Was sind die Hauptprobleme bei der Verwaltung von Kundenkonten?
Eine gute Verwaltung der Debitorenkonten ist eine der einfachsten Möglichkeiten, Ihrem Unternehmen einen gesunden Cashflow zu sichern. Leider wissen nicht alle Unternehmen, wo sie mit dem Forderungseinzug beginnen sollen, oder sie frönen einfach schlechten Gewohnheiten. Daher ist es notwendig, eine Politik zur Eintreibung von Kundenforderungen einzuführen.
Debitorenkonten sind das, was ein Unternehmen am Laufen hält. Verbessern Sie Ihre Finanzstrategie, indem Sie prüfen, ob Sie eines dieser 10 Anzeichen für ein schlechtes Debitorenmanagement haben, und entscheiden Sie sich für eine Lösung zum Eintreiben von Forderungen.
1) Eine zu hohe DSO
Wenn Ihr DSO-Zyklus lang ist (Anzahl der unbezahlten Tage), bietet Ihr Unternehmen den Kunden höchstwahrscheinlich viel Kredit. Wenn Sie Rechnungen zu lange unbezahlt lassen, kann es sein, dass Sie nicht 100 % des geschuldeten Betrags eintreiben. Wenn Ihre DSO außerdem dazu neigt, häufig zu schwanken, planen Sie wahrscheinlich nicht im Voraus finanziell. Das ist bei einer kleinen Schwankung normal, aber nicht bei jeder Rechnung.
2) Desorganisation der Rechnungen
Wenn Sie wissen, dass Sie Geld schulden, aber nicht wissen, wann und von wem, haben Sie ein ernstes Problem mit Außenständen. Jeden Monat sollten Sie die fälligen Rechnungen verfolgen. Dies ist eine der wichtigsten Funktionen des Kreditmanagements. Notieren Sie jeden Monat, wer zu spät zahlt und ob dies für sie eine Gewohnheit ist.
3) Keine Kreditpolitik
Obwohl die Unternehmen gerne mit Ihnen Geschäfte machen möchten, müssen Sie nicht sofort aktiv werden. Führen Sie eine Hintergrundprüfung und eine Kreditprüfung durch, um zu sehen, ob Sie darauf vertrauen können, dass diese Firma Sie pünktlich bezahlen wird. Mit einer etablierten Kreditpolitik wird es üblich, die Kreditwürdigkeit neuer Unternehmen zu überprüfen und sogar von Zeit zu Zeit langjährige Kunden zu überprüfen. Manche Inkassosoftware bietet ein Kunden-Scoring-Tool. Er ermöglicht es, zu sehen, wer ein guter und wer ein schlechter Zahler ist.
4) Sie mahnen Ihre Kunden nicht an
Die Kommunikation mit dem Kunden ist entscheidend, um sicherzustellen, dass Sie pünktlich bezahlt werden. Sie müssen wissen, wann ein Kunde zuletzt per E-Mail oder Telefon kontaktiert wurde und wie seine Antwort lautete. Wenn Sie mit einem Kunden in Kontakt waren und eine Vereinbarung erstellt haben, dass seine Rechnung bezahlt wird, sollten Sie diesen anders behandeln als den Kunden no show, no call, no payment. Ohne die Kommunikation der Klienten zu verfolgen, ist es schwierig, alles in Ordnung zu halten.
5) Fehlen einer Person, die für die Eintreibung zuständig ist
Wenn es niemanden gibt, der Ihre Außenstände sorgfältig überwacht, gibt es mit Sicherheit ein Problem. Da es keine benannte Person gibt, die die Debitorenkonten überwacht, entwischen viele Kunden sicher mit mehr als 30 Tagen Zahlungsverzug.
6) 90 Tage später bezahlt werden
Rechnungserinnerungen und Inkassoaufforderungen sollten in Blöcken von 30 Tagen verschickt werden, wenn Sie können, auch früher! Wenn Sie drei Monate warten, bevor Sie einen Kunden kontaktieren, der nicht bezahlt hat, wird er Sie sicher nicht ernst nehmen.
7) Am unteren Ende der Rangliste in Ihrem Bereich
Jede Branche hat eine durchschnittliche DSO. Für manche geht es recht schnell, für andere kann es einschüchternd sein. Ihre DSO sollte dem Branchendurchschnitt entsprechen oder sogar besser sein! Achten Sie darauf, dass Sie im Vergleich zu ähnlichen Unternehmen nicht in Verzug geraten.
8) Sie verwenden keine Software zur Automatisierung von Aufgaben
Alle oben genannten Tipps sind alltägliche Aufgaben, die sich automatisieren lassen. Vielleicht haben Sie diese Liste gelesen und gedacht: „Ich mache das alles, warum sind meine Spendeneinnahmen immer so schlecht?“. Das liegt wahrscheinlich daran, dass Sie Ihre Zeit mit vielen einfachen, aber lästigen Aufgaben vergeuden.
Diese Tipps sind einfach zu nehmen und jeden Tag zu machen. Die Einführung einer Politik zur Eintreibung von Kundenforderungen durch Debitorenmanagement ist der einfachste Weg, um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen über einen gesunden Cashflow verfügt. Diese Gewohnheiten sind leicht zu erstellen und noch einfacher, wenn Sie sie mithilfe einer Software zur Verwaltung von Kundenkonten automatisieren.
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