pero no en todas las facturas.
2) Desorganización de las facturas
Si sabe que debe dinero pero no sabe cuándo ni a quién, tiene un grave problema de cuentas por cobrar. Cada mes, debe llevar un registro de las facturas pendientes de pago. Esta es una de las funciones más importantes de la gestión del crédito. Anote cada mes quién paga con retraso y si es una costumbre para él.
3) Sin política de crédito
Aunque las empresas están encantadas de hacer negocios con usted, no tiene por qué implicarse de inmediato. Compruebe sus antecedentes y su solvencia para ver si puede confiar en que esta empresa le pagará a tiempo. Con una política de crédito en vigor, se convierte en una práctica habitual comprobar el crédito de las nuevas empresas e incluso comprobar el de los clientes antiguos de vez en cuando. Algunos programas informáticos de cobro de deudas ofrecen una herramienta de puntuación de clientes. Demuestra quién paga bien y quién paga mal.
4) No hace un seguimiento de los clientes
La comunicación con el cliente es esencial para asegurarse de cobrar a tiempo. Necesita saber cuándo se contactó por última vez con un cliente, por correo electrónico o teléfono, y cuál fue la respuesta. Si ha estado en contacto con un cliente y ha llegado a un acuerdo para el pago de su factura, este cliente debe recibir un trato diferente al de un cliente que no se presenta, no llama y no paga. Si no se hace un seguimiento de las comunicaciones con los clientes, es difícil mantener todo en orden.
5) Ausencia de un responsable de cobros
Si nadie vigila de cerca sus cuentas por cobrar, sin duda hay un problema. A falta de una persona designada para supervisar las cuentas por cobrar, muchos clientes se escapan con pagos de más de 30 días de retraso.
6) A pagar 90 días después de
Los recordatorios de facturas y las llamadas de cobro deben enviarse en bloques de 30 días, incluso antes si es posible. Si espera tres meses antes de ponerse en contacto con un cliente que no ha pagado, probablemente no le tomará en serio.
7) Al final de la clasificación en su campo
Cada sector tiene un DSO medio. Para algunos es bastante rápido, para otros puede ser intimidante. Su DSO debería ser igual o superior a la media de su sector. Asegúrese de no quedarse atrás con respecto a otras empresas similares.
8) No utiliza software de automatización de tareas
Todos los consejos anteriores son tareas cotidianas que pueden automatizarse. Puede que hayas leído esta lista y hayas pensado: «Hago todo esto, ¿por qué mi flujo de caja es siempre tan malo? Probablemente sea porque pierdes el tiempo haciendo un montón de tareas sencillas pero tediosas.
Estos consejos son fáciles de poner en práctica y hacerlos todos los días. Aplicar una política de cobro de créditos comerciales a través de la gestión de cuentas por cobrar es la forma más sencilla de garantizar que su empresa tenga un flujo de caja saneado. Estos hábitos son fáciles de crear, y aún más si los automatiza utilizando un software de gestión de cuentas por cobrar.
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