A otimização da gestão ou a adoção de certos reflexos continua a ser uma necessidade para todos os empresários e gestores, e deve ser feita o mais a montante possível. Se tende a dizer a si próprio que pode executar os seus processos mais tarde, quando tiver tempo, deve estar ciente de que corre o risco de perder dados, de ter dificuldade em recuperar alguns deles ou, muito simplesmente, de ter de passar muito tempo a aprender sobre software e a integrar os dados acumulados.
Mantenha a sua faturação actualizada
Muitas vezes esquecemo-nos disto, mas uma empresa bem gerida começa obviamente com uma faturação actualizada. Quando falamos de faturação, estamos obviamente a falar de todo o processo, desde a conversa com o seu potencial cliente, passando pela emissão de um orçamento, até à emissão da sua fatura.
De um modo geral, trata-se de poupar tempo, pelo que é necessário poder passar de um orçamento a uma fatura com apenas alguns cliques. O mesmo se aplica ao registo do histórico de trocas de impressões com o seu cliente ou potencial cliente, que geralmente gosta de se sentir importante e ouvido. Ninguém gosta de ter de repetir e explicar tudo de novo, por isso poupa tempo e poupa-lhes tempo também. Como pode haver vários contactos, a possibilidade de partilhar certos dados pode também revelar-se útil, por exemplo, permitindo que os representantes comerciais transmitam certas informações ao serviço pós-venda.
Criação de bases de dados fiáveis
De um modo geral, o que importa é ter bases de dados fiáveis e actualizadas. Esta atividade pode parecer morosa no início, pelo que algumas pessoas a negligenciam. Em primeiro lugar, porque consideram que é uma perda de tempo. É evidente que quanto maior for o número de clientes, mais ineficaz será uma simples folha de cálculo do Excel, mas também é importante ter em conta que os diferentes pacotes de software lhe dão muitas vezes a oportunidade de poupar tempo, oferecendo-lhe atalhos para muitas das suas acções. Em segundo lugar, porque por vezes é necessário aprender a utilizar o software, o que pode desmotivar muitas pessoas, especialmente quando sentem que já estão a ficar sem tempo. No entanto, a médio prazo, é muitas vezes uma poupança de tempo e será difícil recuperar o atraso se não as puser em prática desde o início. Finalmente, porque a informação pode perder-se e pode não ser possível encontrá-la novamente.
Relatórios fáceis
Pode parecer trivial, mas o seu software deve permitir-lhe aceder facilmente a informações importantes. Devem ser fáceis de consultar e a possibilidade de comunicação não deve ser descurada. Uma das bases continua a ser o acesso, por exemplo, aos seus orçamentos ou facturas pendentes, para que possa enviar lembretes e não se “esquecer”, por exemplo, de um potencial cliente a quem tenha enviado um orçamento. Idealmente, as suas diferentes ferramentas ou bases de dados devem estar sincronizadas para evitar a tarefa entediante de ter de integrar dados quando já os inseriu noutro local. O software em modo SAAS pode ser muito útil porque pode ser acedido a partir de qualquer lugar, para não mencionar o facto de que alguns oferecem cofres digitais que podem fornecer uma garantia legal ou simplesmente evitar a perda de dados se, por exemplo, partir o seu computador.
Melhorar as colecções
A cobrança de dívidas continua a ser uma das maiores dificuldades para os empresários. Em primeiro lugar, porque nunca é agradável ter de acompanhar os seus clientes, e um lembrete automático pode evitar que tenha de fazer este trabalho aborrecido e até desagradável. Os pacotes de software podem ajudá-lo a automatizar este processo. O fluxo de caixa é frequentemente uma área que precisa de ser protegida, pelo que aperfeiçoar as suas capacidades de cobrança não é um luxo, mas uma necessidade. Quanto mais bem organizado estiver, mais rapidamente poderá emitir as suas facturas (e ser pago mais rapidamente por algumas pessoas) e mais eficiente será a cobrança de dívidas, porque os seus avisos chegarão ao seu cliente muito mais rapidamente. Ao contrário do que se possa pensar, os clientes por vezes não pagam simplesmente porque não receberam a sua fatura, podem tê-la posto num canto ou esqueceram-se de lhe dizer que não estava correcta e estão à espera do seu lembrete (isto acontece frequentemente, por exemplo, quando se esquece de incluir o número da ordem de compra na fatura).
É claro que estas dicas não são as únicas importantes quando se trata de gestão, pois poderíamos ter falado de projecções de fluxo de caixa, monitorização do fluxo de caixa ou indicadores-chave de sucesso. São, no entanto, uma boa base se estiver a pensar no que deve pôr em prática primeiro.
Fonte : https://www.dynamique-mag.com/article/les-basiques-dune-bonne-gestion
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