Der Leitfaden für Inkassosoftware im Jahr 2023

 

Sie leiten ein Unternehmen – TPE, KMU, ETI – und haben mit Zahlungsrückständen zu kämpfen. verspätete Zahlungen? Sie stellen fest, dass der Bargeldeingang erfordert zusätzliche Anstrengungen. Eine Anstrengung, die Sie bis dahin nicht vermutet hatten. Sie stellen auch fest, dass die Zeit zwischen der Rechnungsstellung und die Zahlung kann zu einer echten Bremse für den Fortschritt Ihres Unternehmens werden. Sie können sogar eine Gefahr für die Gesundheit Ihres Schatzes darstellen. Konsequenter Energieaufwand. Sie haben viele Lösungen ausprobiert, unter anderem mit einer Excel-Software. Lösungen, die offensichtlich nicht gut genug fruchteten. Sie versuchen intern, Prozesse zu entwickeln, um Kundenforderungen effizient eintreiben. Sie sollten wissen, dass immer mehr Unternehmen von diesem Problem betroffen sind, Sie sind also nicht allein.

 

Aston iTF hat einen Leitfaden verfasst, um Ihnen eine SaaS-Lösung: Software für den Forderungseinzug. Um Ihnen die Wahl zwischen den drei besten Lösungen auf dem Markt zu erleichtern.

 

Wie ist die Situation bezüglich verspäteter Zahlungen in Frankreich?

In diesem Bereich hat sich Frankreich im Gegensatz zu seinen europäischen Nachbarn immer als guter Schüler erwiesen. Im Jahr 2018 waren es zum Beispiel 10,5 bis 11,5 Tage Verzögerung pro Zahlung. Im Gegensatz zum weitaus höheren europäischen Durchschnitt, der bei etwa 13 Tagen liegt. Im Jahr 2020 hingegen erlebte Frankreich einen Höchststand an Verspätungen, der dem europäischen Durchschnitt von 14 Tagen entsprach. Das Jahr 2021 war von einem deutlicheren Rückgang und einer fast normalen Rückkehr gekennzeichnet, die sich um 12 Tage herum befand.

Die Informationen des
European Payment Report
sind ziemlich aussagekräftig. Die COVID-19-Krise hatte echte Auswirkungen auf die Unternehmen. Laut dem Bericht für das Jahr 2022 über Einnahmen und Störungsmanagement, 40% der französischen Unternehmen glauben, dass sie heute stärker gefährdet sind als vor März 2020. Im Vergleich zu 49 % der Unternehmen im europäischen Durchschnitt. Nur 21% der französischen Befragten geben an, dass die Covid-Krise sie gestärkt hat. Das Covid markierte also einen Präzedenzfall.

 

Dieser Trend zeigt sich auch im Zahlungsverhalten:

• 83% der Befragten gaben an, dass sie in den letzten 12 Monaten gebeten wurden, die Dauer der Zahlungsfristen zu verlängern.
• 77% hatten in den letzten 12 Monaten einer Verlängerung der Zahlungsfristen zugestimmt.

 

Nach der Gesundheitskrise Zahlungsverzögerungen sind daher zu einem wichtigen Thema geworden. Im Jahr 2022 ist in Frankreich mehr als jedes zweite Unternehmen damit einverstanden, längere Zahlungsfristen zu akzeptieren, um das Risiko von Konkursen zu vermeiden.

Dies hat zur direkten Folge, dass die Anzahl der Tage mit Zahlungsverzug um fast 50 % steigt. In Frankreich brauchen Unternehmen im Durchschnitt 55 Tage, um ihre Rechnung zu begleichen.

Aus dieser Analyse des European Payment Report mehrere Prioritäten :

– Die Verbesserung der Verwaltung von Forderungen und des Kundenrisiko,

– Die Stärkung der Liquidität,

– Sowie die Neubewertung von Verträgen mit den Partnern.

Betreffend französische Unternehmen, die ihre Verfahren zur Verwaltung von Forderungen verbessert haben. 76% geben an, dass sie sich auf die Verwaltung alter Forderungen konzentrieren.

Die Verwendung einer Inkassosoftware ist eine der Lösungen, die zur Eintreibung alter Kundenforderungen eingesetzt werden.

 

Was ist eine Inkassosoftware?

