Guia do software de recolha em 2023

 

Tem uma empresa – VSE, PME, ETI – e está a sofrer de pagamentos em atraso? Já reparou que fluxo de caixa exige um esforço suplementar. É um esforço que nunca soubeste que tinhas de fazer. Também se pode ver que o tempo entre as faturação e pagamento pode tornar-se um verdadeiro travão ao progresso da sua empresa. Pode até ser um perigo para a saúde do seu fluxo de caixa. Um consequente dispêndio de energia. Já tentou várias soluções, incluindo software Excel. É evidente que estas soluções não foram suficientemente bem sucedidas. Está a trabalhar internamente para desenvolver processos para recuperar eficazmente os créditos dos clientes. Este problema está a afetar cada vez mais empresas, pelo que não está sozinho.

 

A Aston iTF elaborou um guia para o ajudar a descobrir uma solução SaaS: software de cobrança de dívidas. Para o ajudar a escolher entre as três melhores soluções do mercado.

 

Qual é a situação dos pagamentos em atraso em França?

Neste domínio, a França sempre foi um bom aluno, ao contrário dos seus vizinhos europeus. Em 2018, por exemplo, cada pagamento teve um atraso entre 10,5 e 11,5 dias. Esta situação contrasta com a média europeia, muito mais elevada, de cerca de 13 dias. Em 2020, por outro lado, a França registou um pico de atrasos em linha com a média europeia de cerca de 14 dias. O ano de 2021 foi marcado por um declínio mais acentuado e um regresso quase normal a cerca de 12 dias.

Informações do
Relatório sobre pagamentos europeus
falam por si. A crise da COVID-19 teve um impacto real nas empresas. De acordo com o relatório de 2022 sobre a gestão das receitas e das perturbações, 40% das empresas francesas consideram que estão mais vulneráveis do que antes de março de 2020. A média europeia é de 49%. Apenas 21% dos franceses inquiridos afirmam que a crise da covid-19 os fortaleceu. A Covid criou assim um precedente.

 

Esta tendência também se reflecte no comportamento dos pagamentos:

• 83% dos inquiridos afirmaram ter sido solicitados a prolongar as condições de pagamento nos últimos 12 meses.
• 77% concordaram em alargar as suas condições de pagamento nos últimos 12 meses.

 

Depois da crise sanitária pagamentos em atraso tornaram-se, por conseguinte, um problema importante. Em 2022, em França, mais de uma em cada duas empresas concordará em aceitar prazos de pagamento mais longos para evitar o risco de falência.

A consequência direta desta situação é um aumento de quase 50% no número de dias de atraso. Em França, as empresas demoram, em média, 55 dias a pagar as suas facturas.

Esta análise do Relatório sobre os pagamentos europeus uma série de prioridades:

– Melhorar a gestão das contas a receber e risco do cliente,

– O reforço da liquidez,

– bem como a reavaliação dos contratos com os parceiros.

Empresas francesas que melhoraram os seus processos de gestão de contas a receber. 76% dizem que se concentram na gestão dos créditos antigos.

A utilização de software de cobrança é uma das soluções utilizadas para recuperar dívidas antigas de clientes.

 

O que é um software de cobrança de dívidas?

O software de cobrança de dívidas foi criado para reduzir a ameaça que representam os pagamentos em atraso. Automatizam o cobrança de dívidas de clientes para manter o crescimento da atividade. Para além desta função principal, o software também permite o acompanhamento de todos os pagamentos em tempo real. Gerir ficheiros de coleção. Calcular os juros e as penalizações. Elaborar relatórios sobre o desempenho das cobranças.

O mercado está dividido em diferentes soluções: na nuvem e no local. Alguns destinam-se a grandes empresas (VSE), a pequenas e médias empresas (PME), ou a ambas. Quanto aos utilizadores finais, são muitos. Alguns são instituições financeiras, outros são agências de cobranças ou empresas privadas.

O estudo, compilado pela
Mordor Intelligence
estima que o software de recolha registará uma taxa de crescimento anual composta de 9,7% entre 2023 e 2026. Esta projeção explica-se, nomeadamente, pelo número crescente de contas a receber.

 

Quais são os conceitos-chave na cobrança de dívidas?

A sua empresa pode estar interessada nesta solução de recolha. Para verificar isso, vamos analisar todos os conceitos optimizados pelo software.

