Con el software de cobro de deudas Aston iT Clients, LORIAL tiene una visión global de las deudas pendientes y de los recordatorios a los clientes. La automatización de tareas le ha permitido mejorar sus cobros a clientes.
Lorial es una empresa de nutrición animal con sede en el este de Francia. Creada en 2011, cuenta con la colaboración de Cal/Lorca e INVIVO. La empresa factura más de 75 millones de euros.
Nicolas Weyland es director administrativo y financiero de Lorial. Aceptó responder a nuestras preguntas sobre su uso del software Aston iT Clients en los últimos 3 años.
¿Por qué eligieron la plataforma de recogida Aston AI? Uno de mis accionistas me presentó la plataforma. Nuestro problema era gestionar los recordatorios de los clientes, ya que no tenían absolutamente nada. Cuando tomé posesión de mi cargo, el importe diario pendiente era realmente considerable. Necesitábamos volver a la pista rápidamente. Como uno de nuestros accionistas estaba cambiando su sistema y había oído hablar de Aston, empezamos a pensar en esta solución y la pusimos en marcha en una de las entidades de la empresa matriz y en las demás estructuras.
¿Cuáles eran sus principales objetivos? ¿Era necesario introducir esta herramienta de recogida para mejorar el rendimiento de Lorial? En realidad era una acción de clientes sin seguimiento. Teníamos muy poca historia. Teníamos que controlar esta deuda pendiente lo antes posible y, sobre todo, automatizar nuestros recordatorios. Los recordatorios se enviaron uno a uno utilizando un archivo Excel o Word.
Suelo utilizar la extracción, sobre todo en el caso de los saldos, para hacer un seguimiento con el equipo encargado de los cobros y comprobar con ellos qué saldos han aumentado y cuáles son anormales. También existe la opción de hacer un seguimiento semanal de las curvas.
Usted celebra reuniones en las queù presentas este tipo de apoyo a su ¿equipos? Cómo ¿Cómofunciona? Hay una persona encargada de los cobros. Le envío el correo electrónico con un extracto de las cantidades adeudadas, destacando los mayores atrasos. A partir de ahí, hablamos entre nosotros y al final de la semana tenemos una reunión con los clientes para hablar de cualquier problema.
En general, ¿está satisfecho con la solución de cobro de deudas y gestión del crédito? Sí, hay dos partes: La primera es la sección de recordatorios a clientes, que le permite disponer inmediatamente de modelos para recordatorios. Esto realmente ayudará a desbloquear la situación. Luego hay una parte más colaborativa con los comerciales que hemos puesto en marcha.
¿Cuáles diría que son los puntos fuertes del software de cobros? Nuestro punto fuerte es que hemos automatizado todo lo relacionado con el relanzamiento. La sección de informes es muy práctica. Encuentro rápidamente la información. También está el lado más retrospectivo y colaborativo que espero impulsar en los próximos meses.
¿Qué ha ganado en su trabajo diario desde que utiliza la plataforma Aston?Tengo más de 30.000 euros pendientes que voy a mirar. Partíamos de 1,2 millones de euros al principio, cuando empezamos a hacernos cargo de la colección. Así que no había nada automatizado. Hoy estamos en torno a los 400.000 euros. Poder emitir una carta de reclamación ha cambiado las cosas. Presionamos a algunos para que nos pagaran. Y luego está el seguimiento, cuanto más automatizado, más rápido.
Automatizar tareas ahorra tiempo y nos permite concentrarnos en nuestro valioso trabajo en curso. Uno de los problemas que teníamos era que teníamos mucho trabajo valioso pendiente. El hecho de que podamos enviar rápidamente recordatorios significa que podemos ver rápidamente quién se está retrasando en los pagos y podemos bloquear inmediatamente la cuenta para evitar tener demasiadas deudas pendientes. Así que echamos el freno. Por eso ha bajado el importe pendiente. Teníamos más de 150 días pendientes, lo que es muy importante. Por ejemplo, de 1,2 millones de euros, 800.000 tenían más de 150 días. Ahora estamos a menos de 200.000. Esto representa una reducción del 70% del importe pendiente.
En términos comparables, las ventas bajan de 1,2 millones de euros a 400.000 euros.
Al principio hubo muy poca recuperación. Empezamos a poner barreras. Hemos pedido a nuestro personal de ventas que controle los impagos de más de 30 días. Ahora empezamos directamente a controlar los importes pendientes y a enviar recordatorios si es necesario. Creo que en el futuro intentaremos, por ejemplo, enviar recordatorios por correo electrónico a los clientes incluso antes de la fecha de vencimiento. Es un punto fuerte que me permite desarrollarme a medida que avanzo. Estamos aumentando gradualmente la presión sobre los créditos comerciales. Por ejemplo, los intereses de demora. Al principio, no teníamos que hacer ningún cálculo, ya que se hacían automáticamente. Ahora está en los reinicios.
¿Leha permitidodetectar ciertos problemas que no había visto antes con Aston IT Clients? Indirectamente sí, porque cuando la persona encargada del cobro recibe un feedback que le permite ver anomalías en las facturas. En cuanto hay una anomalía, la factura no se paga. Aunque sólo sea por las condiciones de venta que aparecen en las facturas impagadas.
¿Cómo instaló el software? La instalación es bastante rápida. El departamento de cobros vio un beneficio inmediato. A partir de ahora, mi colega de cobros va directamente a Aston IT Clients porque
los recordatorios están automatizados.
¿Recomendaría la plataforma Aston? Sí, he asistido a cursos de formación en París con otros directores financieros. No dudo en hablar de la solución Aston, sí. De este modo, la gestión de los cobros pendientes resulta rápida y sencilla.