Dlaczego warto poprawić wskaźnik DSO?
Zapotrzebowanie na kapitał obrotowy (WCR) to zapotrzebowanie firmy na kapitał odpowiadające opóźnieniu między wypływami gotówki (płatnościami za zakupy) a wpływami (płatnościami za sprzedaż). Jest to kapitał wymagany do sfinansowania cyklu operacyjnego firmy. WCR może być wyrażony jako kwota lub liczba dni.
Jeśli jest obliczany w dniach (DWC: Days Working Capital), WCR jest wynikiem trzech wskaźników:
– DSO (Days Sales Outstanding): liczba dni do otrzymania płatności od klienta.
– DIO (Days Inventories Outstanding): liczba dni, przez które towar pozostaje w magazynie.
– DPO (Days Payable Outstanding): liczba dni do zapłaty dostawcom.
W tym artykule przyjrzymy się konkretnie DSO
Rola i obliczanie DSO
Definicja DSO
DSO jest miarą ryzyka związanego z klientem, wskazującą na skuteczność procesu windykacji firmy oraz jej zdolność do analizowania i przewidywania ryzyka związanego z klientem.
Różnica między teoretycznym DSO a BPDSO (Best Possible DSO) – który mierzy DSO przy założeniu, że wszyscy klienci płacą faktury na czas – służy do pomiaru potencjału poprawy.
Kalul DSO
Jak obliczane jest DSO? Istnieją dwa główne sposoby obliczania DSO: metoda księgowa i metoda „liczenia wstecz” (lub „wycofywania”).
Poprawa DSO jest niezbędna, ponieważ należności handlowe mają bezpośredni wpływ na WCR, a jednak ponad 25% MŚP bankrutuje z powodu braku gotówki, podczas gdy wiele innych przetrwa, ale ich zdolność do innowacji i rozwoju jest utrudniona z powodu braku odpowiedniej gotówki. Ten brak innowacji ma bezpośredni wpływ na ich zdolność do wyróżnienia się na tle konkurencji, a tym samym do rozwoju.
Poprawa wskaźnika DSO – prewencyjna rola kierownika ds. kredytów
Aby poprawić wskaźnik DSO, kierownik ds. kredytów ma 2 krytyczne zadania prewencyjne: analizę wyników i przewidywanie ryzyka klienta. Wszystko we współpracy z różnymi działami firmy, w tym sprzedaży.
Analiza wydajności:
Kierownik ds. kredytów musi być w stanie dokładnie i przede wszystkim szybko analizować wyniki firmy. Muszą oni dysponować zasobami umożliwiającymi monitorowanie zaległych należności, sprzedaży, trendów DSO, starzejącego się salda próbnego oraz wpływu sporów na przepływy pieniężne w czasie rzeczywistym.
Celem kierownika ds. kredytów jest umożliwienie mu korzystania z pulpitów nawigacyjnych w celu identyfikowania obszarów wyników, ale także, a nawet przede wszystkim, obszarów słabych wyników. Menedżer kredytowy będzie w stanie zdefiniować właściwy plan działania w celu poprawy tylko wtedy, gdy będzie w stanie zidentyfikować przyczyny odchyleń od BPDSO (najlepsze możliwe DSO lub teoretyczne DSO). Czy obszar ulepszeń dotyczy określonego segmentu klientów? spółką zależną? obszar geograficzny? agencją? Czy jest to związane z opóźnieniami w płatnościach lub brakiem płatności?
Ta analiza i te pragmatyczne pulpity nawigacyjne pozwolą mu następnie lepiej rozpowszechniać kulturę gotówkową w firmie i lepiej współpracować z działem sprzedaży, na przykład przy definiowaniu polityki handlowej dotyczącej terminów płatności lub limitów kredytowych.
Analiza ta umożliwi również lepsze przewidywanie ryzyka związanego z klientami i lepsze zdefiniowanie strategii zabezpieczania przed ryzykiem.
Analiza ryzyka dla klienta:
Aby poprawić wskaźnik DSO, menedżerowie kredytowi potrzebują narzędzi niezbędnych do zrozumienia ryzyka związanego z klientami. Aby to zrobić, muszą być w stanie łatwo znaleźć wszystkie informacje o swoich klientach w jednym miejscu, w jednej aplikacji do zarządzania kredytami, która jest zarówno prosta, jak i przyjazna dla użytkownika.
Musi również być w stanie dokładnie analizować zmiany w zachowaniach płatniczych każdego klienta poprzez ich punktację.
Obecnie wiele firm oferuje oceny związane głównie z kondycją finansową firmy. Oceny te są niezbędne, ale firmy coraz częściej podzielają pogląd, że firma w dobrej kondycji może być złym płatnikiem, a firma w złej kondycji bardzo dobrym płatnikiem. Co więcej, firma może być bardzo dobrym płatnikiem dla jednego dostawcy i bardzo złym płatnikiem dla innego. Należy również zwrócić uwagę na wpływ poufnych bilansów na zdolność tych firm do oceny kondycji finansowej spółki.
Właśnie dlatego musisz wiedzieć w czasie rzeczywistym, jak zmieniają się zachowania płatnicze klientów w wyniku ich historii z Twoją firmą. W zależności od zachowania płatniczego danego klienta można automatycznie zdefiniować najlepszy scenariusz monitowania i windykacji.
