Verbesserung der DSO, warum?
Der Bedarf an Betriebskapital (BFR) ist der Kapitalbedarf eines Unternehmens, der sich aus der zeitlichen Differenz zwischen den ausgehenden Liquiditätsströmen (Bezahlung von Einkäufen) und den eingehenden Liquiditätsströmen (Bezahlung von Verkäufen) ergibt. Es handelt sich also um das Kapital, das zur Finanzierung des Geschäftszyklus eines Unternehmens benötigt wird. Die MFR kann als Betrag oder als Anzahl von Tagen ausgedrückt werden.
Wenn sie in Tagen (DWC: Days Working Capital) berechnet wird, ist die BFR dann das Ergebnis von drei Indikatoren:
– DSO (Days Sales Outstanding): Anzahl der Tage, die vergehen, bis der Kunde die Zahlung erhält.
– DIO (Days Inventories Outstanding): Die Anzahl der Tage, die ein Gut auf Lager bleibt.
– DPO (Days Payable Outstanding): Anzahl der Tage bis zur Bezahlung der Lieferanten
In diesem Artikel werden wir uns speziell mit der DSO beschäftigen
Rolle und Berechnung der DSO
DSO Definition
Die DSO zeigt das Kundenrisiko an und ermöglicht es, die Effizienz des Inkassoprozesses eines Unternehmens und seine Fähigkeit, das Kundenrisiko zu analysieren und zu antizipieren, zu präzisieren.
Die Abweichung von der theoretischen DSO oder BPDSO (Best Possible DSO) – die die DSO unter der Annahme misst, dass alle Kunden ihre Rechnungen zum Fälligkeitsdatum bezahlen – dient als Maß für die mögliche Verbesserung.
DSO calul
Wie wird die DSO berechnet? Es gibt hauptsächlich 2 Formen der DSO-Berechnung, die Buchführungsmethode und die „count back“-Methode (oder „roll back“-Methode oder durch Ausschöpfung des Umsatzes oder Bereinigung der Außenstände).
Die Verbesserung der DSO ist unerlässlich, da sich die Debitorenposition direkt auf die Kapitalbindung auswirkt. Mehr als 25% der KMU gehen jedoch aufgrund von Bargeldmangel in Konkurs, und sehr viele andere überleben zwar, werden aber in ihrer Innovations- und Wachstumsfähigkeit behindert, weil sie nicht über ausreichende Barmittel verfügen. Dieser Mangel an Innovation wirkt sich dann direkt auf ihre Fähigkeit aus, sich von der Konkurrenz zu unterscheiden und somit zu wachsen.
Verbesserung der DSO – die präventive Rolle des Credit Managers
Um die DSO zu verbessern, hat der Credit Manager zwei kritische präventive Aufgaben: die Analyse der Leistung und die Antizipation des Kundenrisikos. Dies geschieht in Zusammenarbeit mit den verschiedenen Abteilungen des Unternehmens, darunter auch die Verkaufsleitung.
Analyse der Leistung:
Der Credit Manager muss in der Lage sein, die Leistung des Unternehmens genau und vor allem schnell zu analysieren. Er muss über die Ressourcen verfügen, um die Außenstände der Kunden, die Verkäufe, die Entwicklung der DSO, die Bilanz oder die Auswirkungen von Rechtsstreitigkeiten auf den Cashflow in Echtzeit verfolgen zu können.
Das Ziel des Kreditmanagers ist es, mithilfe seiner Dashboards die Leistungsbereiche, aber auch und vor allem die Unterleistungsbereiche zu identifizieren. Der Kreditmanager kann nur dann den richtigen Aktionsplan zur Verbesserung festlegen, wenn er die Gründe für die Abweichung von der BPDSO (Best Possible DSO oder theoretische DSO) identifizieren kann. Handelt es sich bei der Verbesserungszone um ein bestimmtes Kundensegment? eine Tochtergesellschaft? ein geografisches Gebiet? eine Agentur? Ist sie eher mit verspäteten oder unbezahlten Zahlungen verbunden?