 

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DSO :

O DSO representa o tempo médio de pagamento do cliente. Mede o número de dias que um cliente demora a pagar uma fatura emitida pela sua empresa.

• A prazo médio de pagamento do cliente de 30 dias é considerado normal.
• A prazo médio de pagamento dos clientes superior a 60 dias é um fator de risco para o fluxo de caixa de uma empresa.

Como é que calcula e optimiza o seu DSO?

 

Faturação :

Cada fatura implica um prazo de pagamento concedido aos seus clientes. Indica o número de dias que o cliente não deve exceder para pagar a fatura. A França tem quatro períodos de pagamento típicos:

• Pagamento a pronto: Neste caso, o cliente paga o montante total aquando da entrega ou da conclusão de um serviço.
• Pagamento após receção : A situação é semelhante à dos pagamentos em numerário, com uma exceção. Dá sete dias ao seu cliente.
• Pagamento por defeito : neste caso, o prazo de pagamento é alargado para 30 dias. Se se tiver esquecido de mencionar o prazo na sua fatura, este será aplicado por defeito.
• Pagamento negociado ou especial: o seu cliente tem 45 dias, ou mesmo 60 dias, para pagar o montante da fatura.

Como são calculados e facturados os atrasos de pagamento?

 

Risco para o cliente :

Representa a falta de pagamento atempado das facturas por parte de um ou mais clientes. Para proteger a empresa de um potencial défice de tesouraria ou, pior ainda, de uma cessação da atividade, a gestão do risco do cliente deve ser efectuada antes e depois da assinatura de cada novo contrato. A gestão do risco para o cliente abrange :

• Atrasos nos pagamentos,
• Contas a receber de clientes,
• Contas por pagar,

Gestão do risco para o cliente: como funcionar eficazmente?

 

Lembretes aos clientes :

Trata-se de uma função essencial para melhorar as necessidades de fundo de maneio. Os avisos aos clientes reduzem consideravelmente os atrasos. Mantém os clientes informados das próximas datas de pagamento. No entanto, para que isso seja eficaz, é necessário respeitar algumas regras:

• Personalizar mensagens,
• Avaliação da importância das mensagens,
• Manter um registo de todos os clientes,
• Simplificar o método de pagamento,

Otimizar o acompanhamento dos clientes

 

A ligação de pagamento :

Quando um cliente tem de pagar uma fatura e tarda em fazê-lo, é necessário fazer tudo o que for possível para simplificar as coisas. Isto pode envolver uma ligação de pagamento a partir da qual o cliente pode pagar a fatura utilizando um cartão bancário. Isto poupa-lhes muito tempo e fricção.

 

 

Gestão do crédito :

Diretamente dos Estados Unidos, representa a gestão das contas a receber dos clientes e destina-se essencialmente a controlar as cobranças. Esta gestão permite-lhe criar um historial do cliente. Nessa altura, uma empresa pode marcador clientes. Isto é bastante prático, pois permite que a energia seja distribuída no sítio certo. Le gestão do crédito abrange :

• Negociação de planos de pagamento para cobrança,
• Gerir os avisos aos clientes,
• Gestão da cobrança extrajudicial de dívidas,
• Controlo dos litígios de pagamento,
• Avaliação do cliente,

Indicadores para a gestão do crédito

 

 

Cobrança amigável de dívidas :

No entanto, por vezes, as suas contas continuam por pagar, apesar dos inúmeros avisos. Nestes casos, o primeiro passo é chegar a um acordo amigável. Mesmo antes de procurar uma solução jurídica. As soluções amigáveis permitem :

• Dar prioridade às relações comerciais,
• Poupar uma quantia substancial de dinheiro,
• Evitar acções judiciais,
• Poupar tempo,

Cobrança amigável de dívidas no sector profissional

 

 

Quais são as vantagens do software de recolha?

Tempo de poupança:

O tempo que os empregados gastam a cobrar as contas a receber dos clientes de uma empresa é muito importante. O software de recolha facilita esta tarefa. Automatizando o processo.

Podem ser configurados vários cenários de rechamada automática. Já não é necessário afetar recursos adicionais à regularização das dívidas pendentes. Só tem de determinar o número de etapas para cada cenário personalizado.

