Porquê melhorar o seu DSO?
As necessidades de fundo de maneio (NFM) são as necessidades de capital de uma empresa que correspondem ao desfasamento temporal entre as saídas de caixa (pagamento de compras) e as entradas (pagamento de vendas). É o capital necessário para financiar o ciclo de funcionamento de uma empresa. O WCR pode ser expresso como um montante ou como um número de dias.
Se for calculado em dias (DWC: Days Working Capital), então o WCR é o resultado de três indicadores:
– DSO (Days Sales Outstanding): número de dias antes de receber o pagamento do cliente
– DIO (Days Inventories Outstanding): número de dias que um item permanece em stock.
– DPO (Days Payable Outstanding): número de dias para pagar aos fornecedores
Neste artigo, analisaremos especificamente a DSO
Papel e cálculo da DSO
Definição de DSO
O DSO é uma medida do risco do cliente, fornecendo uma indicação da eficácia do processo de cobrança de uma empresa e da sua capacidade de analisar e antecipar o risco do cliente.
A diferença entre o DSO teórico ou o BPDSO (Best Possible DSO) – que mede o DSO partindo do princípio de que todos os clientes pagam as suas facturas a tempo – é utilizada para medir o potencial de melhoria.
DSO calul
Como é calculada a DSO? Existem duas formas principais de calcular a DSO: o método contabilístico e o método de “contagem decrescente” (ou “roll back”).
Melhorar o DSO é vital porque as contas a receber têm um impacto direto nas NFM, no entanto, mais de 25% das PME vão à falência devido à falta de liquidez e muitas outras sobrevivem, mas são prejudicadas na sua capacidade de inovar e crescer devido à falta de liquidez adequada. Esta falta de inovação tem um impacto direto na sua capacidade de se diferenciar da concorrência e, por conseguinte, de crescer.
Melhorar o DSO – o papel preventivo do gestor de crédito
Para melhorar o DSO, o gestor de crédito tem duas tarefas preventivas fundamentais: analisar o desempenho e antecipar o risco do cliente. Tudo isto em colaboração com os vários departamentos da empresa, incluindo o comercial.
Análise do desempenho:
O gestor de crédito deve ser capaz de analisar o desempenho da empresa de forma exacta e, sobretudo, rápida. Precisam de ter os recursos necessários para monitorizar em tempo real as contas a receber pendentes, as vendas, as tendências de DSO, o balancete antigo e o impacto dos litígios no fluxo de caixa.
O objetivo do gestor de crédito é poder utilizar os seus painéis de controlo para identificar áreas de desempenho, mas também, e sobretudo, áreas de desempenho insuficiente. O gestor de crédito só poderá definir o plano de ação adequado para a melhoria se conseguir identificar as razões do desvio em relação ao BPDSO (Best Possible DSO ou DSO teórico). A área de melhoria é um segmento específico de clientes? uma filial? uma zona geográfica? uma agência? Está relacionado com atrasos de pagamento ou não pagamento?
Esta análise e estes painéis de controlo pragmáticos permitir-lhe-ão então difundir melhor a cultura de tesouraria na empresa e colaborar melhor com o serviço comercial, por exemplo, na definição da política comercial em matéria de prazos de pagamento ou de limites de crédito.
Esta análise permitir-lhe-á também antecipar melhor o risco dos seus clientes e definir melhor a sua estratégia de cobertura de riscos.
Análise do risco para o cliente:
Para melhorar o seu DSO, os gestores de crédito precisam das ferramentas necessárias para compreender o risco dos seus clientes. Para tal, precisam de poder encontrar facilmente todas as informações sobre os seus clientes num único local, numa única aplicação de software de gestão de crédito que seja simples e fácil de utilizar.
Deve também ser capaz de analisar com precisão as alterações no comportamento de pagamento de cada cliente, classificando o seu comportamento de pagamento.
Atualmente, muitas empresas oferecem classificações ligadas principalmente à saúde financeira da empresa. Estas classificações são essenciais, mas as empresas partilham cada vez mais o ponto de vista de que uma empresa em boa saúde pode ser um mau pagador e uma empresa em má saúde um muito bom pagador. Além disso, uma empresa pode ser um ótimo pagador para um fornecedor e um péssimo pagador para outro. É igualmente importante notar o impacto dos balanços confidenciais na capacidade destas empresas para avaliarem a saúde financeira de uma empresa.
É por isso que precisa de saber em tempo real como o comportamento de pagamento dos seus clientes está a mudar em resultado da sua história com a sua empresa. Em função do comportamento de pagamento de um determinado cliente, pode definir automaticamente o melhor cenário de reclamação e cobrança de dívidas.