Poprawa DSO – wybory menedżerów kredytowych w zakresie zabezpieczania ryzyka
Menedżer kredytowy może wybrać jedną z dwóch głównych metod zabezpieczenia przed ryzykiem:
Ubezpieczenie kredytu
Dzięki ubezpieczeniu kredytu zarządzający kredytem może przenieść ryzyko braku płatności na stronę trzecią, taką jak Atradius, Euler Hermes, Coface lub inne. Rozwiązanie to jest niezwykle skuteczne, pod warunkiem, że jest precyzyjnie i efektywnie zarządzane, monitorując zmiany limitów gwarancyjnych, umownych okresów wypowiedzenia itp. Istnieją narzędzia upraszczające ten proces zarządzania. Narzędzia te działają jak cyfrowi osobiści asystenci, upraszczając zarządzanie ubezpieczeniem kredytu i powiadamiając kierownika ds. kredytów o istotnych zadaniach (na przykład o tym, czy rzeczywista kwota zaległości jednego z moich klientów przekracza limit gwarancji).
Faktoring
Dzięki faktoringowi firma może otrzymać natychmiastową zapłatę za fakturę, zamiast czekać na termin płatności. Istnieje wiele różnych form faktoringu, w tym tradycyjny faktoring pełny, faktoring delegowany, faktoring całego portfela należności lub jego części na podstawie faktury, z różnymi metodami cesji, takimi jak faktoring liniowy. Ważne jest, aby poświęcić czas na przeanalizowanie rodzaju umowy faktoringowej najlepiej dopasowanej do Twojej firmy. Z technicznego punktu widzenia faktoring będzie wymagał regularnych i powtarzalnych transferów finansowania, które mogą, ale nie muszą być zautomatyzowane, podobnie jak techniczne połączenie z faktorem.
Poprawa DSO – Credit Manager i optymalizacja windykacji należności
Po przeanalizowaniu wyników DSO i ryzyka klienta oraz tego, czy ryzyko jest objęte ubezpieczeniem kredytu lub faktoringiem, kierownik ds. kredytów może skoncentrować się na głównym źródle gotówki: fakturach oczekujących na płatność.
Stacja robocza klienta
W większości firm należności z tytułu dostaw i usług stanowią prawie 40% aktywów firmy. Niestety, w wielu firmach proces windykacji jest nadal zarządzany w dużej mierze ręcznie, szczególnie w małych i średnich przedsiębiorstwach. Zadania są powtarzalne i pochłaniają dużo czasu i zasobów. Zadania te doskonale nadają się do automatyzacji za pomocą algorytmów przetwarzania.
Automatyzacja zadań
Oprogramowanie do automatycznego monitowania umożliwia zautomatyzowanie około 80% działań, koncentrując pracowników na zadaniach o wyższej wartości dodanej, takich jak analiza wydajności i ryzyka klienta, oraz na naprawdę istotnych, priorytetowych zadaniach windykacyjnych. Windykator zawsze będzie miał znacznie większy wpływ na poprawę wskaźnika DSO, dzwoniąc do 5 spraw, które są krytyczne dla przyniesienia gotówki, niż wysyłając 150 mniej lub bardziej standardowych wiadomości e-mail.
Zadania te muszą być zautomatyzowane w inteligentny i spersonalizowany sposób, aby chronić relacje z klientami. Przypomnienie dla dużego konta musi różnić się od przypomnienia dla małego klienta, bardzo dużej faktury od małej, dobrego płatnika od złego płatnika itp. To zróżnicowanie jest kluczowym czynnikiem sukcesu, podobnie jak możliwość łatwej i autonomicznej zmiany listów, wiadomości e-mail lub scenariuszy przypomnień.
Automatyzacja ta musi również umożliwiać prostą i skuteczną współpracę między działami firmy (sprzedaż, doradztwo, zarządzanie kredytami, spory itp.), aby zapewnić bardziej efektywną obsługę opóźnionych płatności. Jest to tak zwany przepływ pracy oparty na współpracy.
Średnio firmy, które wdrożyły tego typu podejście, odnotowują wzrost ściągalności gotówki o ponad 25% i spadek zadań administracyjnych o ponad 50%. Opóźnione płatności są bardzo często dzielone przez 2. Pozwala nam to generować lepsze przepływy pieniężne, szybciej i przy stałych zasobach.
Poprawa wskaźnika DSO – Credit Manager i zarządzanie sporami
Około 35% faktur przeterminowanych o ponad 30 dni jest przedmiotem sporu. Jednak wiele firm nadal jest karanych brakiem możliwości śledzenia sporów lub brakiem narzędzi umożliwiających im skuteczną współpracę nad sporem. Również w tym przypadku istnieją rozwiązania, a dla firmy kluczowe znaczenie ma zapewnienie dobrej identyfikowalności i dobrej współpracy w zakresie tych sporów.
3 główne korzyści: szybsze przetwarzanie sporów, a tym samym szybsze wpływy gotówkowe, większe zadowolenie klientów i lepsza współpraca wewnętrzna.