Diese pragmatischen Analysen und Dashboards ermöglichen es ihm dann, die Cash-Kultur im Unternehmen besser zu verbreiten und besser mit der Verkaufsleitung zusammenzuarbeiten, z. B. bei der Festlegung der Geschäftspolitik in Bezug auf Zahlungsfristen oder Kreditlimits.
Diese Analyse wird es ihr auch ermöglichen, ihr Kundenrisiko besser zu antizipieren und ihre Strategie zur Risikoabsicherung besser zu definieren.
Analyse des Kundenrisikos:
Um seine DSO zu verbessern, benötigt der Kreditmanager die notwendigen Instrumente, um sein Kundenrisiko richtig zu verstehen. Dazu muss er alle Kundeninformationen an einem Ort, in einer einzigen Kreditmanagementsoftware auf einfache und ergonomische Weise leicht finden können.
Er muss auch von einer genauen Analyse der Entwicklung des Zahlungsverhaltens jedes Kunden durch ein Scoring dieses Zahlungsverhaltens profitieren können.
Heutzutage bieten viele Unternehmen Scorings an, die sich hauptsächlich auf die finanzielle Gesundheit des Unternehmens beziehen. Diese Scorings sind unerlässlich, aber die Unternehmen teilen zunehmend die Ansicht, dass ein gesundes Unternehmen ein schlechter Zahler und ein ungesundes Unternehmen ein sehr guter Zahler sein kann. Außerdem kann ein Unternehmen bei einem Lieferanten ein sehr guter und bei einem anderen ein sehr schlechter Zahler sein. Wichtig ist auch die Auswirkung der vertraulichen Bilanzen auf die Fähigkeit dieser Unternehmen, die finanzielle Gesundheit eines Unternehmens zu beurteilen.
Daher ist es wichtig, in Echtzeit zu wissen, wie sich das Zahlungsverhalten Ihres Kunden im Hinblick auf seine Geschichte mit Ihrem Unternehmen entwickelt. Je nachdem, wie sich das Zahlungsverhalten eines bestimmten Kunden entwickelt, können Sie automatisch das beste Szenario für die Mahnung und den Einzug von Forderungen festlegen.
Verbesserung der DSO – Die Risikoabsicherungsentscheidungen des Credit Managers
Der Kreditmanager kann im Wesentlichen 2 Methoden zur Absicherung des Risikos wählen:
Die Kreditversicherung
Mithilfe der Kreditversicherung kann der Kreditmanager sein Risiko von Zahlungsausfällen auf einen Dritten wie Atradius, Euler Hermes, Coface oder andere auslagern. Diese Lösung ist äußerst effektiv, wenn sie genau und effizient gesteuert wird, die Entwicklung der Garantiegrenzen, die vertraglichen Vorwarnzeiten usw. verfolgt werden. Es gibt Instrumente, mit denen diese Steuerung vereinfacht werden kann. Diese Tools fungieren als digitale persönliche Assistenten, um die Verwaltung der Kreditversicherung zu vereinfachen und den Kreditmanager über wichtige Aufgaben zu benachrichtigen (übersteigt der tatsächliche Außenstand eines meiner Kunden z. B. das Garantielimit).
Factoring
Durch Factoring kann das Unternehmen eine Rechnung sofort bezahlt bekommen, anstatt auf das Fälligkeitsdatum warten zu müssen. Es gibt viele verschiedene Formen des Factorings: klassisches Full-Factoring, delegiertes Factoring, Factoring des gesamten Debitorenpostens, eines Teils davon, Factoring auf Rechnung, mit unterschiedlichen Abtretungsmodalitäten wie z.B. Zeile-für-Zeile. Es ist von entscheidender Bedeutung, dass Sie sich die Zeit nehmen, um zu analysieren, welche Art von Factoringvertrag am besten zu Ihrem Unternehmen passt. Aus technischer Sicht erfordert Factoring regelmäßige und wiederkehrende Finanzierungsabtretungen, die ebenso wie die technische Verbindung zum Factor automatisiert werden können oder auch nicht.
