So entstand Software zum Mahnen und Eintreiben von Kundenforderungen. Diese Plattformen betreffen vor allem kleinere Forderungen und sind für kleine und mittelständische Unternehmen reserviert, die sich nicht mit der Eintreibung von Forderungen auskennen. Die von Aston iTF für den digitalen Kreditmanager entwickelte Inkassosoftware ermöglicht es jedoch, Inkassomanager von Unternehmen jeder Größe PRO, TPE, KMU, Großkonzerne zu unterstützen.

Aston iTF Mahnsoftware Inkasso interviewt von Le Nouvel Économiste :

„Dank unserer Software und der künstlichen Intelligenz ermöglicht unsere Lösung einem Unternehmen, in Echtzeit von den notwendigen Geschäftstabellen zu profitieren, das Kundenrisiko durch ein Scoring des Zahlungsverhaltens seiner Kunden zu analysieren und seine Mahnstrategie zu automatisieren. Das Ziel der Plattform ist es, mehr, schneller und effizienter Geld einzunehmen“, erklärt der Leiter für Vertrieb und Marketing.

Vollständiger Text des Artikels :

Während die „Kunst des Krieges“, die dem Strategen Sun Tzu zugeschrieben wird, in vielen Situationen nützlich ist, wird sie sich im Bereich des Forderungseinzugs als ungeeignet erweisen. Denn hier ist die Kunst der Diplomatie gefragt, um nicht nur sein Geld zurückzuerhalten, sondern auch gute Geschäftsbeziehungen mit dem Schuldner aufrechtzuerhalten, der sich als langjähriger Partner erweisen kann. Vorsicht also und vorausschauendes Handeln, vor allem bei der Suche nach der Kreditwürdigkeit künftiger Kunden. Natürlich wird sich irgendwann immer eine eiserne Hand mit einem Samthandschuh durchsetzen, um bezahlt zu werden und die eigene Glaubwürdigkeit auf dem Markt zu stärken.

von Nicolas Monier

Hintergrund

Trotz der unbestreitbaren Vorteile der Digitalisierung im Bereich des Forderungseinzugs gibt es noch immer einige Unwägbarkeiten, die man versuchen sollte, so gut wie möglich zu beherrschen. Zunächst einmal muss die Kreditwürdigkeit des Schuldners im Vorfeld geprüft werden. „Die Bonität des Schuldners ist ein wesentliches Element bei der Festlegung der einzuführenden Inkassostrategie“, stellt Nathalie Paris fest. Und die neue Direktorin für Rechtsstreitigkeiten beim Kreditversicherungsunternehmen Coface France fährt fort: „Sobald ein Inkassofall eintrifft, analysieren wir zunächst alle finanziellen und geschäftlichen Informationen, die wir über den Schuldner haben. Und wenn unsere Inkassomaßnahmen es uns nicht ermöglichen, direkt mit dem Unternehmer in Kontakt zu treten, bitten wir die Informationsteams vor Ort um weitere Nachforschungen“.

Strategie

Eine Strategie, die im Vorfeld das Kundenrisiko begrenzt und damit auch Zahlungsverzögerungen vorbeugt. Und der regelmäßige Geschäftspartner des Unternehmens sieht seine Kundenkartei in Echtzeit aktualisiert. Isabelle Dyvrande, Beraterin für Kreditmanagement beim CNFCE (Centre national de la formation – Conseil en entreprise), meint: „Bei Zahlungsverzug ist es notwendig, sich auf den Vertriebsmitarbeiter zu stützen, um ein Vertrauen, das zu einer festen Größe geworden ist, nicht zu verlieren. Sie sollten nicht zögern, mit dem Schuldner einen Zahlungsplan aufzustellen, da es sinnvoll sein kann, mit diesem treuen Partner eine gute Kundenbeziehung weiterzuführen“. Die Suche nach einer dauerhaften oder einmaligen Zahlungsfähigkeit ist daher immer notwendig. „Es ist sinnlos, hohe Kosten in einen Rechtsstreit zu investieren, wenn der Schuldner z. B. in einem schlechten Zustand ist oder kurz vor der Zahlungseinstellung steht. Die Kenntnis der Bonität des Kunden ermöglicht es auch, in voller Kenntnis der Sachlage einen Zahlungsplan auszuhandeln“, sagt Kérine Tran, Leiterin der Rechtsabteilung bei Arc.

