Zahlungsfristen: Realität, Schicksal oder Chance? Was wäre, wenn Inkassosoftware die Lösung wäre?

Zahlungsfristen sind ein brandaktuelles Thema. Dennoch gibt es Optimierungsmöglichkeiten für den Kreditmanager, insbesondere dank der Fortschritte bei den neuesten technologischen Plattformen für das Mahnwesen im Bereich der Debitoren.

Welche Auswirkungen haben die Zahlungsfristen auf die Unternehmen?

Der Kredit zwischen Unternehmen beläuft sich in Frankreich auf 650 Milliarden Euro. Dies ist eine seit langem bekannte Tatsache, die jedoch nach dem Covid und generell seit Beginn des Jahres 2021 besonders stark ins Bewusstsein gerückt ist. Dies ist auf drei wesentliche Auswirkungen zurückzuführen: Die Unternehmen sind auf der Suche nach Bargeld, sie möchten das Risiko von Zahlungsausfällen begrenzen und schließlich suchen sie nach flexiblen Möglichkeiten, diese Außenstände zu finanzieren. Natürlich gibt es bereits Lösungen wie Mahnwesen, Kreditversicherung oder Factoring, aber die Unternehmen (insbesondere die KMU) suchen nach zusätzlichen Lösungen.

Inwiefern bietet SaaS-Inkassosoftware eine Lösung für Zahlungsfristen?

Der Posten Kunde macht im Durchschnitt 40% der Vermögenswerte eines Unternehmens aus. Es steht viel auf dem Spiel. Rechnungen sind ein standardmäßiger, aber komplexer und ständig wechselnder Vermögenswert. Die 1. Herausforderung besteht darin, diese Informationen in Echtzeit verarbeiten zu können, Rechnungen, Zahlungen und Kunden zu sortieren, zu klassifizieren und zu bewerten. Die Plattformen ermöglichen diese Verfolgung in Echtzeit, ihre Analyse und – ganz neu – das genaue Scoring der Käufer.

Ist es möglich, die Zahlungsfristen durch innerbetriebliche Maßnahmen zu verkürzen?

Ja natürlich, mit einem optimierten Inkassomahnwesen für Kundenrechnungen und einer besseren Verwaltung von Rechtsstreitigkeiten. Man muss die Mahnung im Vorfeld vor Fälligkeit nehmen und nicht einfach nach Fälligkeit oder im Inkasso. Außerdem nimmt das Risikobewusstsein im Vorfeld mit der Festlegung von internen Kreditlimits stark zu. Neu ist schließlich, dass die Auftragsverwaltung in den „order to cash“-Zyklus integriert wird. Die Plattformen ermöglichen diese vorbeugenden Maßnahmen durch angepasste Szenarien und Portfolios für Inkassomahnungen. Der Schlüsselpunkt ist der kollaborative Aspekt der Plattform mit einer klaren Ergonomie, die es dem Kreditmanager und dem Vertriebsmitarbeiter ermöglicht, Hand in Hand zu arbeiten, um eine echte Verkaufssteuerung zu erreichen, die die Zahlungsfristen optimiert.

Erfordert dies einen Abgleich der Informationen aus der Buchhaltung und dem Kredit?

Vollkommen. Der Schlüssel liegt in der Überschneidung von Außenständen, Zahlungserfahrungen der Kunden und Kreditlimits. Neuere Plattformen kreuzen Informationen aus der Buchhaltung, dem Auftragseingang und dem Kreditwesen in Echtzeit. Das ist ein großer Vorteil: Jeden Morgen weiß der Mahnungsbeamte genau, welche Prioritäten er an diesem Tag hat. Sie werden in Echtzeit vom Teamleiter angepasst, aber auch autoadaptiv durch die Analyse von Informationen über die Plattform. Konkret bedeutet die Einführung von industriellen und anpassbaren Verfahren über iT-Plattformen, dass der DSO im ersten Jahr der Nutzung um durchschnittlich 4-5 Tage reduziert und 80% der Inkassoaufgaben automatisiert werden können.

Es wird immer mehr über Scoring, Big Data und Finanzanalysen gesprochen. Was ist dran?

Auch hier wird der prädiktive und nicht mehr nur der kurative Aspekt vorherrschend. Neben den externen Finanzanalysen ist auch das interne Scoring im Kommen. Dies erfordert von der Plattform, dass sie die Big-Data-Technologien perfekt beherrscht.

So kann das Unternehmen selbstständig eine angemessenere Zahlungserfahrung seiner Kunden in Echtzeit bestimmen und seine Maßnahmen zur Eintreibung unbezahlter Rechnungen intelligent optimieren. Und dies nicht mehr nur auf der Analyse von datierten Bilanzen. Das Ausfallrisiko seiner Kunden zu bewerten, ist immer noch der beste Weg, um seine Zahlungsfristen zu verkürzen.

Zum Thema kollaborative Rolle: Ist das ein Mythos oder Realität?

Hier geht es nicht darum, ein Facebook der Stelle Kunden zu erstellen. Lassen Sie uns stattdessen über Networking sprechen. Dies ermöglicht es allen, Kundeninformationen mit dedizierten Zugängen und Reportings zu teilen: Verfolgung der Agenden, der Außenstände, des Mahnwesens, der Streitfälle…, die vom Kreditmanager, aber auch vom Vertriebsmitarbeiter ausgefüllt werden. Dadurch werden auch Zugänge für Kunden oder Partner geöffnet, die nun über einen eigenen Zugang zur Plattform antworten können, wobei sie den Grund für den Streitfall, das voraussichtliche Zahlungsdatum, den Namen des richtigen Ansprechpartners usw. angeben können. Kurz gesagt: Zugang zu seiner Akte haben und sie online aktualisieren können. Die Zusammenarbeit öffnet sich dann intern und extern, gegenüber Partnern und Kunden. Nach dem CRM kommt nun das VCM, Vendor Credit Management. Mobile Anwendungen oder „Kunden-Apps“, die insbesondere den Vertriebsmitarbeitern gewidmet sind, verstärken diesen Trumpf.