Quando se gere uma empresa, é frequente que uma parte do volume de negócios gerado seja detida por determinados clientes. Neste caso, será necessário adotar uma política para recuperar os fundos, sem prejudicar a relação com os clientes. É aí que entra o software de cobrança de dívidas. Que benefícios pode obter com a sua utilização? Este artigo fornece mais informações sobre o assunto.
Poupar tempo e investimento administrativo
Uma das dificuldades na cobrança das dívidas de uma empresa é o tempo que os empregados perdem a perseguir os clientes. Um bom software de cobranças pode automatizar esta tarefa, libertando os funcionários para outras tarefas mais importantes. Isto poupa-lhe tempo e esforço administrativo na recuperação dos seus fundos.
Dependendo do cliente, podem ser definidos diferentes tipos de cenários para a cobrança automática. Com esta opção, deixa de ser necessário despender recursos adicionais para recuperar facturas não pagas. Só tem de definir o número de etapas em cada cenário personalizado e os prazos. Uma vez expirado o prazo de pagamento, o sistema acciona automaticamente o lembrete. Não é ótimo?
Graças a um software colaborativo como o Upflow, pode evitar desvios e atrasos nas suas actividades de cobrança. Deste modo, o pessoal poderá concentrar-se em avisos telefónicos específicos.
Reduzir os pagamentos em atraso
Enquanto prestador de serviços, nunca terá as mesmas categorias de clientes. Cabe-lhe a si identificar as pessoas da sua base de clientes que estão em risco, o que é uma caraterística de um bom software de cobrança de dívidas. Com base nesta categorização, é possível definir um cenário de reclamação personalizado. Este facto é visto como um aviso aos clientes. Permite-lhes tomar providências com antecedência para honrar o seu compromisso.
Uma vez que a maioria das facturas não pagas se deve à falta de liquidez, pode reduzir drasticamente a insolvência através de avisos automáticos. Tem também a possibilidade de impor um limite de saldo em função das capacidades de cada cliente. Isto ajudá-lo-á a evitar períodos de problemas de tesouraria, limitando as facturas não pagas.
Reduzir os prazos de pagamento
O problema das facturas não pagas pode ser resolvido de outra forma, disponibilizando aos clientes o pagamento em linha. A boa notícia é que uma ferramenta de gestão de contas a receber baseada em TI também oferece esta funcionalidade. Isto significa que, na primeira advertência, um cliente que actue de boa-fé pode facilmente liquidar a sua dívida para consigo. De certa forma, isto reduz o período de pagamento.
Este método melhora a sua técnica de comunicação, enviando lembretes específicos com antecedência, o que lhe permite antecipar os litígios que possam surgir.
Melhorar as relações com os clientes
As várias opções oferecidas por uma ferramenta de gestão de contas a receber são uma oportunidade para melhorar a imagem da sua empresa. Os seus cenários de lembrete personalizados constituem uma oportunidade para comunicar as várias ofertas e métodos de pagamento que pode oferecer aos clientes. Por outras palavras, cada cliente deve sentir-se envolvido nas suas diferentes propostas.
Para além do pagamento em linha, um bom software de cobrança de dívidas também permite transferências bancárias e outras formas de pagamento. Ao utilizar esta ferramenta, cada cliente, consoante a sua categoria, sentir-se-á tido em conta pela sua empresa. Para o conseguir, todos os seus avisos e comunicações devem incluir métodos de pagamento e documentos relacionados que sejam visíveis para o cliente.
Agrupamento de dados
Um bom software de gestão de contas a receber permite-lhe consolidar informações sobre as suas contas a receber. A informação que entretanto se esforçou por recolher pode agora ser registada e estar disponível em qualquer altura. A ferramenta informática permite-lhe registar simultaneamente as contas a receber, os clientes e as acções. Para as contas a receber, é necessário introduzir na ferramenta os montantes, as promessas, o tipo de pagamento, etc.
No que diz respeito ao cliente, é necessário registar as seguintes informações sobre ele: a sua conta, o seu saldo em dívida, eventuais litígios com o cliente e a sua classificação de pagamento. Em termos de acções, é necessário salvar o programa de relançamento, os recursos a utilizar para o relançamento e o estado dos relançamentos já realizados.
Em última análise, uma boa ferramenta de cobrança de dívidas poupa tempo, reduz o número de dívidas não pagas e o tempo necessário para as pagar, facilita a recolha de dados e melhora a relação entre uma empresa e os seus clientes.
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