Atrasos nos pagamentos: realidade, fatalidade ou oportunidade? E se o software de colecções fosse a solução?

As condições de pagamento são um tema muito debatido atualmente. No entanto, os gestores de crédito podem otimizar as suas operações, graças, nomeadamente, aos progressos das mais recentes plataformas tecnológicas de recuperação de créditos.

Qual o impacto dos prazos de pagamento nas empresas?

O crédito inter-empresas vale 650 mil milhões de euros em França. Esta é uma realidade conhecida há muito tempo, mas a sua consciencialização foi particularmente acentuada desde a Covid e, de um modo mais geral, desde o início de 2021. Há três razões principais para este facto: as empresas procuram dinheiro, querem limitar o risco de não pagamento e, por último, procuram formas flexíveis de financiar os créditos comerciais. É certo que já existem soluções, como a cobrança, o seguro de crédito e o factoring, mas as empresas (nomeadamente as PME) procuram soluções complementares.

Como é que o software SaaS de cobrança de dívidas oferece uma solução para os atrasos de pagamento?

Em média, os créditos comerciais representam 40% dos activos de uma empresa. Os riscos são elevados. As facturas são um ativo normal, mas são complexas e estão em constante mudança. O primeiro desafio é ser capaz de processar esta informação em tempo real, para poder ordenar, classificar e avaliar facturas, pagamentos e clientes. As plataformas permitem o acompanhamento e a análise em tempo real e, pela primeira vez, uma classificação precisa dos compradores.

É possível reduzir os prazos de pagamento tomando medidas a nível interno?

Sim, claro, com uma cobrança optimizada das facturas dos clientes e uma melhor gestão dos litígios. A reclamação deve ser efectuada antes da data de vencimento e não apenas após a data de vencimento ou durante a cobrança. Além disso, a sensibilização para o risco a montante, com a definição de limites de crédito internos, está a desenvolver-se fortemente. Por último, mas não menos importante, a gestão de encomendas está agora integrada no ciclo “order to cash”. As plataformas permitem que estas acções preventivas sejam tomadas através de cenários de recolha adaptados e de carteiras de lembretes. O ponto-chave é o aspeto colaborativo da plataforma, com uma ergonomia clara que permite ao gestor de crédito e ao representante comercial trabalharem lado a lado para gerir as vendas e otimizar os prazos de pagamento.

Trata-se de comparar informações contabilísticas e de crédito?

É isso mesmo. A chave reside no cruzamento dos saldos, da experiência de pagamento dos clientes e dos limites de crédito. As plataformas mais recentes cruzam em tempo real informações contabilísticas, de receção de encomendas e de crédito. Esta é uma grande vantagem: todas as manhãs, o operador de recuperação sabe exatamente quais são as suas prioridades para o dia. São ajustados em tempo real pelo chefe de equipa, mas também de forma auto-adaptável, através da análise de informações via plataforma. Em termos concretos, a adoção de procedimentos simultaneamente industriais e personalizáveis através de plataformas informáticas pode, em média, reduzir o DSO em 4 a 5 dias a partir do primeiro ano de utilização e automatizar 80% das tarefas de recolha.

As pessoas falam cada vez mais de pontuação, Big Data e análise financeira. Quais são as últimas novidades?

Também aqui, é o aspeto preditivo e não o puramente curativo que se torna predominante. Para além das análises financeiras externas, a avaliação interna está a desenvolver-se rapidamente. Para tal, é necessário que a plataforma esteja totalmente familiarizada com as tecnologias de megadados.

Desta forma, a própria empresa pode determinar em tempo real uma experiência de pagamento mais adequada para os seus clientes e otimizar de forma inteligente as suas acções de recuperação de facturas não pagas. E isso já não se baseia apenas na análise de balanços datados. A avaliação do risco de incumprimento do cliente continua a ser a melhor forma de reduzir os prazos de pagamento.

O papel de colaborador é um mito ou uma realidade?

O objetivo aqui não é criar uma página no Facebook para o trabalho do Cliente. Falemos de trabalho em rede. Isto permite que todos partilhem informações sobre os clientes, com acesso e relatórios dedicados: acompanhamento de diários, pagamentos em atraso, avisos, litígios, etc., preenchidos tanto pelo gestor de crédito como pelo vendedor. Isto também abre o acesso aos clientes ou parceiros, que podem agora responder através de um acesso dedicado à plataforma, indicando o motivo do litígio, a data de pagamento prevista, o nome do contacto certo, etc. Em suma, para ter acesso ao seu ficheiro e poder actualizá-lo em linha. Isto abre a porta à colaboração tanto a nível interno como externo, com parceiros e clientes. Depois do CRM vem o VCM, Vendor Credit Management. As aplicações móveis ou “Customer Apps” dedicadas em particular ao pessoal de vendas reforçam esta vantagem.