Die Zeit drängt

Selbstverständlich muss neben der Suche nach Zahlungsfähigkeit auch immer die Reaktionsfähigkeit an erster Stelle stehen. Auch hier gibt es im Vorfeld und auf einvernehmliche Weise Lösungen, die es ermöglichen, gute Beziehungen zu Stammkunden aufrechtzuerhalten. „Je schneller die Intervention erfolgt, desto leichter lassen sich Lösungen finden und desto höher sind folglich die Beitreibungschancen“, erklärt Arnaud Roger, Leiter des Inkassogeschäfts bei Euler Hermes France, einem auf Kreditversicherung spezialisierten Unternehmen. Für Thierry Gingembre, Präsident des ANCR (Syndicat national des cabinets de recouvrement de créances et de renseignements commerciaux), sprechen die Statistiken übrigens für sich selbst: „Im Durchschnitt wird eine Forderung, die seit weniger als zwei Monaten unbezahlt ist, in 85% der Fälle. Bei einer seit mehr als einem Jahr unbezahlten Forderung sinkt der Prozentsatz unter 30%! Das Sprichwort ‚Im Gegensatz zu gutem Wein altern unbezahlte Rechnungen schlecht‘, das in der Inkasso- und Wirtschaftsauskunftsbranche wohlbekannt ist, veranschaulicht diese Verpflichtung zur Reaktionsfähigkeit“.

„Je schneller die Intervention erfolgt, desto leichter sind Lösungen zu finden und damit die Chancen auf eine Eintreibung höher“.

Es ist also verständlich, dass die Forderungen nicht vergessen werden dürfen. Für einige Rechtsabteilungen ist es sogar ratsam, vor Fälligkeit der Rechnung zu handeln, um mögliche Streitigkeiten zu erkennen, sie zu behandeln und so die fristgerechte Zahlung zu optimieren. „Eine frühzeitig eingeleitete gütliche Eintreibung kann oftmals ein Gerichtsverfahren vermeiden. Eine schnelle Reaktion auf Mahnungen ist außerdem ein Beweis für die Gründlichkeit und die gute Führung des Unternehmens. Im Falle eines Rechtsstreits kann eine sofortige Bearbeitung das Vertrauensverhältnis festigen“, analysiert Kérine Tran. Forderungen altern aus mehreren Gründen schlecht: „Das Risiko der Verjährung, z. B. im Bereich des Straßentransports. Oder der Verlust von Informationen über Rechnungsbelege, das Insolvenzrisiko, die Schwierigkeit der Lokalisierung usw.“, fährt die Rechtsdirektorin fort.

Kollektivverfahren, das Protokoll

Wenn sich der Schuldner in einem Kollektivverfahren befindet (Schutzschirmverfahren, Sanierungsverfahren oder gerichtliche Liquidation), sind die Inkassoschritte sehr genau geregelt. In Frankreich zum Beispiel muss die Forderung innerhalb von zwei Monaten nach der Veröffentlichung des Verfahrens im Bodacc (Bulletin officiel des annonces civiles et commerciales) beim Handelsgericht angemeldet werden. Der Gläubiger muss daher ab der Eröffnung des Kollektivverfahrens ein sehr strenges Protokoll einhalten, um alle Chancen auf seiner Seite zu haben, seine Forderung ganz oder teilweise einzutreiben. Und seine Verluste so gering wie möglich halten. „Der erste Reflex ist, die Forderung in den Händen des gerichtlich bestellten Vertreters oder des Liquidators anzumelden.

