¿Por qué mejorar su DSO?
Las necesidades de capital circulante (NFT) son las necesidades de capital de una empresa correspondientes al desfase temporal entre las salidas de tesorería (pago de las compras) y las entradas (pago de las ventas). Es el capital necesario para financiar el ciclo de explotación de una empresa. El WCR puede expresarse en importe o en número de días.
Si se calcula en días (DWC: Days Working Capital), entonces WCR es el resultado de tres indicadores:
– DSO (Days Sales Outstanding): número de días antes de recibir el pago del cliente.
– DIO (Days Inventories Outstanding): número de días que un artículo permanece en existencias.
– DPO (Days Payable Outstanding): número de días para pagar a los proveedores.
En este artículo nos centraremos específicamente en DSO
Función y cálculo del DSO
Definición de DSO
El DSO es una medida del riesgo de los clientes, que proporciona una indicación de la eficacia del proceso de cobro de una empresa y de su capacidad para analizar y anticipar el riesgo de los clientes.
La diferencia entre el DSO teórico o el BPDSO (Best Possible DSO) -que mide el DSO suponiendo que todos los clientes pagan sus facturas a tiempo- se utiliza para medir el potencial de mejora.
DSO calul
¿Cómo se calcula el DSO? Existen dos métodos principales para calcular el DSO: el método contable y el método «count back» (o «roll back»).
Mejorar el DSO es esencial porque los créditos comerciales tienen un impacto directo en el WCR y, sin embargo, más del 25% de las PYME quiebran por falta de liquidez, mientras que muchas otras sobreviven pero ven obstaculizada su capacidad de innovación y crecimiento por la falta de liquidez adecuada. Esta falta de innovación repercute directamente en su capacidad para diferenciarse de la competencia y, por tanto, para crecer.
Mejorar el DSO: el papel preventivo del gestor de créditos
Para mejorar el DSO, el gestor de créditos tiene 2 tareas preventivas fundamentales: analizar el rendimiento y anticipar el riesgo de los clientes. Todo ello en colaboración con los distintos departamentos de la empresa, incluido el de ventas.
Análisis del rendimiento:
El gestor de créditos debe ser capaz de analizar los resultados de la empresa con precisión y, sobre todo, rapidez. Necesitan disponer de los recursos necesarios para supervisar en tiempo real los créditos pendientes, las ventas, las tendencias de los cobros pendientes, el balance de sumas pendientes y el impacto de los litigios en el flujo de caja.
El objetivo para el gestor de créditos es poder utilizar sus cuadros de mando para identificar las áreas de rendimiento, pero también y sobre todo las áreas de bajo rendimiento. El gestor de créditos sólo podrá definir el plan de acción adecuado para la mejora si puede identificar las razones de la desviación con respecto al BPDSO (Best Possible DSO o DSO teórico). ¿Es el área de mejora un segmento específico de clientes? ¿una filial? ¿una zona geográfica? ¿una agencia? ¿Está vinculada a la morosidad o al impago?
Este análisis y estos cuadros de mando pragmáticos le permitirán entonces difundir mejor la cultura de caja en la empresa y colaborar mejor con el departamento comercial, por ejemplo para definir la política comercial en materia de plazos de pago o límites de crédito.
Este análisis también le permitirá anticipar mejor el riesgo de sus clientes y definir mejor su estrategia de cobertura de riesgos.
Análisis del riesgo del cliente:
Para mejorar su DSO, los gestores de créditos necesitan las herramientas necesarias para comprender el riesgo de sus clientes. Para ello, necesitan poder encontrar fácilmente toda la información de sus clientes en un solo lugar, en una única aplicación de software de gestión de créditos que sea a la vez sencilla y fácil de usar.
También debe ser capaz de analizar con precisión los cambios en el comportamiento de pago de cada cliente puntuándolos.
Hoy en día, muchas empresas ofrecen puntuaciones vinculadas principalmente a la salud financiera de la empresa. Estas puntuaciones son esenciales, pero las empresas comparten cada vez más la opinión de que una empresa con buena salud puede ser una mala pagadora y una empresa con mala salud una muy buena pagadora. Además, una empresa puede ser muy buena pagadora de un proveedor y muy mala pagadora de otro. También es importante señalar el impacto de los balances confidenciales en la capacidad de estas empresas para evaluar la salud financiera de una compañía.
Por eso necesita saber en tiempo real cómo está cambiando el comportamiento de pago de sus clientes como resultado de su historial con su empresa. En función del comportamiento de pago de un cliente determinado, puede definir automáticamente el mejor escenario de reclamación y cobro de deudas.
