Quais são os principais problemas na gestão das contas dos clientes?
Uma boa gestão das contas a receber é uma das formas mais fáceis de garantir um fluxo de caixa saudável para a sua empresa. Infelizmente, nem todas as empresas sabem por onde começar com a cobrança de dívidas ou simplesmente se entregam a maus hábitos. Por conseguinte, é necessário adotar uma política de cobrança dos créditos comerciais.
As contas a receber são o que mantém uma empresa a funcionar. Melhore a sua estratégia financeira verificando se tem algum destes 10 sinais de má gestão de contas a receber e opte por uma solução de cobrança de dívidas.
1) DSO demasiado elevado
Se o seu ciclo de DSO for longo (número de dias por pagar), é muito provável que a sua empresa esteja a oferecer muito crédito aos clientes. Se deixar as facturas por pagar durante demasiado tempo, arrisca-se a não recuperar 100% do que lhe é devido. Além disso, se o seu DSO tende a flutuar frequentemente, é provável que não esteja a fazer um planeamento financeiro antecipado. Isto é normal para uma pequena flutuação, mas não em todas as facturas.
2) Desorganização das facturas
Se sabe que deve dinheiro mas não sabe quando nem a quem, tem um grave problema de contas a receber. Todos os meses, deve manter um registo das facturas devidas. Esta é uma das funções mais importantes da gestão do crédito. Tome nota todos os meses de quem paga com atraso e se isso é um hábito para essa pessoa.
3) Política de não crédito
Embora as empresas tenham todo o gosto em fazer negócio consigo, não tem de se envolver imediatamente. Verifique os seus antecedentes e o seu crédito para ver se pode confiar nessa empresa para lhe pagar a tempo e horas. Com uma política de crédito em vigor, torna-se prática comum verificar o crédito de novas empresas e mesmo verificar periodicamente os clientes antigos. Alguns programas informáticos de cobrança de dívidas oferecem uma ferramenta de classificação de clientes. Mostra quem é um bom pagador e quem é um mau pagador.
4) Não faz o acompanhamento dos clientes
A comunicação com o cliente é essencial para garantir o pagamento atempado. É necessário saber quando um cliente foi contactado pela última vez, por correio eletrónico ou telefone, e qual foi a resposta. Se tiver estado em contacto com um cliente e tiver criado um acordo para que a sua fatura seja paga, esse cliente deve ser tratado de forma diferente de um cliente que não comparece, não telefona e não paga. Sem um registo das comunicações com os clientes, é difícil manter tudo em ordem.
5) Ausência de uma pessoa responsável pelas recolhas
Se não houver ninguém a vigiar de perto as suas contas a receber, há certamente um problema. Na ausência de uma pessoa designada para monitorizar as contas a receber, muitos clientes são obrigados a fugir com pagamentos em atraso há mais de 30 dias.
6) A pagar 90 dias após
Os avisos de faturação e as chamadas de cobrança devem ser enviados em blocos de 30 dias, ou mesmo antes, se possível! Se esperar três meses antes de contactar um cliente que não pagou, este provavelmente não o levará a sério.
7) Na parte inferior das classificações no seu domínio
Cada sector tem uma DSO média. Para alguns, é bastante rápido, para outros pode ser intimidante. O seu DSO deve estar em linha com a média do seu sector, ou mesmo melhor! Certifique-se de que não fica atrás de outras empresas semelhantes.
8) Não utiliza software de automatização de tarefas
Todas as dicas acima são tarefas quotidianas que podem ser automatizadas. Pode ter lido esta lista e pensado: “Estou a fazer tudo isto, então porque é que o meu fluxo de caixa é sempre tão mau? Provavelmente porque está a desperdiçar o seu tempo a fazer muitas tarefas simples mas aborrecidas.
Estas dicas são fáceis de seguir e de fazer todos os dias. A implementação de uma política de cobrança de dívidas comerciais através da gestão de contas a receber é a forma mais simples de garantir que a sua empresa tem um fluxo de caixa saudável. Estes hábitos são fáceis de criar, e ainda mais fáceis se os automatizar utilizando um software de gestão de contas a receber.
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