 

Reduzir as facturas não pagas:

Vai ter de lidar com diferentes tipos de clientes. Por conseguinte, é fundamental identificar os clientes em risco. São facilmente identificadas pelo software.

Com base nesta classificação, é possível elaborar um plano de retirada personalizado. Encorajando-os a tomar medidas rápidas para cumprir os seus compromissos.

A criação de avisos automáticos permite reduzir consideravelmente o número de casos de insolvência.

 

Prazos de pagamento mais curtos :

Os problemas de não pagamento podem ser resolvidos oferecendo aos clientes a opção de pagamento em linha.

Os clientes terão mais facilidade em efetuar pagamentos em linha. Este facto ajuda a reduzir os prazos de pagamento.

 

Melhorar as relações com os clientes:

Os planos de lembretes personalizados oferecem oportunidades para manter os seus clientes informados.

Cada cliente deve sentir-se envolvido nos seus vários avisos. Com mensagens personalizadas, cada cliente sentir-se-á valorizado pela sua empresa.

 

Centralização de dados :

O software permite-lhe reunir um ficheiro de clientes num único local.

 

Quais são as principais características do software de cobrança de dívidas?

Centrado na automatização das actividades, o software de cobrança de dívidas oferece uma série de vantagens às empresas: poupança, economia de tempo, processos infalíveis, etc.

As principais características do software de recolha são :

– o ficheiro do cliente,

– o painel de controlo,

– pagamento em linha,

– comunicação por correio eletrónico,

– previsão de entradas de caixa,

– cenários de relançamento automático,

 

O painel de controlo :

O software de cobranças não é apenas uma ferramenta de automatização de cobranças. Deve também ser utilizado para controlar as contas pendentes dos clientes.

 

O ficheiro do cliente :

Para gerir corretamente o fluxo de caixa, é necessário um acesso simples às informações sobre os perfis dos pagadores.

 

Previsão das entradas de caixa :

Para uma boa gestão das finanças da empresa, é essencial ter visibilidade a prazo dos pagamentos a receber.

 

Cenários de cobrança automatizada :

Esta funcionalidade automatiza as actividades de cobrança de uma empresa para poupar tempo aos seus colaboradores.

 

Comunicação por correio eletrónico :

Os relatórios por correio eletrónico permitem que a informação seja transmitida rapidamente e partilhada entre todos os departamentos da empresa.

 

Pagamento em linha :

O sistema de pagamento em linha reduz os prazos de pagamento. Ao simplificar o processo de pagamento, é mais provável que os clientes paguem a sua fatura à primeira solicitação.

 

As nossas respostas às suas perguntas

Como é que o software de cobranças pode ajudar a reduzir as DSO?

Como vimos, o DSO representa o tempo médio de pagamento do cliente. O software de cobranças optimiza o DSO através do acompanhamento automático das facturas. Cada fatura é reclamada antes e depois da data de pagamento. Existem vários cenários à sua disposição. Define os parâmetros para os vários lembretes disponíveis. A plataforma faz o resto enviando lembretes.

A utilização de um pacote de software de cobrança de dívidas pode, portanto, reduzir consideravelmente o tempo gasto no acompanhamento dos clientes e o tempo médio de pagamento aos clientes.

 

Como é que o software de cobranças pode melhorar o processo de gestão de tesouraria de uma empresa?

A gestão de tesouraria é uma área fundamental para qualquer empresa. Uma boa gestão terá um impacto positivo nas necessidades de fundo de maneio. Por outro lado, uma má gestão pode conduzir a défices de tesouraria significativos e colocar a empresa em dificuldades.

Ao reduzir os pagamentos em atraso, o software de cobranças ajuda-o a recuperar dinheiro mais rapidamente. Assim, evita-se o desfasamento dos fluxos de caixa.

Dispõe de uma plataforma onde o processo de gestão das colecções é centralizado.

 

Como é que o software de cobrança de dívidas pode ajudar a evitar atrasos nos pagamentos?

A maioria dos atrasos de pagamento deve-se a um descuido por parte da empresa cliente. Podem ser enviadas mensagens automáticas para corrigir o problema. Avisando o cliente dos prazos de entrega.

 

Como é que o software de cobranças pode ajudar a gerir os pagamentos à distância?

As soluções de cobrança de dívidas SaaS e no local são completamente sem papel. Por conseguinte, facilitam todos os pagamentos à distância.

