A gestão das contas a receber e do fluxo de tesouraria é um tema de grande atualidade. Os clientes são lentos a pagar as suas facturas: os prazos de pagamento são cada vez mais longos. A recuperação de dívidas não pagas é muitas vezes difícil. Algumas empresas chegam mesmo a encerrar as suas actividades. De acordo com o Observatório BPCE, uma média de 75.000 empresas fecham todos os anos: 60.000 MPE e 15.000 PME desaparecem em França. Atualmente, a cobrança de dívidas dos clientes é uma prioridade, razão pela qual é necessário escolher um software de cobrança de dívidas.

A questão da redução dos prazos de pagamento e daproteção contra o não pagamento é, portanto, mais atual do que nunca. Os gestores ansiosos, com os olhos postos na conta bancária da sua empresa, têm, no entanto, soluções para antecipar o risco de não pagamento e melhorar o seu fluxo de caixa.

Regularização de dívidas: informações que precisa de saber

A DGCCRF (Direction Générale de la Concurrence, de la Consommation et de la Répression des Fraudes) define a cobrança de dívidas da seguinte forma: A cobrança de dívidas de clientes é uma atividade regulamentada que consiste em recorrer ao diálogo para obter o pagamento de um devedor.

Uma vez introduzida a noção de diálogo, a regulamentação permite que os credores sigam vários procedimentos para recuperar o dinheiro que lhes é devido pelos seus clientes. Vamos ver quais são.

Procedimentos de recolha de clientes

Cobrança coerciva ou judicial

A empresa decide intentar uma ação judicial para recuperar a dívida do cliente. Os tribunais ordenam então o pagamento das dívidas ao cliente não pagador através de um processo de cobrança coerciva, também conhecido como processo de cobrança judicial.

• Uma injunção de pagamento é um procedimento legal que pode ser tratado por um oficial de justiça.
• A injunção de pagamento é um outro procedimento mais moroso e mais caro do que a injunção de pagamento, mas que continua a ser recomendado quando o devedor contesta o pedido de pagamento.
• A penhora é outro procedimento utilizado para impedir o devedor de organizar a sua insolvência.

O pedido deve ser apresentado ao tribunal competente , seja o tribunal de comércio ou o tribunal de comarca, antes do termo do prazo de prescrição aplicável. Isto é necessário, por exemplo, quando os montantes devidos resultam de uma nota promissória ou de um contrato de prestação de serviços.

Cobrança amigável de dívidas

O procedimento amigável de cobrança de dívidas consiste num diálogo entre a empresa e o seu cliente.

Esta abordagem apresenta as seguintes vantagens:

• manutenção das relações comerciais,
• poupando um longo processo judicial,
• obter o montante devido mais rapidamente (em teoria).

O procedimento de cobrança amigável de dívidas por conta de terceiros é diferente. A empresa recorre então a um especialista em cobrança de dívidas, que assume a dívida.

As actividades das empresas especializadas na cobrança amigável de dívidas são regulamentadas. A empresa deve, por conseguinte, recorrer aos serviços de uma agência de cobrança de dívidas autorizada, de um oficial de justiça ou de um agente de cobrança autorizado.

Se o cliente estiver a passar por dificuldades temporárias, é aconselhável, por exemplo, oferecer-se para receber um depósito inicialmente numa data de vencimento específica e depois escalonar os pagamentos subsequentes ao longo do tempo.

Condições para a cobrança amigável de dívidas

Uma empresa que pretenda iniciar um processo de cobrança amigável com o seu cliente deve enviar uma notificação formal ao devedor.

Para ser admissível, esta carta deve conter as seguintes informações

• nome e contactos da empresa que emite a carta (o credor), da empresa em dívida (o devedor) e da empresa de cobrança amigável de dívidas,
• descrição pormenorizada dos serviços prestados,
• montante devido, incluindo juros,
• procedimento de regularização do sinistro,
• uma declaração indicando que o credor suportará os custos de cobrança (com exceção dos cheques devolvidos, que são decididos por lei).

Se o cliente concordar em pagar, a empresa de cobranças emite um recibo de pagamento.

