Das Management zu optimieren oder bestimmte Reflexe zu haben, bleibt eine Notwendigkeit für jeden Unternehmer und jede Führungskraft, und zwar so früh wie möglich. Wenn Sie dazu neigen, sich einzureden, dass Sie Ihre Prozesse später einlaufen lassen können, wenn Sie die Zeit dazu haben, sollten Sie sich darüber im Klaren sein, dass Sie möglicherweise Daten verlieren, Schwierigkeiten haben, einige Daten wiederzufinden, oder einfach nur sehr viel Zeit damit verbringen müssen, Software zu lernen und die Daten, die sich angesammelt haben, zu integrieren.
Seine Rechnungsstellung auf dem neuesten Stand haben
Es wird oft vergessen, aber ein gut geführtes Unternehmen beginnt natürlich damit, seine Rechnungen auf dem neuesten Stand zu halten. Wenn wir von Rechnungsstellung sprechen, meinen wir natürlich den gesamten Prozess, der mit dem Austausch mit Ihrem Interessenten beginnt und über die Erstellung eines Angebots bis hin zur Ausstellung Ihrer Rechnung reicht.
In der Regel geht es darum, Zeit zu sparen, und so sollten Sie in der Lage sein, mit wenigen Klicks von einem Angebot zu einer Rechnung zu gelangen. Dasselbe gilt, wenn Sie den Verlauf des Austauschs mit Ihrem Kunden oder Interessenten abrufen möchten, denn dieser schätzt es in der Regel, wenn er sich wichtig fühlt und ihm zugehört wird. Da niemand gerne alles wiederholen und erneut erklären muss, sparen Sie nicht nur Zeit, sondern auch er. Da es mehrere Ansprechpartner geben kann, kann die Möglichkeit, bestimmte Daten zu teilen, ebenfalls hilfreich sein, z. B. indem Vertriebsmitarbeiter bestimmte Informationen an den Kundendienst weiterleiten können.
Aufbau zuverlässiger Datenbanken
Insgesamt geht es vor allem darum, zuverlässige und aktuelle Datenbanken zu haben. Diese Tätigkeit, die anfangs zeitaufwendig erscheinen mag und daher dazu führt, dass manche sie vernachlässigen. Zum einen, weil sie dies als Zeitverschwendung empfinden. Je mehr Kunden Sie haben, desto schwieriger wird es, mit einer einfachen Excel-Tabelle effizient zu arbeiten. Zweitens, weil es manchmal notwendig ist, den Umgang mit einer Software zu erlernen, was viele abschrecken kann, vor allem, wenn man das Gefühl hat, bereits der Zeit hinterherzulaufen. Dies ist jedoch mittelfristig oft nur eine Zeitersparnis und Sie werden oft Schwierigkeiten haben, die Passivseite aufzuholen, wenn Sie sie nicht von Anfang an einführen. Schließlich, weil Informationen verloren gehen können und Sie sie möglicherweise nicht mehr finden können.
Berichte einfach haben
Es mag harmlos klingen, aber Ihre Software muss es Ihnen ermöglichen, leicht auf wichtige Informationen zuzugreifen. Ihre Konsultation muss erleichtert werden, und die Möglichkeit der Berichterstattung ist nicht zu vernachlässigen. Eine der Grundvoraussetzungen bleibt, dass Sie z. B. Zugriff auf Ihre ausstehenden Angebote oder Rechnungen haben, um Mahnungen aussprechen zu können und z. B. einen Interessenten, dem Sie ein Angebot geschickt haben, nicht zu „vergessen“. Im Idealfall sollten Ihre verschiedenen Tools oder Datenbanken synchronisiert sein, um die lästige Aufgabe zu vermeiden, Daten zu integrieren, wenn Sie sie bereits an anderer Stelle eingefügt haben. SAAS-Software kann sehr nützlich sein, da sie von überall aus zugänglich ist. Einige bieten auch digitale Tresore an, die eine rechtliche Absicherung darstellen oder Sie einfach vor einem Datenverlust bewahren, der Ihnen z. B. durch einen Computerbruch drohen könnte.
Seine Beitreibung verbessern
Das Inkasso ist nach wie vor eine der größten Schwierigkeiten für Unternehmer. Schon deshalb, weil es nie angenehm ist, seine Kunden mahnen zu müssen, und ein automatischer Mahnbrief Ihnen diese lästige oder gar unangenehme Arbeit ersparen kann. Es gibt übrigens Software, mit der Sie diese Schritte automatisieren können. Da der Cashflow oft ein schützenswerter Bereich ist, ist die Einarbeitung des Inkassos kein Luxus, sondern eine Notwendigkeit. Je besser Ihre Organisation in diesem Bereich eingespielt ist, desto schneller können Sie Ihre Rechnungen ausstellen (und somit von manchen schneller bezahlt werden) oder ein effizientes Inkasso betreiben, da Ihre Mahnungen viel schneller bei Ihren Kunden ankommen. Entgegen der landläufigen Meinung zahlt der Kunde manchmal einfach nicht, weil er Ihre Rechnung nicht erhalten hat, sie vielleicht in die Ecke gelegt oder vergessen hat, Sie darauf hinzuweisen, dass sie nicht den Vorschriften entspricht, und auf Ihre Mahnung wartet (dies ist z. B. oft der Fall, wenn vergessen wurde, die Nummer des Bestellscheins auf der Rechnung anzugeben).
Natürlich sind diese Ratschläge nicht die einzigen wichtigen, wenn es um Management geht, da man auch über Cashflow-Projektion, Cashflow-Beratung oder zentrale Erfolgsindikatoren hätte sprechen können. Sie stellen jedoch eine gute Grundlage dar, wenn Sie sich fragen, was Sie als Erstes umsetzen sollten.
Quelle: https://www.dynamique-mag.com/article/les-basiques-dune-bonne-gestion
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