 

Como é que o software de cobranças pode ajudar a melhorar o fluxo de caixa de uma empresa?

Ao reduzir os atrasos nos pagamentos, o software de cobranças aumenta a velocidade dos fluxos de caixa. Pode poupar até 30% no seu fluxo de caixa.

Quais são os 3 melhores pacotes de software de cobrança de dívidas do mercado?

 

Aston iTF :

Apresentação:

A ASTON iTF foi fundada em 2011. A empresa, coroada Fintech do Ano em 2015, transformou o sector da gestão das relações com os clientes numa década, oferecendo uma plataforma eficiente, simples, abrangente e inovadora. As soluções da ASTON iTF beneficiam de dez anos de progresso tecnológico ininterrupto e de um departamento interno de investigação e desenvolvimento dedicado à tecnologia digital.

 

 

Assinatura mensal :

• a partir de 95 euros/mês com 1 mês grátis

 

Características :

• Lembretes aos clientes :
  • Planeamento e cenário,
  • Automatização,
  • Personalização,
  • Multicanal (correio eletrónico, SMS, correio normal e registado, telefone),
• Painel de controlo :
  • Resultados dos clientes em tempo real,
  • Análise do risco para o cliente,
  • Antecipação das entradas de pagamentos,
• Gestão de créditos :
  • Acompanhamento dos litígios,
  • Controlo das DSO,
  • Pontuação do cliente,
  • Repartição geográfica das vendas e do risco de crédito,
• Portal do cliente :
• Faturação :
• Plataforma de colaboração :
• Plataforma de pagamento em linha :
  • Gestão de pagamentos,
  • Otimização das receitas,
  • Pagamentos fraccionados Btob e BtoC,
  • Antecipação de recebimentos de caixa,
• Mercado :
• Serviços de externalização :

 

Clearnox :

Apresentação:

A Clearnox permite às empresas otimizar o acompanhamento, a cobrança e o pagamento das facturas dos seus clientes. A empresa resolve um problema importante para as empresas: o pagamento rápido e fácil das facturas dos seus clientes.

 

 

Assinatura mensal :

• Assinatura mensal não indicada

 

Características :

• Monitorização dinâmica das contas a receber dos clientes
• Painéis de controlo
• Visão pormenorizada do cliente
• Lembretes de correio eletrónico agrupados
• Acompanhamento personalizado por cenário
• Cobrança por critérios
• Aviso prévio / lembrete / agradecimento
• Visão consolidada de várias empresas
• Relatórios por correio eletrónico
• Relançamento multicanal (correio eletrónico, correio postal, telefone, outros meios)
• Definições do ecrã (idiomas / formato da moeda / formato da data / fuso horário, etc.)
• Objetivo de tesouraria
• Classificação de dívidas incobráveis
• Assinalar clientes e calendário
• Promessas de pagamento
• Relançamento do PDF agrupado
• Seleção de salas em cenários
• Relatórios e filtragem por vendedor
• Exportação de tabelas
• Automatização de lembretes por correio eletrónico
• Gestão avançada de direitos de acesso / funções
• Gestão de litígios
• Análise de negócios
• Gestão das equipas de recolha
• Gestão avançada dos níveis de cobrança
• Cobrança em várias moedas
• Exportação completa programada
• Gestão multi-contacto
• Automatização de lembretes por correio eletrónico
• Personalizar os níveis de cobrança

 

O meu gestor de DSO :

Apresentação:

O meu DSO Manager nasceu da constatação de que as empresas são financeiramente penalizadas pelos atrasos de pagamento porque não dispõem de uma solução de gestão de crédito eficaz para os reduzir. O objetivo é fornecer às empresas de todas as dimensões, desde as PME aos grandes grupos internacionais, software de gestão de crédito e de cobrança de dívidas.

 

 

Assinatura mensal :

• Subscrição mensal a partir de 99 euros/mês com 15 dias gratuitos

 

Características :

• Lembretes :
  • Argumento,
  • Agenda,
  • Antecedentes históricos,
  • Automatização,
  • Compromisso do cliente,
• Aplicação para smartphone :
• Incorporação de sanções por atraso de pagamento :
• Plataforma de colaboração :
• Monitorização em tempo real das estações de trabalho dos clientes:
• Análise do comportamento dos clientes:
• Gestão do risco para o cliente :
• Gestão da moeda :