Inkassosoftware wurde mit dem Ziel entwickelt, die Bedrohung durch Zahlungsverzögerungen. Sie automatisieren den Einziehung von Kundenforderungen um das Wachstum der Unternehmen aufrechtzuerhalten. Neben dieser Hauptfunktion bietet die Software auch die Möglichkeit, alle Zahlungen in Echtzeit zu verfolgen. Die Inkassoakten zu verwalten. Zinsen und Strafen berechnen. Berichte über die Inkassoleistung erstellen.

Was den Markt betrifft, so ist er in verschiedene Lösungen unterteilt: Cloud und wo vor Ort. Einige richten sich an Großunternehmen (TPE), kleine und mittlere Unternehmen (KMU) oder an beide. Was die Endnutzer betrifft, so gibt es viele verschiedene. Einige sind Finanzinstitute, andere Inkassobüros oder private Unternehmen.

Die Studie, rezensiert von
Mordor Intelligence
schätzt, dass Inkassosoftware in den nächsten Jahren eine zusammengesetzte jährliche Wachstumsrate um 9,7 Prozent zwischen 2023 und 2026. Diese Projektion erklärt sich vor allem durch die wachsende Zahl von Kundenforderungen.

 

Was sind die wichtigsten Begriffe beim Forderungseinzug?

Möglicherweise findet Ihr Unternehmen Interesse an dieser Inkassolösung. Um dies zu überprüfen, werden wir alle von der Software optimierten Begriffe scannen.

 

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Die DSO:

Die DSO stellt die durchschnittliche Zahlungsdauer des Kunden. Er misst die Anzahl der Tage, die ein Kunde benötigt, um die von Ihrem Unternehmen ausgestellte Rechnung zu bezahlen.

• Ein durchschnittliche Zahlungsfrist für Kunden von 30 Tagen wird als normal angesehen.
• Ein durchschnittliche Zahlungsfrist für Kunden von mehr als 60 Tagen ist ein Risikofaktor für die Liquidität des Unternehmens.

Wie kann man seine DSO berechnen und optimieren?

 

Rechnungsstellung :

Jede Rechnungsstellung beinhaltet eine Zahlungsfrist, die Ihren Kunden eingeräumt wird. Er gibt die Anzahl der Tage an, die der Kunde nicht überschreiten darf, um Ihnen seine Rechnung zu begleichen. In Frankreich gibt es vier typische Zahlungsfristen:

• Barzahlung: In diesem Fall zahlt Ihr Kunde den gesamten Betrag bei der Lieferung oder nach Abschluss einer Dienstleistung.
• Zahlung nach Erhalt : der Fall ist ähnlich wie bei der Barzahlung, mit einer Ausnahme. Sie räumen Ihrem Kunden eine Frist von sieben Tagen ein.
• Die Standardzahlung : hier wird die Zahlungsfrist auf 30 Tage verlängert. Für den Fall, dass Sie vergessen haben, die Frist auf Ihrer Rechnung anzugeben, gilt diese standardmäßig.
• Die ausgehandelte oder besondere Zahlung: Ihr Kunde hat 45 Tage oder sogar 60 Tage Zeit, um den Rechnungsbetrag zu begleichen.

Zahlungsverzug: Wie wird er berechnet und in Rechnung gestellt?

 

Kundenrisiko:

Er steht für die Gesamtheit der Versäumnisse eines oder mehrerer Kunden, ihre Rechnungen innerhalb der vorgegebenen Fristen zu begleichen. Um das Unternehmen vor einem möglichen Liquiditätsengpass oder schlimmer noch vor der Einstellung der Geschäftstätigkeit zu schützen, muss das Kundenrisikomanagement vor und nach der Unterzeichnung jedes neuen Vertrags durchgeführt werden. Das Kundenrisikomanagement umfasst :

• Verspätete Zahlungen,
• Die Kundenforderung,
• Unbezahlte Rechnungen,

Kundenrisikomanagement: Wie operiert man effektiv?

 

Kundenmahnung :

Dies ist eine wichtige Funktion zur Verbesserung des Betriebskapitalbedarfs. Durch das Mahnen von Kunden werden Verzögerungen deutlich reduziert. Mit ihr können Sie Ihre Kunden über bevorstehende Zahlungstermine auf dem Laufenden halten. Damit diese jedoch wirksam ist, müssen einige Regeln beachtet werden:

• Nachrichten personalisieren,
• Abstufung der Wichtigkeit von Nachrichten,
• Alle Kunden betreuen,
• Vereinfachen Sie das Zahlungsmittel,

Optimieren Sie Ihre Kundenmahnungen

 

Der Zahlungslink :

Wenn ein Kunde einen Betrag begleichen muss und dies nur zögerlich tut, müssen alle Hebel in Bewegung gesetzt werden, um die Sache zu vereinfachen. Dies kann unter anderem durch einen Zahlungslink geschehen, über den der Kunde die Rechnung mit einer Kreditkarte begleichen kann. Das erspart ihm lange Wege, bei denen es oft zu Reibereien kommt.

