Perché migliorare il DSO?
Il fabbisogno di capitale circolante (WCR) è il fabbisogno di capitale di un’azienda che corrisponde allo scarto temporale tra i flussi di cassa in uscita (pagamento degli acquisti) e in entrata (pagamento delle vendite). Si tratta del capitale necessario per finanziare il ciclo operativo di un’azienda. Il WCR può essere espresso come importo o come numero di giorni.
Se viene calcolato in giorni (DWC: Days Working Capital), il WCR è il risultato di tre indicatori:
– DSO (Days Sales Outstanding): numero di giorni prima di ricevere il pagamento dal cliente.
– DIO (Days Inventories Outstanding): numero di giorni in cui un articolo rimane in magazzino.
– DPO (Days Payable Outstanding): numero di giorni per pagare i fornitori
In questo articolo esamineremo nello specifico il DSO
Ruolo e calcolo del DSO
Definizione di DSO
Il DSO è una misura del rischio cliente, che fornisce un’indicazione dell’efficacia del processo di raccolta di un’azienda e della sua capacità di analizzare e anticipare il rischio cliente.
La differenza tra il DSO teorico o il BPDSO (Best Possible DSO) – che misura il DSO ipotizzando che tutti i clienti paghino le fatture in tempo – viene utilizzata per misurare il potenziale di miglioramento.
Calcolo del DSO
Come si calcola il DSO? Esistono due metodi principali per calcolare il DSO: il metodo contabile e il metodo del “count back” (o “roll back”).
Migliorare il DSO è fondamentale perché i crediti commerciali hanno un impatto diretto sul WCR, ma più del 25% delle PMI fallisce per mancanza di liquidità e molte altre sopravvivono ma sono ostacolate nella loro capacità di innovare e crescere dalla mancanza di liquidità adeguata. Questa mancanza di innovazione ha un impatto diretto sulla loro capacità di differenziarsi dalla concorrenza e quindi di crescere.
Migliorare il DSO – il ruolo preventivo del Credit Manager
Per migliorare il DSO, il Credit Manager ha due compiti critici di prevenzione: analizzare la performance e anticipare il rischio del cliente. Il tutto in collaborazione con i vari dipartimenti dell’azienda, compreso quello delle vendite.
Analisi delle prestazioni:
Il Credit Manager deve essere in grado di analizzare le performance dell’azienda in modo fine e, soprattutto, rapido. Devono disporre delle risorse necessarie per monitorare in tempo reale i crediti insoluti, le vendite, l’andamento del DSO, il bilancio invecchiato e l’impatto delle controversie sul flusso di cassa.
L’obiettivo del credit manager è quello di poter utilizzare i suoi cruscotti per identificare le aree di performance, ma anche e soprattutto le aree di sottoperformance. Il credit manager potrà definire il giusto piano d’azione per il miglioramento solo se riuscirà a identificare le ragioni dello scostamento dal BPDSO (Best Possible DSO o DSO teorico). L’area di miglioramento è un segmento di clientela specifico? una filiale? un’area geografica? un’agenzia? È legato a ritardi di pagamento o a mancati pagamenti?
Questa analisi e questi cruscotti pragmatici gli permetteranno di diffondere meglio la cultura del contante all’interno dell’azienda e di collaborare meglio con il reparto vendite, ad esempio per definire la politica commerciale sulle scadenze di pagamento o sui limiti di credito.
Questa analisi consentirà anche di anticipare meglio il rischio dei clienti e di definire meglio la strategia di copertura del rischio.
Analisi del rischio del cliente:
Per migliorare il DSO, i credit manager hanno bisogno degli strumenti necessari per comprendere il rischio dei clienti. A tal fine, devono essere in grado di trovare facilmente tutte le informazioni sui loro clienti in un unico posto, in un’unica applicazione software di gestione del credito che sia semplice e facile da usare.
Deve inoltre essere in grado di analizzare con precisione i cambiamenti nel comportamento di pagamento di ciascun cliente, assegnando un punteggio al suo comportamento di pagamento.
Oggi molte aziende offrono punteggi legati soprattutto alla salute finanziaria dell’azienda. Questi punteggi sono essenziali, ma le aziende condividono sempre più l’idea che un’azienda in buona salute può essere un cattivo pagatore e un’azienda in cattiva salute un ottimo pagatore. Inoltre, un’azienda può essere un ottimo pagatore per un fornitore e un pessimo pagatore per un altro. È inoltre importante notare l’impatto dei bilanci riservati sulla capacità di queste società di valutare la salute finanziaria di un’azienda.
