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Le guide des logiciels de recouvrement en 2023

Le guide des logiciels de recouvrement en 2023

 

Vous êtes à la tête d’une entreprise – TPE, PME, ETI – et vous rencontrez des retards de paiement ? Vous constatez que la rentrée de cash nécessite un effort supplémentaire. Un effort que vous n’aviez jusqu’alors pas soupçonné. Vous constatez aussi que le temps entre la facturation et le paiement peut devenir un véritable frein pour la progression de votre entreprise. Voire même un danger pour la santé de votre trésorerie. Une dépense d’énergie conséquente. Vous avez essayé de nombreuses solutions, avec un logiciel Excel notamment. Des solutions qui visiblement n’ont pas assez bien porté leur fruit. Vous tentez en interne de développer des processus pour recouvrer efficacement les créances client. Sachez que ce problème touche de plus en plus de sociétés, vous n’êtes donc pas seul. 

 

Aston iTF a rédigé un guide pour vous faire découvrir une solution SaaS : le logiciel de recouvrement de créances. Afin de vous aider à choisir parmi les trois meilleures solutions sur le marché.

 

Quelle est la situation sur les retards de paiements en France ?

Dans ce domaine, la France a toujours fait figure de bonne élève contrairement à ses voisins européens. En 2018, par exemple, il fallait compter entre 10,5 et 11,5 jours de retard par paiement. Contrairement à la moyenne européenne bien supérieure, située autour de 13 jours. En 2020, en revanche, la France a connu un pic de retards aligné sur la moyenne européenne, située autour de 14 jours. L’année 2021 a été marquée par une diminution plus nette et un retour presque normal, située autour de 12 jours.

Quelle est la situation sur les retards de paiements en France ?
Quelle est la situation sur les retards de paiements en France ?

Les informations du European Payment Report sont assez éloquentes. La crise de la COVID-19 a eu un impact réel sur les entreprises. Selon le rapport de l’année 2022 concernant les revenus et la gestion des perturbations, 40 % des entreprises françaises estiment qu’elles sont plus vulnérables qu’avant mars 2020. Contre 49 % des entreprises pour la moyenne européenne. Seuls 21 % des sondés français affirment que la crise de la covid les a renforcés. La covid a donc marqué un précédent.

 

Cette tendance se retrouve aussi dans les comportements de paiement :

  • 83 % des sondés indiquent qu’il leur a été demandé de prolonger la durée des délais de paiement au cours des 12 derniers mois.
  • 77 % ont accepté d’allonger la durée des délais de paiement au cours des 12 derniers mois.

 

Après la crise sanitaire, les retards de paiements sont donc devenus un enjeu majeur. En 2022 en France, plus d’une entreprise sur deux est d’accord avec le fait d’accepter des délais de paiement plus longs pour éviter les risques de faillites.

Ce qui a pour conséquence directe d’augmenter de près de 50 % le nombre de jours de retard de paiement. En France, les entreprises mettent en moyenne 55 jours pour régler leur facture.

Il ressort de cette analyse du European Payment Report plusieurs priorités :

– L’amélioration de la gestion des créances et du risque client,

– Le renforcement des liquidités,

– Ainsi que la réévaluation des contrats avec les partenaires.

Concernant les entreprises françaises qui ont amélioré leur process de gestion des créances. 76 % d’entre elles affirment se concentrer sur la gestion des créances anciennes.

L’utilisation d’un logiciel de recouvrement est l’une des solutions employées pour recouvrer les créances clientes anciennes.

 

Qu’est-ce qu’un logiciel de recouvrement ?

Les logiciels de recouvrement ont été créés dans le but de réduire la menace que représentent les retards de paiement. Ils automatisent le recouvrement des créances client pour maintenir la croissance des entreprises. Outre cette fonction principale, le logiciel permet également de suivre l’ensemble des paiements en temps réel. De gérer les dossiers de recouvrement. Calculer les intérêts et les pénalités. Générer des rapports sur les performances de recouvrement. 

Concernant le marché, il est divisé entre différentes solutions : cloud et où sur site. Certains s’adressent aux grandes entreprises (TPE), aux petites et moyennes entreprises (PME), voire les deux à la fois. Quant aux utilisateurs finaux, ils sont multiples. Certains sont des institutions financières, d’autres des agences de recouvrement, ou des entreprises privées.

L’étude, recensée par Mordor Intelligence, estime que les logiciels de recouvrement vont enregistrer un taux de croissance annuel composé de 9,7 % entre 2023 et 2026. Cette projection s’explique notamment par le nombre croissant de créances client.

