Optymalizacja zarządzania lub przyjęcie pewnych odruchów pozostaje koniecznością dla wszystkich przedsiębiorców i menedżerów, i należy to robić tak daleko, jak to możliwe. Jeśli masz tendencję do mówienia sobie, że możesz uruchomić swoje procesy później, kiedy będziesz miał czas, powinieneś mieć świadomość, że ryzykujesz utratę danych, trudności z odzyskaniem niektórych z nich lub po prostu konieczność poświęcenia dużej ilości czasu na naukę oprogramowania i integrację zgromadzonych danych.
Aktualizuj swoje faktury na bieżąco
Często o tym zapominamy, ale dobrze zarządzany biznes zaczyna się oczywiście od aktualnego fakturowania. Kiedy mówimy o fakturowaniu, mamy oczywiście na myśli cały proces, od rozmowy z potencjalnym klientem, przez wystawienie oferty, po wystawienie faktury.
Ogólnie rzecz biorąc, chodzi o oszczędność czasu, więc musisz być w stanie przejść od wyceny do faktury za pomocą zaledwie kilku kliknięć. To samo dotyczy znalezienia historii wymiany z klientem lub potencjalnym klientem, ponieważ generalnie doceniają oni poczucie bycia ważnym i wysłuchanym. Nikt nie lubi konieczności powtarzania i ponownego wyjaśniania wszystkiego, więc zaoszczędzisz czas i zaoszczędzisz czas również im. Ponieważ może istnieć kilka kontaktów, możliwość udostępniania pewnych danych może również okazać się przydatna, na przykład umożliwiając przedstawicielom handlowym przekazywanie pewnych informacji do obsługi posprzedażnej.
Tworzenie niezawodnych baz danych
Ogólnie rzecz biorąc, chodzi o posiadanie niezawodnych, aktualnych baz danych. Czynność ta może początkowo wydawać się czasochłonna, więc niektórzy ją zaniedbują. Po pierwsze, ponieważ uważają, że to strata czasu. Oczywiste jest, że im więcej masz klientów, tym bardziej nieefektywny może być prosty arkusz kalkulacyjny Excel, ale ważne jest również, aby pamiętać, że różne pakiety oprogramowania często dają możliwość zaoszczędzenia czasu, oferując skróty do wielu działań. Po drugie, ponieważ czasami konieczne jest nauczenie się obsługi oprogramowania, co może zniechęcić wiele osób, zwłaszcza gdy czujesz, że masz już mało czasu. Jednak często jest to oszczędność czasu w perspektywie średnioterminowej i często trudno będzie nadrobić zaległości, jeśli nie wdrożysz ich od samego początku. Wreszcie, ponieważ informacje mogą zostać utracone i możesz nie być w stanie ich ponownie znaleźć.
Łatwe raportowanie
Może się to wydawać banalne, ale oprogramowanie powinno zapewniać łatwy dostęp do kluczowych informacji. Powinny być łatwe do sprawdzenia, a możliwość raportowania nie powinna być pomijana. Jedną z podstaw jest nadal dostęp, na przykład, do zaległych ofert lub faktur, abyś mógł wysyłać przypomnienia i nie „zapomnieć”, na przykład, o potencjalnym kliencie, do którego wysłałeś ofertę. W idealnej sytuacji różne narzędzia lub bazy danych powinny być zsynchronizowane, aby uniknąć żmudnego zadania integracji danych, które zostały już wprowadzone w innym miejscu. Oprogramowanie w trybie SAAS może być bardzo przydatne, ponieważ można uzyskać do niego dostęp z dowolnego miejsca, nie wspominając o tym, że niektóre oferują cyfrowe sejfy, które mogą zapewnić gwarancję prawną lub po prostu ogólnie zapobiec utracie danych, jeśli na przykład zepsujesz komputer.
Poprawa kolekcji
Windykacja należności pozostaje jedną z głównych trudności dla przedsiębiorców. Po pierwsze dlatego, że konieczność śledzenia klientów nigdy nie jest przyjemna, a automatyczne przypomnienie może uchronić Cię przed koniecznością wykonywania tej żmudnej, a nawet nieprzyjemnej pracy. Pakiety oprogramowania mogą pomóc zautomatyzować ten proces. Przepływy pieniężne są często obszarem, który należy chronić, więc doskonalenie umiejętności windykacyjnych nie jest luksusem, ale koniecznością. Im lepiej jesteś zorganizowany, tym szybciej będziesz w stanie wystawiać faktury (i szybciej otrzymywać zapłatę od niektórych osób), a także tym skuteczniejsza będzie Twoja windykacja, ponieważ Twoje przypomnienia dotrą do klienta znacznie szybciej. Wbrew pozorom, klienci czasami nie płacą po prostu dlatego, że nie otrzymali faktury, odłożyli ją w kąt lub zapomnieli poinformować, że nie jest ona prawidłowa i czekają na przypomnienie (często dzieje się tak na przykład wtedy, gdy zapomniano podać numer zamówienia na fakturze).
Oczywiście te wskazówki nie są jedynymi ważnymi, jeśli chodzi o zarządzanie, ponieważ mogliśmy mówić o prognozach przepływów pieniężnych, monitorowaniu przepływów pieniężnych lub kluczowych wskaźnikach sukcesu. Stanowią one jednak dobrą podstawę, jeśli zastanawiasz się, co wdrożyć w pierwszej kolejności.
Źródło: https://www.dynamique-mag.com/article/les-basiques-dune-bonne-gestion
Aston Cash Collection może pomóc w skutecznym odzyskiwaniu długów dzięki platformie SaaS, więc nie wahaj się umówić na spotkanie bezpośrednio z jednym z naszych przedstawicieli handlowych , klikając tutaj.
Dodaj komentarz