Melhorar a DSO – Opções de cobertura de risco dos gestores de crédito
O gestor de crédito pode escolher entre dois métodos principais de cobertura de risco:
Seguro de crédito
Com o seguro de crédito, o gestor de crédito pode transferir o risco de não pagamento para um terceiro, como a Atradius, a Euler Hermes, a Coface ou outras. Esta solução é extremamente eficaz, desde que seja gerida de forma precisa e eficiente, acompanhando as alterações dos limites de garantia, os prazos de pré-aviso contratuais, etc. Existem ferramentas para simplificar este processo de gestão. Estas ferramentas actuam como assistentes pessoais digitais para simplificar a gestão do seguro de crédito e notificar o gestor de crédito de tarefas essenciais (por exemplo, se o montante real em dívida de um dos meus clientes excede o limite da garantia).
Factoring
Com o factoring, uma empresa pode receber imediatamente o pagamento de uma fatura em vez de ter de esperar pela data de vencimento. Existem muitas formas diferentes de factoring, incluindo o tradicional factoring integral, o factoring delegado, o factoring de toda a carteira de créditos, ou de parte dela, com base em facturas, com diferentes métodos de cessão, como o factoring linha a linha. É essencial analisar com tempo o tipo de contrato de factoring mais adequado à sua empresa. Do ponto de vista técnico, o factoring exigirá transferências regulares e recorrentes de financiamento, que podem ou não ser automatizadas, tal como a ligação técnica ao fator.
Melhorar o seu DSO – O gestor de crédito e a otimização da cobrança de dívidas
Depois de analisar o desempenho do DSO e o risco do cliente, e se o risco está ou não coberto por um seguro de crédito ou factoring, o gestor de crédito pode concentrar-se numa importante fonte de dinheiro: facturas a aguardar pagamento.
A estação de trabalho do cliente
Na maioria das empresas, os créditos comerciais representam quase 40% dos activos da empresa. Infelizmente, em muitas empresas, o processo de cobrança de dívidas continua a ser gerido em grande parte manualmente, sobretudo nas PME. As tarefas são repetitivas e consomem muito tempo e recursos. Estas tarefas são perfeitamente susceptíveis de serem automatizadas através de algoritmos de processamento.
Automatização de tarefas
O software de cobrança automática permite então automatizar cerca de 80% das acções, concentrando os funcionários em tarefas de maior valor acrescentado, como a análise do desempenho e do risco do cliente, e nas tarefas de cobrança realmente essenciais e prioritárias. Um cobrador de dívidas terá sempre um impacto muito maior na melhoria da DSO se telefonar para os 5 casos que são críticos para a entrada de dinheiro do que se enviar 150 e-mails mais ou menos normais.
Estas tarefas devem ser automatizadas de forma inteligente e personalizada para proteger a relação com o cliente. O lembrete para uma grande conta deve ser diferente do lembrete para um pequeno cliente, uma fatura muito grande de uma pequena, um bom pagador de um mau pagador, etc… Esta diferenciação é um fator-chave de sucesso, tal como a capacidade de alterar facilmente e de forma autónoma as cartas, os e-mails ou os cenários de lembrete.
Esta automatização deve também permitir uma colaboração simples e eficaz entre os serviços da empresa (vendas, aconselhamento, gestão de crédito, litígios, etc.) para garantir uma maior eficácia no tratamento dos atrasos de pagamento. Isto é conhecido como fluxo de trabalho colaborativo.
Em média, as empresas que implementaram este tipo de abordagem vêem a sua coleta de dinheiro aumentar em mais de 25% e as suas tarefas administrativas diminuírem em mais de 50%. Os pagamentos em atraso são muitas vezes divididos por 2. Isto permite-nos gerar um melhor fluxo de caixa, mais rapidamente e com recursos constantes.
Melhorar o seu DSO – O gestor de crédito e a gestão de litígios
Cerca de 35% das facturas com mais de 30 dias de atraso estão associadas a um litígio. No entanto, muitas empresas continuam a ser penalizadas pela falta de rastreabilidade dos litígios ou pela falta de ferramentas que lhes permitam colaborar eficazmente num litígio. Mais uma vez, existem soluções e é essencial que uma empresa seja capaz de assegurar uma boa rastreabilidade e uma boa colaboração em torno destes litígios.
3 grandes benefícios: processamento mais rápido dos litígios e, por conseguinte, recebimentos de caixa mais rápidos, maior satisfação do cliente e melhor colaboração interna.