 

Quelles sont les notions essentielles du recouvrement de créances ?

Il se peut que votre société trouve un intérêt pour cette solution de recouvrement. Pour le vérifier, nous allons balayer l’ensemble des notions optimisées par le logiciel.

 

 

 

Le DSO : 

Le DSO représente le délai moyen de paiement client. Il mesure le nombre de jours qu’un client met pour régler la facture émise par votre société.

  • Un délai moyen de paiement client de 30 jours est considéré comme normal. 
  • Un délai moyen de paiement client supérieur à 60 jours est un facteur de risque pour la trésorerie de l’entreprise.

Comment calculer et optimiser son DSO ?

Fiche sur le DSO
Fiche sur DSO

 

La facturation :

Chaque facturation implique un délai de paiement accordé à vos clients. Il indique le nombre de jours que le client ne doit pas dépasser pour vous honorer sa facture. La France compte quatre délais de paiement typiques : 

  • Le paiement comptant : dans ce cas de figure, votre client règle la totalité du montant lors de la livraison ou à l’issue d’une prestation de service.
  • Le paiement après réception : le cas de figure est similaire au paiement comptant, à une exception près. Vous accordez à votre client un délai de sept jours.
  • Le paiement par défaut : ici le délai de paiement est allongé à 30 jours. Dans le cas où vous auriez oublié de mentionner le délai sur votre facture, celui-ci s’applique par défaut.
  • Le paiement négocié ou particulier : votre client dispose de 45 jours, voire 60 jours, pour régler le montant de la facture.

Le retard de paiement : comment le calculer et le facturer ?

Fiche sur la facturation

 

Le risque client : 

Il représente l’ensemble des défaillances d’un ou plusieurs clients à honorer ses factures dans les temps impartis. Pour protéger l’entreprise d’un éventuel trou de trésorerie ou pire d’une cessation d’activité, la gestion du risque client doit être menée en amont et en aval de la signature de chaque nouveau contrat. La gestion du risque client couvre : 

  • Les retards de paiement,
  • La créance client,
  • Les impayés,

La gestion du risque client : comment opérer avec efficacité ?

Fiche sur le risque client
Fiche sur le risque client

 

La relance client :

C’est une fonction capitale pour améliorer son besoin en fonds de roulement. La relance client réduit considérablement les retards. Elle permet de tenir ses clients informés des prochaines échéances de paiement. Cependant, pour que celle-ci soit efficace, quelques règles sont à respecter : 

  • Personnaliser les messages,
  • Graduer l’importance des messages,
  • Suivre l’ensemble des clients,
  • Simplifier le moyen de paiement,

Optimiser ses relances clients

Fiche sur la relance client
Fiche sur la relance client

 

Le lien de paiement :

Lorsqu’un client doit s’acquitter d’un montant, et qu’il tarde à le faire, il est nécessaire de tout mettre en place pour simplifier les choses. Cela peut passer notamment par un lien de paiement à partir duquel le client peut régler la facture à l’aide d’une carte bancaire. Cela lui évite des longues démarches et pour lesquelles les frictions sont nombreuses.

 

 

Le crédit management : 

Arrivé tout droit des États-Unis, il représente la gestion de la créance client et vise essentiellement à surveiller les encaissements. Ce management permet de créer un historique client. À partir duquel une société peut scorer ses clients. C’est assez pratique, car cela permet de répartir l’énergie au bon endroit. Le management de crédit couvre : 

  • La négociation de plans de paiement pour le recouvrement, 
  • La gestion des relances clients,
  • La gestion du recouvrement amiable,
  • Le suivi des litiges de paiement, 
  • L’évaluation des clients,

Les indicateurs à suivre pour le crédit management

Fiche sur le crédit management
Fiche sur le crédit management

 

 

Le recouvrement amiable : 

Il arrive toutefois que vos factures restent impayées, et ce, malgré de nombreuses relances. Dans ce cas de figure, il est d’abord nécessaire de trouver un accord amiable. Avant même de chercher une solution judiciaire. En effet, les solutions amiables permettent de : 

  • Privilégier les relations commerciales, 
  • Économiser une somme conséquente, 
  • Éviter une procédure judiciaire,
  • Gagner du temps,

Le recouvrement amiable dans le secteur professionnel

Fiche sur le recouvrement amiable
Fiche sur le recouvrement amiable

 

 

Quels sont les bénéfices d’un logiciel de recouvrement ?

