Optimizar la gestión o adoptar ciertos reflejos sigue siendo una necesidad para todos los empresarios y directivos, y esto debe hacerse lo más arriba posible. Si tiende a decirse a sí mismo que puede ejecutar sus procesos más tarde, cuando tenga tiempo, debe ser consciente de que corre el riesgo de perder datos, tener dificultades para recuperar parte de ellos o, sencillamente, tener que dedicar mucho tiempo a aprender sobre software e integrar los datos acumulados.
Mantenga su facturación al día
A menudo lo olvidamos, pero es evidente que una empresa bien gestionada empieza por facturar al día. Cuando hablamos de facturación, nos referimos, por supuesto, a todo el proceso, desde la conversación con el cliente potencial hasta la emisión de la factura, pasando por la elaboración del presupuesto.
En general, se trata de ahorrar tiempo, por lo que debe poder pasar de un presupuesto a una factura en unos pocos clics. Lo mismo ocurre con el seguimiento del historial de intercambios con su cliente o cliente potencial, que en general agradece sentirse importante y escuchado. A nadie le gusta tener que repetir y volver a explicar todo, así que ahorrarás tiempo y se lo ahorrarás a ellos. Como puede haber varios contactos, la posibilidad de compartir ciertos datos también puede resultar útil, por ejemplo permitiendo a los representantes de ventas transmitir cierta información al servicio posventa.
Crear bases de datos fiables
En general, se trata de disponer de bases de datos fiables y actualizadas. Esta actividad puede parecer larga al principio, por lo que algunas personas la descuidan. En primer lugar, porque les parece una pérdida de tiempo. Está claro que cuantos más clientes tenga, más ineficaz será una simple hoja de cálculo de Excel, pero también es importante tener en cuenta que los distintos paquetes de software a menudo le brindan la oportunidad de ahorrar tiempo ofreciéndole atajos para muchas de sus acciones. En segundo lugar, porque a veces es necesario aprender a utilizar el software, lo que puede desanimar a mucha gente, sobre todo cuando uno siente que ya va mal de tiempo. Sin embargo, suele ahorrar tiempo a medio plazo y a menudo le resultará difícil ponerse al día si no las pone en marcha desde el principio. Por último, porque la información puede perderse y es posible que no pueda volver a encontrarla.
Informes sencillos
Puede parecer trivial, pero su software debe facilitarle el acceso a la información clave. Deben ser fáciles de consultar y no debe pasarse por alto la posibilidad de informar. Uno de los aspectos básicos sigue siendo tener acceso, por ejemplo, a sus presupuestos o facturas pendientes para poder enviar recordatorios y no «olvidarse», por ejemplo, de un cliente potencial al que ha enviado un presupuesto. Lo ideal sería que sus distintas herramientas o bases de datos estuvieran sincronizadas para evitar la tediosa tarea de tener que integrar datos cuando ya los ha introducido en otro lugar. El software en modo SAAS puede ser muy útil porque se puede acceder a él desde cualquier lugar, por no mencionar el hecho de que algunos ofrecen cajas fuertes digitales que pueden proporcionar una garantía legal o simplemente evitar en general que se pierdan datos si, por ejemplo, se rompe el ordenador.
Mejorar la recaudación
El cobro de deudas sigue siendo una de las principales dificultades para los empresarios. En primer lugar, porque nunca es agradable tener que hacer un seguimiento de sus clientes, y un recordatorio automático puede evitarle tener que hacer este trabajo tedioso e incluso desagradable. Los paquetes de software pueden ayudarle a automatizar este proceso. El flujo de caja suele ser un área que hay que proteger, por lo que perfeccionar sus habilidades de cobro no es un lujo, sino una necesidad. Cuanto mejor organizado esté, más rápido podrá emitir sus facturas (y conseguir que algunos le paguen más rápidamente), y más eficaz será el cobro de sus deudas, porque sus recordatorios llegarán mucho más rápidamente a su cliente. En contra de lo que podría pensarse, a veces los clientes no pagan simplemente porque no han recibido la factura, pueden haberla arrinconado u olvidado decirle que no era correcta y están esperando su recordatorio (suele ocurrir, por ejemplo, cuando se olvida incluir el número de pedido en la factura).
Por supuesto, estos consejos no son los únicos importantes a la hora de gestionar, ya que podríamos haber hablado de las previsiones de tesorería, el seguimiento de la tesorería o los indicadores clave de éxito. Sin embargo, son una buena base si se pregunta qué poner en marcha primero.
Fuente : https://www.dynamique-mag.com/article/les-basiques-dune-bonne-gestion
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