„Der erste Reflex ist, seine Forderung in den Händen des gerichtlich bestellten Vertreters oder des Liquidators anzumelden“.

Obwohl der Schuldner die Liste seiner Schulden selbst erstellen soll, ist es empfehlenswert, seine Forderungen direkt anzumelden, insbesondere wenn es sich um hohe Beträge handelt“, erklärt Kérine Tran. Und diese hebt einige entscheidende Punkte hervor: „Bei einem Vertrag mit sukzessiver Erfüllung ist es wichtig, den Verwalter aufzufordern, sich über die Fortsetzung dieser Vereinbarung zu äußern. Andernfalls könnte dieser die Zahlung von Rechnungen, die nach dem Kollektivverfahren ausgestellt wurden, verweigern. Bei einem Kaufvertrag mit Eigentumsvorbehaltsklausel [retour de la marchandise si elle n’est pas payée dans les délais], ist es von entscheidender Bedeutung, sein Eigentum in den Händen des Verwalters zu beanspruchen“.

Vorsicht bei Vertragsklauseln

Selbstverständlich muss die Eigentumsvorbehaltsklausel in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen des Verkäufers enthalten sein. So behält dieser das volle Eigentum an den verkauften Waren, bis die Zahlung vollständig eingegangen ist. „Diese Klausel ermöglicht es somit, das abgetretene Material, das nach der Eröffnung des Kollektivverfahrens noch gelagert ist, zurückzubekommen. Sie ermöglicht es auch, die Zahlung von einem möglichen Unterkäufer zurückzufordern“, stellt Arnaud Roger fest. Eine Eigentumsvorbehaltsklausel, die von allen Inkassobüros erwähnt und als dringend notwendig bezeichnet wird. „Die Eintreibung hängt dann von der Höhe der noch verfügbaren Vermögenswerte ab. In diesem Fall und wenn der Gläubiger in seinen Vertragsbedingungen eine Eigentumsvorbehaltsklausel vorgesehen hatte, können Ansprüche geltend gemacht werden. Dadurch können wir, wenn möglich, die gelieferten Waren von unserem Kunden zurückerhalten, damit er sie an einen Dritten weiterverkaufen kann“, erläutert Nathalie Paris.

„Die Eigentumsvorbehaltsklausel ermöglicht es, das übertragene Material, das nach der Eröffnung des Insolvenzverfahrens noch gelagert ist, zurückzubekommen“.

Abgesehen von einem Kollektivverfahren bleibt die außergerichtliche Beitreibung daher die schnellste und kostengünstigste Lösung. Man muss pragmatisch bleiben: Diplomatie und die Aufrechterhaltung der Kundenbeziehung mit dem Schuldner müssen vorherrschen.

Factoring, sparsam einsetzen

Die Technik mag verlockend klingen. Für ein Unternehmen die Möglichkeit, eine Finanzierung zu erhalten, indem es seine Forderungen an ein Finanzunternehmen, den Factor, abtritt, der diese gegen eine Gebühr übernimmt. Für Isabelle Dyvrande, Beraterin für Kreditmanagement beim CNFCE (Centre national de la formation – Conseil en entreprise), „ist dies eine Möglichkeit für das Unternehmen, sich auf sein Know-how zu konzentrieren und Zeit zu sparen, ohne intern Inkasso betreiben zu müssen. Factoring hat noch einen weiteren Vorteil, es ermöglicht das Sammeln zahlreicher Informationen über den Schuldner“. Andererseits kann der Factor bei Problemen den Kundenstreit nicht beilegen.

