L’ottimizzazione della gestione o l’adozione di determinati riflessi rimane una necessità per tutti gli imprenditori e i manager, e dovrebbe essere effettuata il più a monte possibile. Se si tende a dire a se stessi che si possono eseguire i processi in un secondo momento, quando si ha il tempo, si deve essere consapevoli che si rischia di perdere i dati, di avere difficoltà a recuperarne alcuni o semplicemente di dover spendere molto tempo per imparare a conoscere il software e integrare i dati accumulati.
Mantenere la fatturazione aggiornata
Spesso lo dimentichiamo, ma un’azienda ben gestita inizia ovviamente con una fatturazione aggiornata. Quando parliamo di fatturazione, ci riferiamo ovviamente all’intero processo, dal colloquio con il potenziale cliente all’emissione di un preventivo, fino all’emissione della fattura.
In generale, si tratta di risparmiare tempo, quindi dovete essere in grado di passare da un preventivo a una fattura in pochi clic. Lo stesso vale per la ricerca della cronologia degli scambi con i clienti o i potenziali clienti, che in genere apprezzano il fatto di sentirsi importanti e ascoltati. A nessuno piace dover ripetere e rispiegare tutto, quindi risparmierete tempo e lo farete risparmiare anche a loro. Poiché i contatti possono essere molteplici, anche la possibilità di condividere alcuni dati può rivelarsi utile, ad esempio consentendo ai rappresentanti di vendita di trasmettere determinate informazioni al servizio post-vendita.
Creare database affidabili
In generale, l’importante è disporre di database affidabili e aggiornati. All’inizio questa attività può sembrare dispendiosa in termini di tempo, per cui alcuni la trascurano. In primo luogo, perché ritengono che sia una perdita di tempo. È chiaro che più clienti avete, più inefficiente sarà un semplice foglio Excel, ma è anche importante tenere presente che i diversi pacchetti software spesso vi danno la possibilità di risparmiare tempo offrendovi scorciatoie per molte delle vostre azioni. In secondo luogo, perché a volte è necessario imparare a usare il software, cosa che può scoraggiare molte persone, soprattutto quando si ha la sensazione di avere già poco tempo a disposizione. Tuttavia, spesso si tratta di un risparmio di tempo a medio termine e spesso è difficile recuperare il ritardo se non lo si mette in atto fin dall’inizio. Infine, perché le informazioni possono andare perse e potreste non essere in grado di ritrovarle.
Facilità di reporting
Può sembrare banale, ma il vostro software dovrebbe consentirvi di accedere facilmente alle informazioni chiave. Devono essere facili da consultare e non si deve trascurare la possibilità di fare segnalazioni. Uno degli elementi fondamentali è comunque quello di avere accesso, ad esempio, ai preventivi o alle fatture in sospeso, in modo da poter inviare promemoria e non “dimenticare”, ad esempio, un prospect a cui avete inviato un preventivo. Idealmente, i vari strumenti o database dovrebbero essere sincronizzati per evitare il noioso compito di dover integrare i dati quando sono già stati inseriti altrove. Il software in modalità SAAS può essere molto utile perché vi si può accedere da qualsiasi luogo, per non parlare del fatto che alcuni offrono casseforti digitali che possono fornire una garanzia legale o semplicemente evitare in generale di perdere i dati se, ad esempio, si rompe il computer.
Miglioramento delle collezioni
Il recupero crediti rimane una delle maggiori difficoltà per gli imprenditori. In primo luogo, perché non è mai piacevole dover seguire i clienti e un promemoria automatico può evitarvi questo lavoro noioso e persino sgradevole. Un software può aiutarvi ad automatizzare questo processo. Il flusso di cassa è spesso un’area che deve essere protetta, quindi affinare le proprie capacità di riscossione non è un lusso ma una necessità. Più sarete organizzati, più sarete in grado di emettere le vostre fatture (e di essere pagati più rapidamente da alcuni) e più efficiente sarà il vostro recupero crediti, perché i vostri solleciti raggiungeranno i clienti molto più rapidamente. Contrariamente a quanto si potrebbe pensare, a volte i clienti non pagano semplicemente perché non hanno ricevuto la fattura, magari l’hanno messa in un angolo o si sono dimenticati di dirvi che non era corretta e stanno aspettando il vostro sollecito (questo è spesso il caso, ad esempio, quando si dimentica di includere il numero dell’ordine di acquisto nella fattura).
Naturalmente, questi consigli non sono gli unici importanti quando si parla di gestione, perché avremmo potuto parlare di proiezioni dei flussi di cassa, di monitoraggio dei flussi di cassa o di indicatori chiave di successo. Tuttavia, sono una buona base se vi state chiedendo cosa mettere in atto per primo.
Fonte : https://www.dynamique-mag.com/article/les-basiques-dune-bonne-gestion
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