Com o software de cobrança de dívidas Aston iT Clients, a LORIAL tem uma visão global das dívidas pendentes e dos avisos aos clientes. A automatização das tarefas permitiu-lhe melhorar as contas a receber dos seus clientes.
A Lorial é uma empresa de nutrição animal sediada no Leste de França. Criado em 2011, é uma parceria com a Cal/Lorca e a INVIVO. A empresa regista um volume de negócios superior a 75 milhões de euros.
Nicolas Weyland é diretor administrativo e financeiro da Lorial. Aceitou responder às nossas perguntas sobre a sua utilização do software Aston iT Clients nos últimos 3 anos.
Por que razão escolheram a plataforma de recolha AI da Aston? A plataforma foi-me apresentada por um dos meus accionistas. O nosso problema era gerir os lembretes dos clientes, uma vez que não tinham absolutamente nada. Quando assumi o meu posto, o montante diário em dívida era realmente substancial. Tínhamos de voltar rapidamente ao caminho certo. Como um dos nossos accionistas estava a mudar o seu sistema e tinha ouvido falar do Aston, começámos a pensar nesta solução e implementámo-la numa das entidades da empresa-mãe e nas outras estruturas.
Quais eram os seus principais objectivos? Foi necessário introduzir este instrumento de recolha para melhorar o desempenho da Lorial? Tratava-se, de facto, de um stock de clientes sem qualquer acompanhamento. Tínhamos muito pouca história. Tínhamos de controlar esta dívida pendente o mais rapidamente possível e, sobretudo, automatizar os nossos avisos. Os lembretes foram enviados um a um, utilizando um ficheiro Excel ou Word.
Costumo utilizar a extração, em particular para os saldos, para acompanhar a equipa responsável pelas cobranças e depois para ver quais os saldos que aumentaram e quais os que são anormais. Existe também a opção de acompanhar as curvas numa base semanal.
Realiza reuniões em queù apresenta este tipo de apoio aos seus equipas? Como fazer Como é que funciona? Há uma pessoa responsável pelas cobranças. Envio-lhe a mensagem de correio eletrónico com um extrato dos montantes em dívida, destacando os maiores atrasos. Com base nisto, falamos uns com os outros e, no final da semana, temos uma reunião com os clientes para discutir eventuais problemas.
Em geral, está satisfeito com a solução de cobrança de dívidas e de gestão de créditos? Sim, existem duas partes: A primeira é a secção de lembretes aos clientes, que lhe permite ter modelos imediatamente disponíveis para lembretes. Isto ajudará realmente a desbloquear a situação. Depois, há uma parte mais colaborativa com os vendedores que implementámos.
Quais são, na sua opinião, os pontos fortes do software de colecções? Para nós, o ponto forte é o facto de termos automatizado tudo o que está relacionado com o relançamento. A secção relativa aos relatórios é muito prática. Encontro rapidamente a informação. Há também o lado mais retrospetivo e colaborativo que espero fazer avançar nos próximos meses.
Que ganhos obteve no seu trabalho quotidiano desde a utilização da plataforma Aston?Tenho mais de 30 000 euros por liquidar que vou analisar. Começámos com 1,2 milhões de euros quando estávamos a assumir a coleção. Por isso, não havia nada de automatizado. Atualmente, estamos a cerca de 400.000 euros. A possibilidade de emitir uma carta de reclamação mudou as coisas. Pressionámos algumas pessoas para nos pagarem. E depois há o acompanhamento – quanto mais automatizado, mais rápido.
A automatização de tarefas poupa tempo e permite-nos concentrarmo-nos no nosso precioso trabalho em curso. Um dos problemas que tínhamos era o facto de termos muito trabalho valioso pendente. O facto de podermos enviar rapidamente lembretes significa que podemos ver muito rapidamente quem está a atrasar os pagamentos e podemos bloquear imediatamente a conta para evitar ter demasiadas dívidas pendentes. Por isso, travámos a fundo. É por isso que o montante em dívida diminuiu. Tínhamos mais de 150 dias pendentes, o que é muito significativo. Por exemplo, de 1,2 milhões de euros, 800 000 euros tinham mais de 150 dias. Estamos agora para menos de 200.000. Isto representa uma redução de 70% do montante em dívida.
Numa base comparável, as vendas baixaram de 1,2 milhões de euros para 400 000 euros .
No início, a recuperação foi muito reduzida. Começámos a colocar barreiras. Pedimos ao nosso pessoal de vendas que controlasse os saldos pendentes de mais de 30 dias. Agora, começamos imediatamente a controlar os montantes pendentes e a enviar lembretes, se necessário. Penso que, no futuro, tentaremos, por exemplo, enviar lembretes por correio eletrónico aos clientes mesmo antes da data de vencimento. É um ponto forte que me permite desenvolver-me à medida que vou avançando. Estamos a aumentar gradualmente a pressão sobre os créditos comerciais. Por exemplo, os juros de mora. No início, não era necessário efetuar quaisquer cálculos, uma vez que estes eram feitos automaticamente. Agora está nos reinícios.
Permitiu-lhedetetar certos problemas que não tinha visto antes de utilizar os clientes da Aston IT? Indiretamente sim, porque quando a pessoa responsável pela cobrança recebe um feedback que lhe permite ver anomalias nas facturas. Logo que se verifique uma anomalia, a fatura não é paga. Quanto mais não seja pelas condições de venda que aparecem nas facturas não pagas.
Como é que instalou o software? A instalação é bastante rápida. O departamento de cobranças viu um benefício imediato. A partir de agora, o meu colega das cobranças vai diretamente para o Aston IT Clients porque
os lembretes são automáticos.
Recomendaria a plataforma Aston? Sim, participei em cursos de formação em Paris com outros directores financeiros. Não hesito em falar da solução Aston, sim. Deste modo, é fácil e rápido gerir as contas a receber pendentes.