Bei der Führung eines Unternehmens kommt es häufig vor, dass ein Teil des von ihm erzielten Umsatzes von bestimmten Kunden gehalten wird. In diesem Fall müssen Sie eine Richtlinie einführen, um die Gelder zurückzuerhalten, ohne die Beziehung zu den Kunden zu belasten. Hier kommt die Software für den Forderungseinzug ins Spiel. Welche Vorteile können Sie aus ihrer Nutzung ziehen? In diesem Artikel erfahren Sie mehr zu diesem Thema.
Zeit und Verwaltungsaufwand sparen
Eine der Schwierigkeiten beim Eintreiben der Forderungen eines Unternehmens ist die Zeit, die die Mitarbeiter damit verschwenden, den Kunden hinterherzulaufen. Mit einer guten Inkassosoftware lässt sich diese Aufgabe automatisieren, sodass die Mitarbeiter für andere, wichtigere Arbeiten frei werden. So sparen Sie Zeit und Verwaltungsaufwand für die Rückforderung Ihrer Gelder.
Je nach Klient können verschiedene Arten von Szenarien für ihre automatische Mahnung festgelegt werden. Mit dieser Möglichkeit müssen Sie keine zusätzlichen Ressourcen mehr aufwenden, um ausstehende Zahlungen einzutreiben. Sie müssen nur die Anzahl der Schritte für jedes benutzerdefinierte Szenario und die Stichtage festlegen. Sobald die Zahlungsfrist abläuft, löst das System automatisch die Mahnung aus. Ist das nicht toll?
Mit kollaborativer Software wie Upflow verhindern Sie, dass Sie bei Ihrer Inkassotätigkeit etwas vergessen oder sich verzögern. So können sich die Mitarbeiter auf spezifische telefonische Nachfassaktionen konzentrieren.
Unbezahlte Rechnungen reduzieren
Als Dienstleister werden Sie nie die gleichen Kategorien von Kunden haben. Es liegt also an Ihnen, die Risikopersonen unter Ihren Kunden zu identifizieren, eine Funktion, die eine gute Inkassosoftware bietet. Anhand dieser Kategorisierung können Sie dann ein individuelles Mahnszenario festlegen. Letzteres wird als Erinnerung an die Kunden wahrgenommen. Es ermöglicht ihnen, im Voraus Vorkehrungen zu treffen, um ihre Verpflichtung zu erfüllen.
Da in den meisten Fällen Probleme mit unbezahlten Rechnungen auf einen Mangel an Liquidität zurückzuführen sind, werden Sie die Zahlungsunfähigkeit durch Ihre automatischen Mahnungen drastisch verringern. Sie haben auch die Möglichkeit, ein Limit für ausstehende Beträge festzulegen, das sich nach den Möglichkeiten des jeweiligen Kunden richtet. Dies wird Ihrem Cashflow trübe Zeiten ersparen, da die Zahlungsausfälle begrenzt werden.
Die Zahlungsfrist verkürzen
Das Problem der unbezahlten Rechnungen kann auf andere Weise gelöst werden, indem den Kunden Online-Zahlungen zur Verfügung gestellt werden. Die gute Nachricht ist, dass ein IT-Tool zur Verwaltung von Forderungen diese Funktion ebenfalls bietet. So kann sich ein gutgläubiger Kunde bei der ersten Mahnung leicht von seinen Schulden bei Ihnen befreien. Dadurch wird die Zahlungsfrist gewissermaßen verkürzt.
Diese Methode verbessert Ihre Kommunikationstechnik durch spezielle Mahnungen im Vorfeld und ermöglicht es Ihnen so, wahrscheinlichen Streitigkeiten vorzugreifen.
Verbesserung der Kundenbeziehung
Die verschiedenen Optionen, die Ihnen ein Forderungsmanagement-Tool bietet, sind eine Gelegenheit für Sie, Ihr Unternehmen sichtbar zu machen. Ihre personalisierten Mahnungsszenarien sind nämlich Gelegenheiten, um über die verschiedenen Angebote und Zahlungsmöglichkeiten zu informieren, die Sie dem Kunden anbieten. Mit anderen Worten: Jeder Kunde muss sich von Ihren verschiedenen Angeboten angesprochen fühlen.
Über die Online-Zahlung hinaus ermöglicht eine gute Inkassosoftware auch Banküberweisungen und andere Zahlungsformen. Durch die Verwendung eines solchen Instruments wird sich jeder Kunde entsprechend seiner Kategorie von Ihrem Unternehmen berücksichtigt fühlen. Dazu müssen in jeder Ihrer Mahnungen und Mitteilungen die Zahlungsarten und die dazugehörigen Dokumente eingefügt und für den Kunden sichtbar sein.
Daten gut gruppieren
Eine gute Software für das Forderungsmanagement ermöglicht es Ihnen, Informationen über Ihre Forderungen zusammenzufassen. Die besagten Informationen, die Sie zwischendurch mühsam zusammensuchen mussten, können nun gespeichert und jederzeit abgerufen werden. Mithilfe des IT-Tools können Sie sowohl Forderungen als auch Kunden und Aktien erfassen. Bei Forderungen müssen Sie die Beträge, Versprechen, Art der Zahlung usw. in das Tool eingeben.
In Bezug auf den Kunden müssen Sie die folgenden Informationen über ihn speichern: sein Konto, seine Außenstände, Streitigkeiten mit dem Kunden, falls es welche gibt, und sein Zahlungsrating. Was die Maßnahmen betrifft, so müssen das Mahnprogramm, die Mittel, die für die Mahnungen verwendet werden sollen, und der Stand der bereits erfolgten Mahnungen gesichert werden.
Letztendlich spart ein gutes Inkasso-Tool Zeit, reduziert ausstehende Zahlungen und deren Zahlungsdauer, ermöglicht die einfache Zusammenführung von Daten und verbessert die Beziehung zwischen einem Unternehmen und seinen Kunden.
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