Zarządzanie sporami sądowymi dla menedżerów kredytowych
Zarządzanie sporami z klientami jest kluczowym etapem w cyklu sprzedaży firmy, szczególnie dla specjalistów ds. zarządzania kredytami i windykacji.
Spory te wynikają z różnych wewnętrznych nieprawidłowości w działaniu firmy, związanych z jakością produkcji lub usług, aspektami umownymi, administracyjnymi lub dostawczymi itp. Stanowią one okazję do poprawy organizacji i procesów jakościowych w celu uzyskania zapłaty za rachunek.
Spory są często przyczyną opóźnień w płatnościach, ponieważ dane faktury nie są opłacane przez niezadowolonych klientów. Ważne jest, aby pamiętać, że aby dług był możliwy do odzyskania, musi być płynny, wymagalny (z osiągniętym terminem zapadalności) i pewny (bezsporny). Jednak spór sprawia, że dług staje się niepewny, co utrudnia skuteczne podejście do spornej windykacji. W przypadku sporu prawnego pewność roszczenia jest niezbędna, w przeciwnym razie sprzedawca naraża się na ryzyko przegrania sprawy.
Co więcej, spory mają negatywny wpływ na zadowolenie klientów, zwłaszcza jeśli nie są szybko rozwiązywane. Tak więc, chociaż spory mogą być szkodliwe dla firm (prowadząc do presji na przepływy pieniężne, zwiększonego zapotrzebowania na kapitał obrotowy, utraty wiarygodności i zadowolenia klientów oraz straty czasu na ich rozwiązanie), mogą być również punktem wyjścia do identyfikacji wewnętrznych nieprawidłowości i poprawy sprzedawanych produktów i usług.
Zarządzanie sporami sądowymi i windykacja należności
Identyfikacja i rozpatrywanie sporów jest ściśle powiązane z zarządzaniem należnościami klientów, zarządzaniem kredytami i windykacją. Problem sporów musi być zintegrowany z procesem windykacji, którego celem jest zapewnienie, że faktury są płacone w terminie.
Oznacza to, że pierwsze wezwanie klienta do zapłaty faktur musi mieć miejsce przed terminem płatności, aby uzyskać zobowiązanie do zapłaty i sprawdzić, czy nie ma sporów, które mogłyby utrudnić płatność. W przypadku sporu, to prewencyjne przypomnienie umożliwia jego szybkie wykrycie, dzięki czemu można go szybko rozwiązać i zapłacić fakturę na czas. Celem tego podejścia jest przyspieszenie procesu uzyskiwania płatności w terminie, nawet w przypadku sporu, o ile zostanie on rozwiązany na czas.
Proces zarządzania sporami
W spółce musi zostać ustanowiony proces rozpatrywania sporów w celu określenia ról i obowiązków każdego zaangażowanego działu oraz zapewnienia skutecznego rozpatrywania sporów. Pozostawianie sporów na boku lub zajmowanie się nimi oportunistycznie jest szkodliwe, jak wykazały badania dotyczące wpływu sporów na zadowolenie klientów. Szybkie i skuteczne rozwiązywanie sporów może nawet zwiększyć zadowolenie klientów w porównaniu z sytuacją bez sporu.
Kluczowe czynniki sukcesu dla tego procesu obejmują cross-funkcjonalność (współdzielenie i zrozumienie procesu przez różne zaangażowane działy), wyznaczenie działu odpowiedzialnego za raportowanie kierownictwu ilości i wieku sporów (często dział zarządzania kredytami / windykacji w dużych firmach) oraz płynny przepływ wymiany i działań między osobami odpowiedzialnymi za windykację, administrację sprzedaży i sprzedaż.
Rodzaje sporów
Spory mogą być różnego rodzaju, co wymaga określonego podejścia do ich rozwiązywania. Dlatego ważne jest, aby je skategoryzować w celu poprawy zarządzania nimi. Możemy na przykład rozróżnić spory jakościowe, cenowe i administracyjne, związane z datami wydarzeń, brakującym sprzętem, podwójnym fakturowaniem itp. Każdy rodzaj sporu może mieć maksymalny czas na rozwiązanie, w zależności od jego złożoności.
Odzyskiwanie spornych faktur
Proces windykacji pozasądowej zostaje przerwany na czas rozpatrywania sporu i wznowiony po jego rozwiązaniu. Po rozstrzygnięciu sporu ustalany jest nowy termin płatności faktury, wokół którego wznawiane są działania windykacyjne. Pierwszym krokiem jest uzyskanie obietnicy natychmiastowej zapłaty.
Zarządzanie sporami w ASTON AI
Oprogramowanie windykacyjne ASTON AI oferuje prosty, skuteczny i konfigurowalny moduł do identyfikacji i obsługi sporów. Zakwestionowane faktury są oznaczone kodem sporu i opatrzone komentarzem opisującym problem. Informacje te są przekazywane do windykatora lub przedstawiciela handlowego, który obsługuje i monitoruje spór we współpracy z dedykowanym przepływem pracy. Sporne należności są następnie śledzone dzięki dedykowanemu przepływowi pracy, który umożliwia kontakt z odpowiednimi podmiotami wewnętrznymi w celu przyspieszenia rozwiązywania sporów.
Śledzenie i dostosowywanie sporów za pomocą modułu zarządzania sporami, takiego jak ASTON AI, umożliwia :
- Kategoryzacja i klasyfikacja wszystkich sporów
- Śledzenie ich przy użyciu wspólnego przepływu pracy
- Przyspieszenie rozwiązywania sporów dzięki osi czasu działania
- Każde działanie jest opatrzone datą i osobą odpowiedzialną za działanie
- Zobacz analizę swoich sporów w naszych pulpitach nawigacyjnych
- Usprawnienie procesów poprzez zrozumienie najczęstszych przyczyn sporów
Sporne faktury i kary za opóźnienia w płatnościach
Chociaż w Loi de Modernisation de l’Économie nie ma konkretnej dyrektywy, ogólnie przyjmuje się, że kary za opóźnienia w płatnościach nie mają zastosowania do opóźnień w płatnościach wynikających z udowodnionego sporu. Jednakże, gdy spór zostanie rozstrzygnięty, a dług stanie się pewny, płynny i wymagalny, mogą zostać nałożone kary za opóźnienia w płatnościach.
Dodaj komentarz