Per questo motivo è necessario sapere in tempo reale come cambia il comportamento di pagamento dei clienti in seguito alla loro storia con la vostra azienda. In base al comportamento di pagamento di un determinato cliente, è possibile definire automaticamente il migliore scenario di sollecito e recupero crediti.
Miglioramento del DSO – Scelte di copertura del rischio dei gestori del credito
Il gestore del credito può scegliere tra due metodi principali di copertura del rischio:
Assicurazione del credito
Con l’assicurazione del credito, il gestore del credito può trasferire il rischio di mancato pagamento a una terza parte, come Atradius, Euler Hermes, Coface o altri. Questa soluzione è estremamente efficace, a condizione che sia gestita in modo preciso ed efficiente, monitorando le variazioni dei limiti di garanzia, i periodi di preavviso contrattuale, ecc. Esistono strumenti per semplificare questo processo di gestione. Questi strumenti fungono da assistenti personali digitali per semplificare la gestione dell’assicurazione del credito e notificare al credit manager le attività essenziali (ad esempio, se l’importo effettivo dell’insoluto di uno dei miei clienti supera il limite di garanzia).
Factoring
Con il factoring, un’azienda può essere pagata immediatamente per una fattura invece di dover aspettare la data di scadenza. Esistono diverse forme di factoring, tra cui il tradizionale full factoring, il factoring delegato, il factoring dell’intero portafoglio crediti, o di parte di esso, su base fattura, con diverse modalità di cessione, come il factoring line-by-line. È essenziale prendersi il tempo necessario per analizzare il tipo di contratto di factoring più adatto alla vostra azienda. Da un punto di vista tecnico, il factoring richiede trasferimenti regolari e ricorrenti di finanziamenti, che possono essere o meno automatizzati, così come il collegamento tecnico con il factor.
Migliorare il DSO – Il Credit Manager e l’ottimizzazione del recupero crediti
Dopo aver analizzato l’andamento del DSO e il rischio cliente, e se il rischio è coperto o meno dall’assicurazione del credito o dal factoring, il credit manager può concentrarsi su una delle principali fonti di liquidità: le fatture in attesa di pagamento.
La stazione di lavoro client
Nella maggior parte delle aziende, i crediti commerciali rappresentano quasi il 40% delle attività aziendali. Purtroppo, in molte aziende il processo di recupero crediti è ancora gestito in gran parte manualmente, soprattutto nelle PMI. Le attività sono ripetitive e consumano molto tempo e risorse. Questi compiti sono perfettamente idonei all’automazione mediante algoritmi di elaborazione.
Automazione dei compiti
Il software di sollecito automatico consente di automatizzare circa l’80% delle azioni, concentrando i dipendenti su attività a più alto valore aggiunto, come l’analisi delle prestazioni e dei rischi per i clienti, e sulle attività di riscossione veramente essenziali e prioritarie. Un esattore avrà sempre un impatto molto maggiore sul miglioramento del DSO chiamando i 5 casi critici per portare contanti piuttosto che inviando 150 email più o meno standard.
Queste attività devono essere automatizzate in modo intelligente e personalizzato per proteggere la relazione con il cliente. Il promemoria per un cliente importante deve essere diverso da quello per un piccolo cliente, per una fattura molto grande da una piccola, per un buon pagatore da un cattivo pagatore, ecc. Questa differenziazione è un fattore chiave per il successo, così come la possibilità di cambiare facilmente e autonomamente le lettere, le e-mail o gli scenari di sollecito.
L’automazione deve anche consentire una collaborazione semplice ed efficace tra i reparti dell’azienda (vendite, consulenza, gestione dei crediti, contenziosi, ecc. Questo è noto come flusso di lavoro collaborativo.
In media, le aziende che hanno implementato questo tipo di approccio vedono aumentare gli incassi di oltre il 25% e ridurre le attività amministrative di oltre il 50%. I ritardi di pagamento sono molto spesso divisi per 2. Questo ci permette di generare un flusso di cassa migliore, più velocemente e con risorse costanti.
Migliorare il DSO – Il Credit Manager e la gestione delle controversie
Circa il 35% delle fatture scadute da oltre 30 giorni sono collegate a una controversia. Tuttavia, molte aziende sono ancora penalizzate dalla mancanza di tracciabilità delle controversie o dalla mancanza di strumenti che consentano loro di collaborare efficacemente a una controversia. Anche in questo caso, le soluzioni esistono ed è fondamentale che l’azienda sia in grado di garantire una buona tracciabilità e una buona collaborazione in merito a queste controversie.
3 vantaggi principali: un’elaborazione più rapida delle controversie e quindi incassi più rapidi, una maggiore soddisfazione dei clienti e una migliore collaborazione interna.