Recorrer a um oficial de justiça

Em primeira instância, os oficiais de justiça aplicam e executam actos definidos por decisões judiciais, como a cobrança coerciva de dívidas ou a cobrança judicial de dívidas.

Uma empresa pode igualmente recorrer a um oficial de justiça para dar início a um procedimento amigável de cobrança de dívidasem nome de terceiros.

Vantagens de recorrer a um oficial de justiça :

• a maior parte dos devedores nunca contradiz um funcionário ministerial, o que muitas vezes acelera os acordos,
• o oficial de justiça não é obrigado a respeitar as condições da carta de notificação,
• o oficial de justiça pode emitir um mandado de execução para dívidas até 4 000 euros: esta solução simplifica o procedimento de pagamento para todas as partes.

O que acontece quando um cliente não paga as suas dívidas, apesar de ter aceite os termos do título executivo? O credor pode então pedir a outro oficial de justiça que inicie automaticamente um procedimento de cobrança coerciva: não é necessária uma decisão judicial!

O devedor tem de pagar as despesas de cobrança?

A lei sobre a cobrança de dívidas é rigorosa neste ponto: o credor e/ou o mandatário estão formalmente proibidos de cobrar taxas de cobrança ao devedor por atraso ou não pagamento. Isto não é de modo algum um direito!

A imputação de despesas de cobrança a um devedor é punível com 2 anos de prisão e uma coima de 300 000 euros. As únicas excepções que autorizam apenas o devedor (nunca o agente) a faturar ao devedor os custos de cobrança são as definidas por decisões judiciais.

Alguns exemplos – Para uma escritura de encomenda de pagamento:

• um prémio de seguro ou um aluguer,
• na sequência de uma constatação comprovada de má fé por parte do devedor,
• pagamento na sequência de um cheque sem cobertura,
• um sinistro em que ambas as partes são profissionais, com uma indemnização fixa de 40 euros.

Por estas razões, é aconselhável incluir no seu contrato juros de mora, calculados à taxa de juro legal em vigor.

Plataformas de cobrança de dívidas

Se as boas contas fazem bons amigos, também forjam relações duradouras e prósperas, não é verdade? Apresentamos aqui algumas das plataformas de recolha em linha seguras mais reputadas do mercado, que lhe permitem manter estas ligações.

Recolha de dinheiro Aston iTF

é uma solução SaaS(software as a service) de gestão de créditos e cobranças. O software é utilizado internamente por gestores de conta, contabilistas e/ou gestores de crédito em PME, ETI, grandes contas e multinacionais. A ASTON iTF é uma fintech que tira partido das tecnologias Cloud, Big Data e IA.

O objetivo da plataforma é permitir que os utilizadores se livrem de tarefas administrativas morosas e sem valor acrescentado, para se poderem concentrar no tratamento de litígios e de clientes difíceis ou com dificuldades de pagamento.

Ao automatizar 80% das tarefas, o gestor de crédito pode reduzir os créditos vencidos em 50%, acelerar a cobrança de créditos comerciais e melhorar a qualidade do seu trabalho.
acelerar a cobrança de créditos comerciais,
reduzir o risco financeiro e preservar e maximizar o fluxo de caixa da empresa.

A plataforma oferece muitas outras vantagens para reduzir o DSO(dias de vendas pendentes ) e otimizar o WCR (necessidades de capital de exploração):

• automatização inteligente das acções de cobrança,
• Os painéis de controlo com indicadores personalizados simplificam aanálise do desempenho das cobranças e permitem-lhe identificar as contas a receber que devem ser tratadas com prioridade,
• a pontuação comportamental baseada nos hábitos de pagamento dos clientes é analisada em tempo real, permitindo anteciparos riscos

É bom saber:

• disponível imediatamente em linha, 1 mês de teste gratuito sem compromisso.
• este software de cobrança de dívidas oferece uma interoperabilidade perfeita com os sistemas de contabilidade (SAP, Sage, Cegid, etc.). Também está disponível como um simples ficheiro Excel
• Acabaram-se as integrações e os atrasos na implementação!

Para ler o resto do artigo do Appvizer, clique aqui .