Le gain de temps :

Le temps que les employés consacrent pour recouvrer les créances client d’une entreprise est très important. Un logiciel de recouvrement facilite cette tâche. En automatisant le processus. 

Divers scénarios de rappel automatique peuvent être mis en place. Il n’est plus nécessaire de consacrer des ressources supplémentaires pour régler les impayés. Il suffit de déterminer le nombre d’étapes pour chaque scénario personnalisé.

 

La réduction des impayés :

Vous serez confronté à diverses catégories de clients. Il est donc crucial de repérer les clients à risque. Ils sont facilement repérables par le logiciel.

Sur la base de cette classification, vous pouvez élaborer un plan de rappel personnalisé. Les encourageant à prendre des mesures anticipées pour respecter leurs engagements. 

En mettant en place des rappels automatiques, vous réduirez considérablement les cas d’insolvabilité.

 

La réduction du délai de paiement :

Les problèmes de non-paiement peuvent être résolus en offrant aux clients la possibilité de payer en ligne. 

Le client aura davantage de facilités pour effectuer un paiement en ligne. Cela contribue à réduire les délais de règlement. 

 

L’amélioration de la relation client :

Les plans de rappel personnalisés offrent des opportunités pour informer vos clients. 

Chaque client doit se sentir impliqué dans vos différentes relances. Avec la personnalisation des messages, chaque client se sentira considéré par votre entreprise.

 

La centralisation des données :

Le logiciel vous offre la possibilité de collecter au même endroit un fichier client.

 

Quelles sont les fonctionnalités clés d’un logiciel de recouvrement de créances ?

Axé sur l’automatisation des activités, le logiciel de recouvrement offre de multiples avantages pour les entreprises : économies, gain de temps, infaillibilité des process, etc. 

Les fonctionnalités clés d’un logiciel de recouvrement sont :

– la fiche client,

– le tableau de bord,

– le paiement en ligne,

– le reporting par email,

– la prévision des encaissements,

– les scénarios de relance automatisée,

 

Le tableau de bord : 

Un logiciel de recouvrement n’est pas seulement un outil d’automatisation de relance. Il doit aussi servir de support pour le suivi de l’encours client. 

 

La fiche client : 

Pour gérer sainement la trésorerie, il est nécessaire d’avoir un accès simple aux informations des profils payeurs.

 

La prévision des encaissements : 

Pour une bonne gestion des finances de la société, il est essentiel d’avoir une visibilité à terme des acquittements à encaisser.

 

Les scénarios de relance automatisée : 

Cette fonctionnalité permet d’automatiser les activités de relance d’une entreprise afin d’économiser le temps de ses associés.

 

Le reporting par email : 

Le reporting par email permet une transmission rapide de l’information, de partager l’information entre tous les services de la société.

 

Le paiement en ligne : 

Le système de paiement en ligne permet de réduire les délais de paiement. En simplifiant l’acquittement, les clients sont plus aptes à régler leur facture sur première demande.

 

Nos réponses à vos questions

Comment un logiciel de recouvrement peut-il aider à réduire le DSO ?

Nous l’avons vu, le DSO représente le délai moyen de paiement client. Le logiciel de recouvrement optimise le DSO à l’aide d’un suivi automatisé des factures. Chaque facture est relancée en amont et en aval de la date de paiement. Plusieurs scénarios s’offrent à vous. Vous paramétrez les différentes relances disponibles. La plateforme fait le reste en envoyant des rappels. 

Utiliser un logiciel de recouvrement permet donc de diminuer considérablement le temps passé sur le suivi des clients ainsi que le délai moyen de paiement client.

 

Comment un logiciel de recouvrement peut-il améliorer le processus de gestion des encaissements de l’entreprise ?

La gestion des encaissements est un secteur clé pour une entreprise. Une bonne gestion aura un impact positif sur le ​​besoin en fonds de roulement. A contrario, une mauvaise gestion pourra créer des décalages de trésorerie importants et mettre l’entreprise en difficulté.

En réduisant les retards de paiement, le logiciel de recouvrement permet de récupérer du cash plus rapidement. Et donc d’éviter les décalages de trésorerie.

Vous disposez d’une plateforme ou le processus de gestion des encaissements est centralisé.

 

Comment un logiciel de recouvrement peut-il aider à éviter les retards de paiement ?

La plupart des retards de paiement sont dus à des inattentions de la part de l’entreprise cliente. L’envoi de messages automatisés permet de corriger le problème. En avertissant le client des prochaines échéances.

 

Comment un logiciel de recouvrement peut-il aider à gérer les paiements à distance ?