 

 

Kreditmanagement :

Es kommt direkt aus den USA und steht für das Management von Kundenforderungen und zielt vor allem auf die Überwachung der Zahlungseingänge ab. Dieses Management ermöglicht es, eine Kundenhistorie zu erstellen. Ab wann eine Gesellschaft scoren ihre Klientinnen und Klienten. Das ist ziemlich praktisch, denn so wird die Energie an der richtigen Stelle verteilt. Die Kreditmanagement deckt :

• Das Aushandeln von Zahlungsplänen für die Eintreibung,
• Die Verwaltung von Kundenmahnungen,
• Die Verwaltung der außergerichtlichen Beitreibung,
• Die Verfolgung von Zahlungsstreitigkeiten,
• Die Bewertung von Klienten,

Die für das Kreditmanagement zu verfolgenden Indikatoren

 

 

Einvernehmliche Beitreibung :

Es kommt jedoch vor, dass Ihre Rechnungen trotz zahlreicher Mahnungen unbezahlt bleiben. In diesem Fall ist es zunächst notwendig, eine gütliche Einigung zu erzielen. Noch bevor sie nach einer gerichtlichen Lösung suchen. Denn durch einvernehmliche Lösungen können :

• Bevorzugung von Geschäftsbeziehungen,
• Einen beträchtlichen Betrag einsparen,
• Vermeidung eines Gerichtsverfahrens
• Zeit sparen,

Einvernehmliche Beitreibung im gewerblichen Bereich

 

 

Welche Vorteile bietet eine Inkassosoftware?

Zeitersparnis :

Die Zeit, die Mitarbeiter für das Eintreiben der Kundenforderungen eines Unternehmens aufwenden, ist sehr wichtig. Eine Inkassosoftware erleichtert diese Aufgabe. Indem Sie den Prozess automatisieren.

Es können verschiedene Szenarien für den automatischen Rückruf eingerichtet werden. Es ist nicht mehr notwendig, zusätzliche Ressourcen für die Begleichung ausstehender Zahlungen aufzuwenden. Sie müssen nur die Anzahl der Schritte für jedes angepasste Szenario festlegen.

 

Die Reduzierung von unbezahlten Rechnungen :

Sie werden mit verschiedenen Kategorien von Kunden konfrontiert. Daher ist es von entscheidender Bedeutung, risikobehaftete Kundinnen und Kunden zu erkennen. Sie sind von der Software leicht zu finden.

Auf der Grundlage dieser Einstufung können Sie einen individuellen Mahnplan erstellen. Sie ermutigen, frühzeitig Maßnahmen zu ergreifen, um ihren Verpflichtungen nachzukommen.

Wenn Sie automatische Mahnungen einrichten, werden Sie die Zahl der Insolvenzfälle erheblich reduzieren.

 

Die Verkürzung der Zahlungsfrist :

Probleme mit Zahlungsausfällen können gelöst werden, indem man den Kunden die Möglichkeit bietet, online zu bezahlen.

Der Kunde hat mehr Möglichkeiten, eine Online-Zahlung zu tätigen. Dies trägt dazu bei, die Fristen für die Abwicklung zu verkürzen.

 

Die Verbesserung der Kundenbeziehung :

Individuelle Mahnpläne bieten Möglichkeiten, Ihre Kunden zu informieren.

Jeder Kunde muss sich in Ihre verschiedenen Mahnungen einbezogen fühlen. Mit personalisierten Nachrichten wird jeder Kunde das Gefühl haben, von Ihrem Unternehmen beachtet zu werden.

 

Die Zentralisierung der Daten :

Die Software bietet Ihnen die Möglichkeit, am selben Ort eine Kundendatei zu sammeln.

 

Was sind die Schlüsselfunktionen einer Software für den Forderungseinzug?

Da der Schwerpunkt auf der Automatisierung von Aktivitäten liegt, bietet Inkassosoftware zahlreiche Vorteile für Unternehmen: Einsparungen, Zeitersparnis, unfehlbare Prozesse etc.

