Mit der Inkassosoftware Aston iT Clients verfügt LORIAL über einen umfassenden Überblick über Außenstände und Mahnungen von Kunden. Durch die Automatisierung von Aufgaben konnte er seinen Außenstand verbessern.
Lorial ist ein Unternehmen für Tiernahrung in der Region Grand Est de la France. Sie wurde 2011 gegründet und hat eine Partnerschaft mit Cal/ Lorca und INVIVO. Dieses Unternehmen macht einen Umsatz von mehr als 75 Millionen Euro.
Nicolas Weyland ist Verwaltungs- und Finanzleiter bei Lorial. Er hat sich bereit erklärt, unsere Fragen zu seiner Verwendung der Software Aston iT Clients in den letzten drei Jahren zu beantworten.
Warum haben Sie sich für die Aston AI-Inkassoplattform entschieden? Die Plattform war mir über einen meiner Aktionäre vorgestellt worden. Wir hatten ein Problem mit der Verwaltung der Mahnungen an unsere Kunden, da sie so gut wie nichts hatten. Als ich meine Stelle antrat, war der tägliche Außenstand wirklich beträchtlich. Wir mussten schnell Erhöhungen vornehmen. Da einer unserer Aktionäre sein System änderte und er von Aston gehört hatte, begannen wir, über diese Lösung nachzudenken, um sie in einer der Einheiten der Muttergesellschaft und in den anderen Strukturen zu implementieren.
Was waren Ihre Hauptziele? War es notwendig, dieses Einziehungsinstrument einzuführen, um die Leistung von Lorial zu verbessern? Es war wirklich eine Kundenauktion mit keiner Betreuung. Wir hatten nur sehr wenige historische Daten. Dieser Außenstand musste so schnell wie möglich nachverfolgt und vor allem die Mahnungen automatisiert werden. Die Mahnungen wurden einzeln mit einer Excel- oder Word-Datei durchgeführt.
Ich benutze eher die Extraktion, insbesondere auf der Ebene der Bilanzen, um nach dem Inkassoteam eine Nachverfolgung vorzunehmen, um anschließend zu mahnen und mit ihnen zu sehen, welche Salden gestiegen sind und welche anormal sind. Es gibt die Möglichkeit, Trackingkurven auch in Wochenkurven zu haben.
Sie halten Treffen ab, woù Sie diese Art von Material Ihren Ihren Teams? Wie wieläuft das ab? Es gibt eine Person, die für das Inkasso zuständig ist. Ich schicke ihm die E-Mail mit der Aufstellung der fälligen Beträge, in der die größten unbezahlten Beträge hervorgehoben sind. Anschließend tauschen wir uns aus und am Ende der Woche haben wir eine Besprechung mit den Klienten, um die Schwierigkeiten anzusprechen.
Sind Sie insgesamt mit der Lösung für Inkasso und Kreditmanagement zufrieden? Ja, es gibt zwei Teile: Der erste Teil Kundenmahnung, der es ermöglicht, sofort Vorlagen zur Verfügung zu haben, um mahnen zu können. Das wird die Blockade wirklich lösen. Danach gibt es einen kollaborativeren Teil mit den Vertriebsmitarbeitern, den wir eingeführt haben.
Was wären Ihrer Meinung nach die Stärken der Inkassosoftware? Die Stärke für uns ist, dass wir alles, was mit dem Relaunch zu tun hat, automatisiert haben. Der Berichtsteil ist sehr praktisch. Ich finde die Informationen schnell wieder. Es gibt auch die kollaborative, eher retrospektive Seite, die ich in den nächsten Monaten zu forcieren hoffe.
Welche Gewinne haben Sie in Ihrem Alltag seit der Nutzung der Aston-Plattform erzielt?Ich habe einen fälligen Außenstand von über 30 000 €, den ich mir ansehen werde. Wir sind von 1,2 Millionen Euro ausgegangen, wirklich ganz am Anfang, als wir anfingen, das Inkasso in die Hand zu nehmen. Es gab also nichts Automatisiertes. Heute liegen wir bei rund 400 000 Euro. Die Möglichkeit, einen Mahnbrief auszustellen, hat die Dinge verändert. Wir haben einige dazu gebracht, uns zu bezahlen. Und dann gibt es noch die Nachbereitung, je mehr automatisiert wird, desto schneller geht es.
Die Automatisierung von Aufgaben spart Zeit und ermöglicht es uns, uns auf die wertvollen Außenstände zu konzentrieren . Wir hatten das Problem, dass wertvolle Außenstände herumlagen. Die Tatsache, dass man schnell mahnen kann, zeigt sehr schnell, wer die Zahlungen schleifen lässt, und man kann das Konto sofort sperren und verhindern, dass die Außenstände zu sehr anwachsen. In diesem Fall haben wir also wirklich auf die Bremse getreten. Deshalb ist der Bestand also gesunken. Wir hatten einen ausstehenden Betrag von über 150 Tagen, was sehr beträchtlich ist. Zum Beispiel gab es von 1,2 Millionen Euro 800 000 Euro, die mehr als 150 Tage alt waren. Wir sind jetzt auf weniger als 200.000. Dies entspricht einer Verringerung der fälligen Außenstände um 70%.
Bei fast vergleichbarem Umsatz geht es von 1,2 Millionen Euro auf 400 000 Euro zurück.
Zu Beginn gab es nur sehr wenig Inkasso. Wir begannen, Zäune zu errichten. Wir wiesen die Vertriebsmitarbeiter an, die Außenstände mit einer Laufzeit von mehr als 30 Tagen zu verfolgen. Jetzt fangen wir sofort an, die Außenstände zu verfolgen, und schicken, wenn nötig, Mahnungen. Ich denke, morgen wird man versuchen, z. B. Mahnungen per E-Mail an die Kunden zu schicken, noch bevor die Frist abgelaufen ist. Das ist eine Stärke, die es mir ermöglicht, mich im Laufe der Zeit weiterzuentwickeln. Man verstärkt nach und nach den Druck auf den Kundenposten. Zum Beispiel Verzugszinsen. Am Anfang hatten wir keine Berechnungen, da sie automatisch durchgeführt wurden. Jetzt ist er in den Reliefs.
Konnten Sie dadurchbestimmte Probleme erkennen, die Sie vor dem Einsatz von Aston IT Clients nicht gesehen haben? Indirekt ja, denn wenn die Person für das Inkasso zuständig ist, bekommt sie Rückmeldungen, die es ihr ermöglichen, Anomalien auf den Rechnungen zu sehen. Sobald es eine Abweichung gibt, wird die Rechnung nicht bezahlt. Und sei es nur, dass Verkaufsbedingungen auf Rechnungen auftauchen, die unbezahlt waren.
Wie wurde die Software installiert? Die Installation ist recht schnell eingerichtet. Die Inkassoabteilung sah sofort einen Gewinn. Jetzt geht meine Kollegin vom Inkasso sofort zu Aston IT Clients, weil
die Mahnungen sind automatisiert.
Würden Sie die Aston-Plattform weiterempfehlen? Ja, ich habe mit anderen CFOs an Schulungen in Paris teilgenommen. Ich zögere nicht, über die Aston-Lösung zu sprechen ja. Dies ist praktisch und schnell, um seine Außenstände bei Kunden zu verwalten.