Les solutions de recouvrement SaaS ou sur site sont totalement dématérialisées. Elles facilitent donc l’ensemble des paiements à distance.

 

Comment un logiciel de recouvrement peut-il aider à améliorer la trésorerie de l’entreprise ?

En réduisant les retards de paiement, le logiciel de recouvrement augmente la rapidité des entrées de cash en trésorerie. Vous gagnez jusqu’à 30 % de trésorerie en plus.

Quels sont les 3 meilleurs logiciels de recouvrement sur le marché ?

 

Aston iTF : 

Le logiciel de recouvrement de Aston iTF
Le logiciel de recouvrement de Aston iTF

Présentation :

ASTON iTF a été fondé en 2011. La société, couronnée Fintech de l’année en 2015, a transformé le secteur de la gestion des relations clients en une décennie en offrant une plateforme efficace, simple, complète et novatrice. Les solutions d’ASTON iTF profitent de dix années de progrès technologique ininterrompu et d’un service de recherche et développement interne dédié au numérique.

 

 

Abonnement mensuel : 

  • à partir de 95 €/mois avec 1 mois gratuit

 

Fonctionnalités : 

  • Relances clients : 
    • Planification et scénario,
    • Automatisation,
    • Personnalisation,
    • Multi-canal (mail, SMS, courriers simples et recommandés, téléphone), 
  • Tableau de bord : 
    • Encours client en temps réel,
    • Analyse du risque client,
    • Anticipation des encaissements,
  • Credit Management : 
    • Suivi des litiges,
    • Suivi DSO, 
    • Scoring clients,
    • Croisement géographique du chiffre d’affaires et du risque de crédit,
  • Portail clients : 
  • Facturation : 
  • Plateforme collaborative : 
  • Plateforme de paiement en ligne : 
    • Gestions des paiements,
    • Optimisation des revenus,
    • Paiement Fractionné Btob et BtoC,
    • Prévoyance des encaissements,
  • Marketplace : 
  • Externalisation des services : 

 

Clearnox :

Le logiciel de recouvrement de Clearnox
Le logiciel de recouvrement de Clearnox

Présentation : 

Clearnox permet aux entreprises d’optimiser le suivi, la relance et le paiement des factures de leurs clients. La société règle un problème majeur pour les entreprises, celui de se faire payer ses factures clients simplement et rapidement.

 

 

Abonnement mensuel : 

  • Abonnement mensuel non indiqué

 

Fonctionnalités :

  • Suivi dynamique des encours clients
  • Tableaux de bord
  • Vision détaillée client
  • Relances email groupées
  • Relance personnalisée par scénario
  • Relance par critères
  • Prévenance / relance / remerciement
  • Vision consolidée multi-sociétés
  • Reporting par email
  • Relance multi-canal (mail, courrier, téléphone, autre média)
  • Paramétrages d’affichage (Langues / Format monétaire / Format de date / Fuseau horaire…)
  • Objectif cash
  • Scoring mauvais payeurs
  • Flag clients et timeline
  • Promesses de paiement
  • Relance PDF groupée
  • Sélection des pièces dans les scénarios
  • Reporting et filtrage par commercial
  • Export des tableaux
  • Automatisation relance email
  • Gestion avancée des droits d’accès / rôles
  • Gestion des litiges
  • Analyse de l’activité
  • Gestion des équipes de recouvrement
  • Gestion avancée des niveaux de relance
  • Relance multidevise
  • Export complet planifié
  • Gestion multi-contacts
  • Automatisation relance email
  • Personnalisation des niveaux de relance

 

My DSO Manager : 

Le logiciel de recouvrement de My DSO Manager
Le logiciel de recouvrement de My DSO Manager

Présentation :

My DSO Manager est née du constat que les entreprises sont financièrement pénalisées par les retards de paiement car elles ne disposent pas d’une solution de Credit Management performante permettant de les réduire. L’objectif est de mettre à disposition des entreprises de toutes tailles, de la PME aux Grands Groupes internationaux un logiciel de Credit Management et de recouvrement de créances.

 

 

Abonnement mensuel : 

  • Abonnement mensuel à partir de 99 €/mois avec 15 jours gratuits

 

Fonctionnalités :

  • Relances : 
    • Scénario,
    • Agenda,
    • Historique,
    • Automatisation,
    • Engagement des clients,
  • Application smartphone : 
  • Intégration des pénalités de retard : 
  • Plateforme collaborative : 
  • Suivi en temps réel du poste client : 
  • Analyse du comportement des clients : 
  • Maîtrise du risque client : 
  • Gestion des devises : 

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