Die Schlüsselfunktionen einer Inkassosoftware sind :

– den Kundendatensatz,

– das Anzeigeschild,

– die Online-Zahlung,

– die Berichterstattung per E-Mail,

– die Prognose der Zahlungseingänge,

– Szenarien für automatisierte Mahnungen,

 

Der Anzeiger:

Eine Inkassosoftware ist nicht nur ein Werkzeug zur Automatisierung des Mahnwesens. Es sollte auch als Unterstützung für die Verfolgung der Außenstände von Kunden dienen.

 

Die Kundenkartei :

Für ein gesundes Cash-Management ist einfacher Zugang zu den Informationen der Zahlerprofile erforderlich.

 

Die Prognose der Zahlungseingänge :

Für eine gute Verwaltung der Unternehmensfinanzen ist es von entscheidender Bedeutung, eine langfristige Übersicht über die zu erwartenden Zahlungen zu haben.

 

Automatisierte Mahnungsszenarien :

Diese Funktion ermöglicht es, die Mahntätigkeiten eines Unternehmens zu automatisieren, um die Zeit der Geschäftspartner zu sparen.

 

Berichterstattung per E-Mail :

Die Berichterstattung per E-Mail eine schnelle Informationsübermittlung, den Austausch von Informationen zwischen allen Abteilungen des Unternehmens.

 

Online-Bezahlung :

Das Online-Zahlungssystem verkürzt die Zahlungsfristen. Durch die Vereinfachung der Zahlung sind die Kunden eher bereit, ihre Rechnung auf erste Aufforderung hin zu begleichen.

 

Unsere Antworten auf Ihre Fragen

Wie kann Inkassosoftware helfen, die DSO zu senken?

Wie wir gesehen haben, stellt die DSO die durchschnittliche Zahlungsdauer des Kunden. Die Inkassosoftware optimiert die DSO mithilfe einer automatisierten Rechnungsverfolgung. Jede Rechnung wird vor und nach dem Zahlungsdatum angemahnt. Es stehen Ihnen mehrere Szenarien zur Verfügung. Sie richten die verschiedenen verfügbaren Mahnungen ein. Die Plattform erledigt den Rest, indem sie Erinnerungen verschickt.

Der Einsatz einer Inkassosoftware ermöglicht es daher, die für die Kundenbetreuung aufgewendete Zeit sowie die durchschnittliche Zahlungsdauer der Kunden erheblich zu reduzieren.

 

Wie kann eine Inkassosoftware den Prozess der Verwaltung von Zahlungseingängen in einem Unternehmen verbessern?

Die Verwaltung von Zahlungseingängen ist ein Schlüsselbereich für ein Unternehmen. Ein gutes Management wird sich positiv auf den Bedarf an Betriebskapital auswirken. Umgekehrt kann ein schlechtes Management zu erheblichen Liquiditätslücken führen und das Unternehmen in Schwierigkeiten bringen.

Durch die Verringerung von Zahlungsverzögerungen sorgt die Inkassosoftware dafür, dass Sie schneller wieder zu Geld kommen. Und damit auch die Vermeidung von Liquiditätslücken.

Sie verfügen über eine Plattform, auf der der Prozess der Verwaltung von Zahlungseingängen zentralisiert ist.

 

Wie kann Inkassosoftware helfen, verspätete Zahlungen zu vermeiden?

Die meisten verspäteten Zahlungen sind auf Unachtsamkeiten seitens des Kundenunternehmens zurückzuführen. Durch das Versenden von automatisierten Nachrichten kann das Problem behoben werden. Indem Sie den Kunden über bevorstehende Fälligkeiten informieren.

 

Wie kann eine Inkassosoftware bei der Verwaltung von Fernzahlungen helfen?

Die SaaS- oder Vor-Ort-Lösungen für Inkasso sind vollständig papierlos. Sie erleichtern daher alle Zahlungen aus der Ferne.

 

Wie kann eine Inkassosoftware helfen, die Liquidität eines Unternehmens zu verbessern?

Durch die Verringerung von Zahlungsverzögerungen erhöht die Inkassosoftware die Geschwindigkeit des Bargeldeingangs in die Kasse. Sie gewinnen bis zu 30 % mehr Barmittel.

Welches sind die 3 besten Inkassoprogramme auf dem Markt?