Mejora del DSO – Opciones de cobertura de riesgos de los gestores de créditos
El gestor de créditos puede elegir entre 2 métodos principales de cobertura del riesgo:
Seguro de crédito
Con el seguro de crédito, el gestor de créditos puede transferir el riesgo de impago a un tercero como Atradius, Euler Hermes, Coface u otros. Esta solución es extremadamente eficaz, siempre que se gestione con precisión y eficacia, controlando los cambios en los límites de garantía, los plazos de preaviso contractuales, etc. Existen herramientas para simplificar este proceso de gestión. Estas herramientas actúan como asistentes personales digitales para simplificar la gestión del seguro de crédito y notificar al gestor de créditos las tareas esenciales (por ejemplo, si el importe pendiente real de uno de mis clientes supera el límite de la garantía).
Factoring
Con el factoring, una empresa puede cobrar inmediatamente una factura en lugar de tener que esperar a la fecha de vencimiento. Existen muchas formas diferentes de factoring, como el factoring completo tradicional, el factoring delegado, el factoring de toda la cartera de créditos, o de parte de ella, sobre la base de facturas, con diferentes métodos de cesión, como el factoring línea por línea. Es esencial dedicar tiempo a analizar el tipo de contrato de factoring más adecuado para su empresa. Desde un punto de vista técnico, el factoring requerirá transferencias regulares y recurrentes de financiación, que pueden estar automatizadas o no , al igual que el vínculo técnico con el factor.
Mejorar su DSO – El gestor de créditos y la optimización del cobro de deudas
Tras analizar los resultados de los cobros pendientes y el riesgo de los clientes, y si el riesgo está cubierto o no por el seguro de crédito o el factoring, el gestor de créditos puede concentrarse en una importante fuente de tesorería: las facturas pendientes de pago.
El puesto cliente
En la mayoría de las empresas, los créditos comerciales representan casi el 40% de los activos de la empresa. Por desgracia, en muchas empresas el proceso de cobro de deudas sigue gestionándose en gran medida manualmente, sobre todo en las PYME. Las tareas son repetitivas y consumen mucho tiempo y recursos. Estas tareas son perfectamente susceptibles de automatización mediante algoritmos de procesamiento.
Automatización de tareas
El software de reclamación automática permite entonces automatizar alrededor del 80% de las acciones, centrando a los empleados en tareas de mayor valor añadido, como el análisis del rendimiento y el riesgo de los clientes, y en las tareas de cobro realmente esenciales y prioritarias. Un cobrador siempre tendrá un impacto mucho mayor en la mejora del DSO llamando a los 5 casos críticos para conseguir efectivo que enviando 150 correos electrónicos más o menos estándar.
Estas tareas deben automatizarse de forma inteligente y personalizada para proteger la relación con el cliente. El recordatorio para una cuenta importante debe ser diferente del recordatorio para un cliente pequeño, una factura muy grande de una pequeña, un buen pagador de un mal pagador, etc… Esta diferenciación es un factor clave del éxito, al igual que la capacidad de cambiar fácilmente y de forma autónoma las cartas, los correos electrónicos o los escenarios de los recordatorios.
Esta automatización también debe permitir una colaboración sencilla y eficaz entre los departamentos de la empresa (ventas, asesoramiento, gestión de créditos, litigios, etc.) para que los retrasos se traten con más eficacia. Es lo que se conoce como flujo de trabajo colaborativo.
Por término medio, las empresas que han aplicado este tipo de enfoque ven aumentar su recaudación en efectivo en más de un 25% y reducir sus tareas administrativas en más de un 50%. Los pagos atrasados suelen dividirse por 2. Esto nos permite generar mejor flujo de caja, más rápido y con recursos constantes.
Mejorar su DSO – El gestor de créditos y la gestión de litigios
Alrededor del 35% de las facturas con más de 30 días de retraso son objeto de litigio. Sin embargo, muchas empresas siguen viéndose penalizadas por la falta de trazabilidad de los litigios o por la falta de herramientas que les permitan colaborar eficazmente en un litigio. Una vez más, existen soluciones y es esencial que una empresa pueda garantizar una buena trazabilidad y una buena colaboración en torno a estos litigios.
3 grandes ventajas: tramitación más rápida de los litigios y, por tanto, cobros más rápidos, mayor satisfacción de los clientes y mejor colaboración interna.