Verbesserung der DSO – Der Credit Manager und die Optimierung des Forderungseinzugs
Der Kreditmanager kann sich nach der Analyse der DSO-Performance und des Kundenrisikos sowie der Absicherung des Risikos durch Kreditversicherung oder Factoring auf eine wichtige Cash-Quelle konzentrieren: die noch ausstehenden Rechnungen.
Der Client-Posten
Die Debitorenposition macht in den meisten Unternehmen fast 40% der Vermögenswerte des Unternehmens aus. Leider wird der Prozess des Forderungseinzugs in sehr vielen Unternehmen noch überwiegend manuell abgewickelt, insbesondere in kleinen und mittleren Unternehmen. Die Aufgaben wiederholen sich und verbrauchen viel Zeit und Ressourcen. Diese Aufgaben können durchaus für eine Automatisierung durch Verarbeitungsalgorithmen in Frage kommen.
Automatisierung von Aufgaben
Die Software für das automatische Mahnwesen ermöglicht dann die Automatisierung von etwa 80% der Aktionen und fokussiert die Mitarbeiter auf Aufgaben mit höherem Mehrwert wie die Analyse der Leistung, des Kundenrisikos und auf die wirklich wesentlichen und vorrangigen Aufgaben des Inkassos. Ein Inkassomitarbeiter wird immer noch viel mehr Einfluss auf die Verbesserung der DSO haben, wenn er die fünf kritischen Fälle anruft, um das Geld hereinzuholen, als wenn er 150 mehr oder weniger standardisierte E-Mails schreibt.
Die Automatisierung dieser Aufgaben muss auf intelligente und persönliche Weise erfolgen, um die Kundenbeziehung zu schützen. Die Mahnung eines Großkunden muss sich von der Mahnung eines Kleinkunden unterscheiden, ein sehr hoher Rechnungsbetrag von einem kleinen, ein guter Zahler von einem schlechten Zahler, etc. Diese Differenzierung ist ein Schlüsselfaktor für den Erfolg, ebenso wie die Fähigkeit, die Briefe, E-Mails oder Mahnungsszenarien sehr einfach und selbstständig weiterzuentwickeln.
Diese Automatisierung soll auch eine einfache und effiziente Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen des Unternehmens (Verkauf, Advanced, Credit Management, Rechtsstreitigkeiten, …) ermöglichen, um eine effizientere Bearbeitung von Verzögerungen zu ermöglichen. Man spricht dann von einem kollaborativen Workflow.
Unternehmen, die einen solchen Ansatz eingeführt haben, verzeichnen im Durchschnitt einen Anstieg des Bargeldeingangs um mehr als 25 % und eine Verringerung des Verwaltungsaufwands um mehr als 50 %. Zahlungsverzögerungen werden sehr häufig durch zwei geteilt. Dadurch kann schneller und bei gleichbleibenden Ressourcen ein besserer Cashflow generiert werden.
Verbesserung der DSO – Der Credit Manager und das Management von Streitfällen
Etwa 35% der Rechnungen, die mehr als 30 Tage überfällig sind, stehen im Zusammenhang mit einem Rechtsstreit. Viele Unternehmen sind jedoch immer noch benachteiligt, weil sie Streitigkeiten nicht nachvollziehen können oder weil es ihnen an einem Instrument fehlt, das ihnen eine effektive Zusammenarbeit bei einem Streitfall ermöglicht. Auch hier gibt es Lösungen und es ist für ein Unternehmen von entscheidender Bedeutung, dass es in der Lage ist, eine gute Nachvollziehbarkeit und Zusammenarbeit in Bezug auf diese Streitigkeiten sicherzustellen.
3 Hauptvorteile: schnellere Bearbeitung von Rechtsstreitigkeiten und damit schnellerer Geldeingang, höhere Kundenzufriedenheit und bessere interne Zusammenarbeit