 

Aston iTF:

Presentation :

ASTON iTF wurde 2011 gegründet. Das Unternehmen, das 2015 zum Fintech des Jahres gekürt wurde, hat die Branche des Kundenbeziehungsmanagements innerhalb eines Jahrzehnts verändert, indem es eine effiziente, einfache, umfassende und innovative Plattform anbietet. Die Lösungen von ASTON iTF profitieren von zehn Jahren ununterbrochenen technologischen Fortschritts und einer internen Forschungs- und Entwicklungsabteilung, die sich der Digitalisierung widmet.

 

 

Monatliches Abonnement :

• ab 95 €/Monat mit 1 Monat gratis

 

Funktionalitäten :

• Kundenmahnungen :
  • Planung und Szenario,
  • Automatisierung,
  • Personalisierung,
  • Multi-Channel (E-Mail, SMS, einfache und eingeschriebene Briefe, Telefon),
• Anzeiger:
  • Kundenausstände in Echtzeit,
  • Analysis of the Kundenrisikos,
  • Antizipation von Zahlungseingängen,
• Credit Management :
  • Verfolgung von Rechtsstreitigkeiten,
  • DSO-Verfolgung,
  • Scoring von Kunden,
  • Geografische Überschneidung von Umsatz und Kreditrisiko,
• Kundenportal :
• Rechnungsstellung :
• Kollaborative Plattform :
• Online-Zahlungsplattform :
  • Zahlungsverwaltungen,
  • Optimierung des Einkommens,
  • Fraktionierte Zahlung Btob und BtoC,
  • Voraussichtliche Zahlungseingänge,
• Marketplace:
• Outsourcing von Dienstleistungen :

 

Clearnox:

Presentation :

Mit Clearnox können Unternehmen die Verfolgung, Mahnung und Bezahlung der Rechnungen ihrer Kunden optimieren. Das Unternehmen löst ein großes Problem für Unternehmen, nämlich die einfache und schnelle Bezahlung von Ausgangsrechnungen.

 

 

Monatliches Abonnement :

• Monatliches Abonnement nicht angegeben

 

Funktionalitäten :

• Dynamische Verfolgung der Außenstände von Kunden
• Tabellen
• Detaillierte Kundensicht
• Gebündelte E-Mail-Mahnungen
• Personalisierte Mahnungen nach Szenario
• Mahnschreiben nach Kriterien
• Prevenance / Nachdruck / Danksagung
• Konsolidierte Multi-Gesellschafts-Sicht
• Reporting per E-Mail
• Mehrkanalige Nachfassaktionen (Mail, Post, Telefon, andere Medien)
• Anzeigeeinstellungen (Sprachen / Währungsformat / Datumsformat / Zeitzone…)
• Ziel Bargeld
• Scoring schlechter Zahler
• Flag Clients und Timeline
• Zahlungsversprechen
• Gebündelte PDF-Mahnung
• Auswahl von Räumen in Szenarien
• Reporting und Filterung nach Vertriebsmitarbeitern
• Tabellen exportieren
• Automatisierung von E-Mail-Nachrichten
• Erweiterte Verwaltung von Zugriffsrechten / Rollen
• Umgang mit Streitfällen
• Analyse der Aktivität
• Verwaltung von Inkassoteams
• Erweiterte Verwaltung der Mahnstufen
• Mahnschreiben mit mehreren Währungen
• Geplanter vollständiger Export
• Verwaltung von mehreren Kontakten
• Automatisierung von E-Mail-Nachrichten
• Anpassung der Mahnstufen

 

My DSO Manager:

Presentation :

My DSO Manager entstand aus der Erkenntnis, dass Unternehmen durch verspätete Zahlungen finanziell benachteiligt werden, weil sie nicht über eine leistungsfähige Credit-Management-Lösung verfügen, mit der sich die Zahlungsrückstände reduzieren lassen. Ziel ist es, Unternehmen jeder Größe, von kleinen und mittleren Unternehmen bis hin zu internationalen Großkonzernen, eine Software für das Kreditmanagement und den Forderungseinzug zur Verfügung zu stellen.

 

 

Monatliches Abonnement :

• Monatsabonnement ab 99 €/Monat mit 15 Tage gratis

 

Funktionalitäten :

• Mahnungen:
  • Drehbuch,
  • Agenda,
  • Historisch,
  • Automatisierung,
  • Verpflichtung der Klienten,
• Smartphone-Anwendung :
• Integration von Säumniszuschlägen :
• Kollaborative Plattform :
• Echtzeit-Überwachung des Kundenpostens :
• Analyse des Kundenverhaltens :
• Beherrschung des Kundenrisikos :
• Währungsmanagement :