Relançamento inteligente, privilegiando os procedimentos amigáveis, instaurando uma cultura de caixa na empresa… Eis algumas dicas para o ajudar a gerar vendas o mais rapidamente possível.
Não é novidade que os prazos de pagamento em França são historicamente longos. Mas hoje, é ainda pior. De acordo com segundo um estudo da KPMG em parceria com a Editora Sidetrade, cerca de 3,5 facturas em cada 10 estão atrasadas mais de 10 dias, em comparação com cerca de 2 facturas em cada 10 antes do confinamento. No início de maio, o comité de crise das condições de pagamento emitiu um alerta sobre a situação, nomeadamente sobre o aparecimento de novas práticas por parte de certas empresas (não validação das facturas, atrasos na emissão das ordens de compra, revisões em baixa dos preços, etc.). “Hoje em dia, todas as facturas vão ser importantes, mesmo as que valem 500 euros”, alerta Fabrice Delevay, CEO da GCollect, um mercado de cobranças. Especialmente para as empresas que não obtiveram um empréstimo garantido pelo Estado (PGE), mas para as quais uma parte do as vendas “dormem” no exterior. Recuperar o seu dinheiro não é fácil, especialmente em tempos de crise. A JDN pediu conselhos a vários especialistas sobre a forma de reduzir os prazos de pagamento.
Ter uma fatura válida
Para cobrar uma fatura, é necessário, em primeiro lugar, certificar-se de que a mesma está em ordem e não está em litígio. “Verifique se tem, pelo menos, um orçamento, uma nota de encomenda assinada em , um contrato ou uma nota de entrega. Caso contrário, o prazo de pagamento e a cobrança da dívida serão ultra-complexos”, lembra Alexandre Bardin, Diretor-Geral da Rubypayeur, uma plataforma de cobrança de dívidas online. “É igualmente importante indicar corretamente a indemnização fixa na fatura e deixar claro que, se a fatura não for paga, a empresa não hesitará em recorrer a um serviço de cobrança de dívidas. recuperação“, acrescenta.
Preferir facturas desmaterializadas
Se ainda não o fez, passe a utilizar facturas electrónicas, que são muito mais práticas e rastreáveis do que em papel. Além disso, existe uma boa probabilidade de as facturas em papel deixarem de ser aceites dentro de alguns anos, pelo que é melhor estarmos preparados. Desde 1 de janeiro de 2020, é obrigatório utilizar a faturação eletrónica se vender bens ou serviços a entidades públicas e aceitar faturas desmaterializadas entre empresas privadas. Existem muitos serviços de desmaterialização de facturas e pacotes de software de gestão de tesouraria que integram esta funcionalidade.
Lembretes inteligentes
A reclamação de uma fatura não paga pode parecer um inconveniente, mas é uma necessidade absoluta. “A primeira razão para os atrasos de pagamento é o facto de uma fatura nunca ter sido cobrada. Há uma certa má-fé por parte dos devedores, que dizem a si próprios que, se ninguém os lembrar, não pagarão porque querem poupar dinheiro”, analisa Aymeric Dupas, CEO da Aston AI, software SaaS para a cobrança de dívidas de clientes. “Cobrar uma dívida com mais de um ano divide por 10 as hipóteses de sucesso de receber o pagamento”. Se é um Se é uma pequena empresa, pode enviar lembretes individuais aos seus clientes no dia seguinte ao vencimento da fatura. Se, uma semana depois, ainda não tiver recebido resposta, pode notificá-lo formalmente. “É uma forma de confirmar que se está a ser pago”, insiste Alexandre Bardin. Acima de tudo, temos de relançar o mais rapidamente possível. “Quanto mais esperarmos, mais complicado se torna, especialmente neste momento. Recuperar um As credenciais com mais de um ano dividem por 10 as hipóteses de sucesso de receber o pagamento”, acrescenta. Pode também utilizar programas de lembretes, que existem muitos no mercado(Aston AI…), Clearnox, Dunforce, Sidetrade Augmented Cash, Fluxo ascendente…). Alguns destinam-se especificamente a PME e estão total ou parcialmente livres neste momento, devido à crise da Covid-19.
Propor um calendário
Se o seu cliente não puder pagar a fatura por se encontrar numa situação difícil, pode propor-lhe um plano de pagamento. “Um calendário de pagamentos é tranquilizador, porque a empresa sabe que tem a possibilidade de recuperar o seu dinheiro ao longo de vários meses e que não precisa de iniciar um processo judicial dispendioso”, salienta Alexandre Bardin. “Além disso, reforça a relação comercial, cria uma espécie de solidariedade”, acrescenta. A Rubypayeur garante que, atualmente, mais de 50% dos seus clientes aceitam planos de pagamento, contra 20% em tempos normais.
Favorecer a resolução amigável
“Privilegiar sempre os procedimentos amigáveis e o diálogo. Isto permitir-vos-á chegar a um acordo para que ninguém fique pelo caminho”, aconselha Fabrice Delevay. Além disso, os acordos extrajudiciais não custam nada, ao contrário das cobranças judiciais.
Mais de 50% dos seus clientes aceitam atualmente planos de pagamento, contra 20% em tempos normais.
“O seu cliente pode ter uma boa razão para não lhe pagar porque está a ter dificuldades financeiras. Por outro lado, se ele estiver a agir de má-fé, pode chamar o Médiateur des Entreprises“, afirma Olivier Novasque, CEO da Sidetrade, editora de uma plataforma de inteligência artificial dedicada, entre outras coisas, à gestão de facturas não pagas. “Não vale a pena continuar a servir um cliente se ele não lhe pagar, caso contrário não poderá pagar aos seus funcionários e fornecedores”, acrescenta o executivo.
Transparência
Os nossos especialistas aconselham as empresas a serem transparentes com os seus clientes. “Não hesite em explicar-lhe que, se ele não lhe pagar, vai ficar sem negócio. Não funciona sempre, mas há que tentar”, aconselha Alexandre Bardin. “É preciso estar mais próximo do que nunca dos clientes e ter empatia com eles, porque eles próprios estão em dificuldades. O meu conselho é que levantem logo a questão dos prazos de pagamento”, acrescenta Olivier Novasque.
Compreender o valor do dinheiro para a empresa
Os gestores precisam de se familiarizar com o tema da gestão de tesouraria, mesmo que não seja muito sexy e pareça anedótico. Pelo contrário, é uma prioridade. “É necessário comunicar com todos os serviços, atribuir-lhes objectivos e funções em matéria de tesouraria e definir indicadores de acompanhamento dos objectivos fixados”, sublinha Aymeric Dupas. A Sidetrade aconselha-o a prestar especial atenção às recolhas semanais ou mesmo diárias. E tente planear o seu fluxo de caixa tanto quanto possível (Leia o nosso artigo Nove dicas para cuidar e planear o seu fluxo de caixa). “Tem de ser integrado nas negociações comerciais. É a oportunidade perfeita para que dois mundos isolados possam finalmente falar um com o outro : o mundo das finanças e o mundo do comércio. É muito importante incutir uma cultura de dinheiro nos vendedores. É preciso explicar-lhes que as condições de pagamento não são a última roda da carroça, que são um elemento essencial da negociação comercial e que as invocaremos em caso de litígio ou de atraso de pagamento”, explica Olivier Novasque. Em suma, queremos que eles compreendam que “o dinheiro é rei”.