Das bedeutet, dass Inkassospezialisten dieses Instrument nur sparsam und mit Vorsicht einsetzen sollten. „Es ist ratsam, dass das Unternehmen sein Forderungsmanagement fortsetzt, um die ein- und ausgehenden Finanzströme zu beherrschen. Außerdem sollten die Kosten für diese Dienstleistung unter Kontrolle gehalten werden, denn Factoring kann sich als sehr teuer erweisen und sogar die Gewinnspannen des Unternehmens auffressen“, erklärt Kérine Tran, Leiterin der Rechtsabteilung der Kanzlei Arc. Es ist klar, dass Factoring dem Unternehmen zwar sofort Liquidität verschafft, aber nicht zu den geringsten Kosten. „Diese Technik, mit der man also sein Inkasso auslagern kann, ist vor allem für Großkunden geeignet“, schließt Isabelle Dyvrande. Thierry Gingembre, Präsident des ANCR (Syndicat national des cabinets de recouvrement de créances et de renseignements commerciaux), meint seinerseits, dass „Factoring, ohne dass dies zwingend erforderlich wäre, mit Versicherungs- und Inkassodienstleistungen einhergehen kann, die teurer und belastender sind als die einfache Beauftragung eines Spezialisten für außergerichtliches Inkasso“.

Online-Inkasso, eine Zeitersparnis für kleine und mittlere Unternehmen

Digital, der die Leere verabscheut, konnte sich eine solche Gelegenheit nicht entgehen lassen. So sind zahlreiche Softwarelösungen für das Mahnwesen entstanden. Diese Regelungen betreffen vor allem kleinere Forderungen und sind KMU und Kleinstunternehmen vorbehalten, die sich nicht mit der Eintreibung von Forderungen auskennen. So ermöglicht die Softwareplattform für Mahnwesen und Inkasso ASTON iTF für den Kreditmanager, die für den Forderungseinzug verantwortlichen Personen in Unternehmen zu unterstützen. „Dank der künstlichen Intelligenz ermöglicht unsere Lösung einem Unternehmen, in Echtzeit die notwendigen Geschäftstabellen zu nutzen, das Kundenrisiko durch ein Scoring des Zahlungsverhaltens seiner Kunden zu analysieren und seine Mahnstrategie zu automatisieren. Das Ziel der Softwareplattform für Mahnwesen ist es, mehr Geld schneller und effizienter hereinzuholen“, erklärt der Direktor für Vertrieb und Marketing.

Die Kunden der auf Kundenrisiken spezialisierten Recolia-Gruppe können ihrerseits alle ihre Rechtsstreitigkeiten über einen gesicherten Bereich verwalten. Sie können ein Dossier in Auftrag geben, dessen Fortschritt einsehen und sich mit einem engagierten Sachbearbeiter austauschen. „Über unsere Website creances.pro visualisiert der Kunde unsere Inkassolösung, erstellt seinen 100In einer sicheren und digitalisierten Umgebung bearbeitet sie dort ihre unbezahlten Fälle. Unser Klient kann also seinen Fall online verfolgen 24Stunden/24 Stunden“, stellt Antoine Beauvois, Geschäftsführer der Recolia-Gruppe, fest. Er fügte vorsichtig hinzu: „Unsere Lösungen richten sich nur an Unternehmen, Handwerker und Selbstständige. Wir empfehlen jedoch, eine interne Mahnphase mit einem Mahnschreiben durchzuführen, bevor Sie uns mit der unbezahlten Rechnung beauftragen. Diese interne Mahnphase gewährleistet eine Kontinuität im Inkassoprozess und ermöglicht eine abgestufte Vorgehensweise gegenüber dem Schuldner“.

Zusammenfassung

Im Jahr 2017 blieben nicht weniger als 56 Mrd. E an Forderungen unbezahlt.

Mehr als jedes vierte Kollektivverfahren steht im Zusammenhang mit Problemen durch unbezahlte und verspätete Zahlungen.

600 E ist die Höhe des variablen Schadens, der sich aus der verspäteten Zahlung einer zwischen Geschäftsleuten eingegangenen Forderung ergibt.

15000 Unternehmensinsolvenzen (von 63000) sind auf Zahlungsausfälle zurückzuführen.

Quelle: ANCR (Syndicat national des cabinets de recouvrement de créances et de renseignements commerciaux), Studie 2018

Quelle:
Le Nouvel Economiste